بهبود کسب‌وکار با بهترین ابزار مدیریت پروژه برای تیم های منابع انسانی

«برای استخدام به واحد منابع انسانی مراجعه کنید.» این جمله‌ای است که همه‌ی ما حداقل یک‌بار زمان استخدام و پیدا کردن شغل جدید دیدیم و شنیدیم. واحد منابع انسانی فیلتر ورود کارمندان جدید به هر سازمانی است و وظیفه دارد تا بر اساس استراتژی‌های یک کسب‌وکار   با صرف کمترین هزینه کارمندانی را با حداکثر کارایی استخدام کند. البته این فقط نوک کوه یخ وظایف تیم منابع انسانی است.

تیم منابع انسانی دیگر چه وظایفی دارد؟ چطور می‌توانند در رابطه با پروژه‌ها، هزاران ساعت مصاحبه‌ و استخدام‌ها بحث و گفتگو کنند بدون اینکه جزییاتی از دیدشان پنهان بماند و درنهایت به یک نتیجه‌ی درست و منطقی برسند؟

برای پیدا کردن جواب لازم نیست جستجوی زیادی کنید. ما همین پایین برایتان از وظایف تیم منابع انسانی گفتیم و بعد به سراغ ابزار مدیریت پروژه تسکولو رفتیم. و آیتم‌های مختلف را بر اساس وظایف تیم های منابع انسانی، تقسیم و معرفی کردیم.

با این اوصاف شما هم با ما موافق هستید که خواندن مقاله‌ای با عنوان بهترین ابزار مدیریت پروژه برای تیم ‌های منابع انسانی دقیقا همان کاری است که باید برای افزایش کارایی تیم منابع انسانی کسب‌وکارتان انجام بدهید؟

بیشتر بخوانید: سبک‌های رهبری پروژه و مدیریت تیم

تیم های منابع انسانی دقیقا چه کار می‌کنند؟

اگر برای تعریف منابع انسانی سری به ویکی‌پدیا و گوگل بزنیم با چنین تعریفی روبه‌رو می‌شویم: «افرادی که کار می‌کنند و سازمان را به فعالیت می‌اندازند.»

یکی از مهم‌ترین وظایف تیم مدیریت انسانی استخدام کارمندان جدید است. اما غیرازاین موضوع که همه با آن آشنا هستیم، این تیم باید:

• کارمندان شاغل در شرکت را به شکل مستمر ارزیابی کند.
• با تعریف استراتژی درست، فعالیت‌هایی که عملکرد افراد و سازمان را بهتر می‌کند، افزایش بدهد.
• از طریق پاداش و ساخت یک محیط پویا و منصفانه، زمینه را برای رشد کارمندان ایجاد کند.

مدیریت این وظایف نه‌تنها آسان نیست، بلکه از سخت هم سخت‌تر است. خب برای آسان‌تر کردن ماجرا، در بخش بعد روش‌های استفاده از تسکولو برای تیم‌های منابع انسانی را بررسی کردیم.

تسکولو چطور به تیم های منابع انسانی کمک می‌کند؟

وظایف را پله به پله جلو ببرید: یک واحد جدید در شرکت تاسیس شده است و نیاز به یک تیم قوی دارید، خب برای این تیم تازه باید نیروهای کارآمدی هم استخدام کنید. پس آستین‌ها را بالا می‌زنید و فرم‌های استخدام و مصاحبه‌های حضوری را آماده می‌کنید.

هم‌زمان باید برای بخشی از کارمندان برنامه‌ی آموزشی جدیدی ترتیب بدهید و...

برای این‌که بتوانید از پس تمام این‌کارها بربیایید، می‌توانید وارد تسکولو شوید و پروژه‌هایی با عنوان استخدام، پروژه‌ی آموزشی و... تعریف کنید.

روی پروژه‌ها کلیک کنید و وظایف را در پوشه‌های در حال انجام یا doing، انجام‌شده یا done و در آینده انجام خواهد شد یا to do جا بدهید.

به‌این‌ترتیب با یک نگاه کلی می‌دانید هر بخش از فعالیت‌ها در کدام مرحله قرار دارد و باید در ادامه‌ی راه کدام وظیفه را پیش ببرید.

مسیر فعالیت‌ها را مشخص کنید:  زمان دقیق دوره‌های آموزشی چه زمانی است؟ هر مصاحبه چند ساعت یا دقیقه طول می‌کشد؟ کدام فعالیت‌ها را می‌توان به زمان دیگری موکول کرد و کدام‌یک باید سریع‌تر انجام شود؟

برای مشخص کردن روند فعالیت‌ها در تسکولو می‌توانید روی هر یک از وظایف تعریف‌شده کلیک کنید و بعد از کشوی بازشده:

• گزینه‌ی زمان شروع و سررسید را مشخص کنید تا بدانید هر کاری در چه زمانی باید انجام شود و در چه تاریخی به پایان برسد.
• کار‌های انجام‌شده را بایگانی یا حذف کنید، تا میز کارتان در تسکولو زیاد از حد شلوغ نباشد.
• با کلیک روی گزینه‌ی تنظیمات بیشتر، وظایف را در سایر پروژه‌های تعریف‌شده کپی کرده و در وقتتان صرفه‌جویی کنید. یا از طریق قسمت به اشتراک‌گذاری، لینک وظیفه‌ی موردنظرتان را برای یکی از همکاران ارسال کنید.
• اگر کاری نیاز به توضیح بیشتر دارد و یا برای توضیح بیشتر نیاز به فایل ویدیویی یا تصویر دارید، نظرتان را در بخش دیدگاه بنویسید و از طریق قسمت ارسال فایل، تصاویر و ویدیوها را ارسال کنید.
• کارها را با انتخاب رنگ مناسب، اولویت‌بندی کنید. حتی می‌توانید برای هر پروژه رنگ ویژه‌ای انتخاب کنید تا در بازنگری دقیق بدانید کدام کار مربوط به کدام پروژه است و چه سطحی از فوریت دارد.
• گزینه‌ی تعیین وزن هم بخشی است که به شما در برنامه‌ریزی‌های بعدی کمک می‌کند. با انتخاب این گزینه و ثبت زمان اختصاص داده‌شده‌ به هر کار، به‌راحتی متوجه می‌شوید یک مصاحبه‌ی مفید چقدر طول می‌کشد یا برای تهیه و تدوین یک دوره‌ی آموزشی به چه مقدار زمان نیاز دارید؟ درنهایت با کمک همین نکات ساده اما کاربردی می‌توانید کارایی کل سیستم را افزایش بدهید.

تیم بسازید: یکی از ضرورت‌های روزگار ما، پیشبرد پروژه‌ها و فعالیت‌ها به شکل موازی است. برای این کار لازم است که تیم‌های مختلف به‌طور هماهنگ اما موازی روی بخش‌های متفاوت کار کنند.

برای ساخت تیم در تسکولو می‌توانید وارد قسمت مدیریت کاربران شوید و تیم‌‌ها و اعضایشان را مشخص کنید.

اما به نظرتان لازم است تمام اعضا در جریان روند استخدام کارمندان جدید قرار بگیرند؟ یا  از آخرین تصمیمات تیم مدیریت در رابطه با چگونگی پرداخت پاداش و.. باخبر شوند؟

• برای جلوگیری از دسترسی افراد به اطلاعات غیرضروری می‌توانید وارد قسمت تنظیمات شوید و گزینه‌ی تیم‌ها و سطح دسترسی را انتخاب کنید.
• در همین بخش با تعریف افراد ناظر در پروژه‌ها مشخص می‌کنید که هر فرد به اطلاعات کدام قسمت‌ها دسترسی داشته باشند.
• بعد از مشخص کردن گروه‌ها اگر دوست داشته‌‌باشید می‌توانید از قسمت زمان‌‌‌های کاری، فعالیت جدیدی تعریف کرده و با کلیک روی تجمیع کارها، وظیفه‌ی موردنظر را با یکی دیگر از پروژه‌ها تجمیع کنید و از تیم‌ها یا یکی از افراد بخواهید که آن کار را طبق زمان‌بندی، انجام بدهد.

بیشتر بخوانید: مدیریت پروژه محتوای سایت‌، اهمیت تسکولو را بدانید!

آنلاین تصمیم بگیرید: تصمیم برای استخدام یک فرد، ارزیابی عملکرد افراد، برنامه‌ریزی برای بهبود فعالیت‌های بین سازمانی و... تصمیماتی نیستند که یک فرد به‌تنهایی بگیرد.

ضمن این‌که گاهی درروند استخدام چند تیم و چند فرد به‌صورت مرحله‌ای افراد را بررسی می‌کنند. در چنین شرایطی به‌راحتی می‌‌‌توانید:

• از طریق قسمت گفتگوی همگانی با افراد مختلف صحبت کنید و به تصمیمی منطقی و درست برسید.
• گاهی هم دوست دارید گفتگوها به شکل خصوصی‌تری پیش برود. برای یک جلسه‌ی خصوصی و آنلاین کافی است که روی گزینه‌ی گفتگو کلیک کنید، و با اضافه کردن افراد مجاز به شرکت در جلسه، در رابطه با مسائل مختلف بحث و گفتگو کنید.

نقشه‌ی کلی فعالیت‌ها را بررسی کنید: بررسی جزییات فعالیت‌ها یکی از کارهایی است که در تصمیم‌گیری بهتر به شما کمک می‌کند.

• برای این‌که در جریان تمام‌کارها و آخرین تغییرات پروژه‌ها قرار بگیرید می‌توانید نوار کشویی کنار صفحه را بازکنید و از قسمت فعالیت‌ها، آخرین تغییرات ایجادشده را رصد کنید.
• اگر می‌خواهید صرفا در جریان یک وظیفه‌ی خاص قرار بگیرید هم می‌توانید نام همان وظیفه را در نوار جستجو تایپ کنید تا فقط همان فعالیت برایتان نمایش داده شود.

حرف آخر

همان‌طور که دیدید واحد منابع انسانی مسئول تعیین استراتژی برای فعالیت کارمندان بر اساس اهداف و رویکرد کسب‌وکار است.

تسکولو یکی از ابزارهایی است که با ایجاد اتاق‌های گفتگوی آنلاین به شکل عمومی و خصوصی، میز کار برای تقسیم و اولویت‌بندی کارها و فعالیت‌‌ها، امکان ثبت زمان دقیق اختصاص داده‌شده برای انجام هر کار و... می‌تواند به مدیریت بهتر کمک کند و درنهایت مثل یک مدیر برنامه‌ریزی قوی زمینه را برای رشد تیم منابع انسانی و کسب‌وکار فراهم کند.