تمام نکاتی که باید راجع به بخش‌های مختلف اجرای اجایل بدانید

از اواخر دهه نود و حوالی سال‌های 2001 شرکت‌ها برای مدیریت پروژه‌ها به سمت روشی جدید حرکت کردند. این روش که مدیریت پروژه چابک یا agile نام داشت خیلی زود توانست آمار موفقیت تیم‌های توسعه‌دهنده‌ی فناوری را بالا ببرد و البته جای خودش را در بهبود عملکرد و توسعه‌ی سایر تیم‌ها هم باز کند. به شکلی که طبق آمار سال 2020بانک جهانی توانسته با مدیریت به‌صورت اجایل هزینه‌های خود را تا 30 درصد کاهش بدهد.

از طرف دیگر بر اساس آمار شرکت‌های از اجایل به‌جای روش سنتی مدیریت آبشار استفاده می‌کنند، 1.5 برابر رشد بیشتری دارند و میزان موفقیتشان 42 درصد است. درحالی‌که آمار پروژه‌هایی با مدیریت به شکل آبشار تنها 26 درصد است.

دلایل اصلی این موضوع به نوع تفکر پشت مدیریت پروژه اجایل برمی‌گردد. ساختارها و مولفه‌هایی که هنگام تشکیل تیم چابک باید به آن‌ها توجه شود تا موفقیت پروژه با مدیریت اجایل تضمین بشود. 

در این مطلب به سراغ بررسی ساختارهای یک تیم اجایل کارآمد و بررسی فاکتور‌های موثر بر موفقیت این تیم‌ها پرداختیم. 

نگاه کلی به ساختار تیم اجایل 

در سال 1965 بروس تاکمن روانشناس آمریکایی ساختاری کلی برای تیم‌های مختلف و تشکیل گروه‌ها ارائه کرد. او گفت که تیم‌ها برای شکل‌گیری و بلوغ باید چهار مرحله را طی کنند. این چهار مرحله به شکل زیر است:

• شکل‌گیری؛
• طوفان؛
• ایجاد هنجارها؛
• اجرا؛

این نظریه خیلی زود از طرف تیم‌های مختلفی که به سمت اجایل و چابک سازی حرکت می‌کردند، موردتوجه قرار گرفت. این ساختار به مدیران پروژه‌های چابک کمک می‌کند تا در صورت نیاز به اضافه شدن یک تیم جدید، یا حذف تیم‌های غیرضروری، ساختار کلی تیم را حفظ کنند و همزمان با نیاز بازار به‌اندازه کافی انعطاف‌پذیر بشوند.  از طرفی انتظارات و مسئولیت‌ها در یک پروژه با مدیریت اجایل به‌روشنی بیان می‌شود و درنتیجه در صورت اضافه شدن کار جدید، یا اشتباهی در فرآیند تولید، تیم‌ها می‌دانند به چه کسی پاسخگو هستند و بر اساس کدام انتظارات باید پیش بروند. 

شاید همین موضوع دلیل انتظار بسیاری از کارشناسان برای رسیدن سود بازار هوش مصنوعی به 15 میلیارد دلار برسد. چراکه پذیرش مدیرت پروژه به شکل چابک و توجه به ساختارهای تیمی در این نوع پروژه‌ها بیشتر از سایر بخش‌ها به چشم می‌خورد. 

نقش‌های مختلف یک تیم اجایل یا Agile Roles

مدیر پروژه: مدیر پروژه حلقه‌ی اصلی هماهنگی میان بخش‌های مختلف پروژه است. از وظایف اصلی مدیر پروژه می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• به مالک محصول در شناسایی ارزش‌ها و رسیدن به حداکثر بازگشت سرمایه یا ROI کمک می‌کند. 
• به‌عنوان یک تسهیلگر باعث افزایش خلاقیت و توانمندی تیم می‌شود.
• دیدی کلی و عمیق نسبت به بخش‌های مختلف پروژه دارد و سعی می‌کند اطلاعات را به‌روز نگه دارد. جلسات مختلف اسپرینت، گذشته نگری اسپرینت و اسکرام روزانه(در صورت استفاده‌ی تیم از اجایل اسکرام) را برنامه‌ریزی می‌کند.
• چالش‌ها را حین کار شناسایی کرده و تلاش می‌کند با انعطاف‌‌پذیری به‌موقع موانع را در کنار تیم برطرف کند. 

خوب است بدانید که متوسط حقوق مدیر پروژه در آمریکا حدود 90 هزار دلار است، که رقم نسبتا بالایی است و بسیار بالاتر از سطح درآمد متوسط است. 

مالک محصول: مالک محصول بین نیازهای بازار، الزامات مشتری و مدیریت کسب‌وکار تعادل برقرار می‌کند. او از نزدیک با تیم‌ها همکاری می‌کند تا نیازهای فنی کاربر را مشخص کند.  و درنهایت جزییات کارها و فعالیت‌ها را طوری مدیریت یا مستندسازی می‌کند تا توسط تیم‌های مختلف درگیر پروژه قابل اجرا باشد. از فعالیت‌های اصلی مالک محصول می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• تهیه‌ی بک لاگ؛
• ارتباط نزدیک با تیم‌ها و ایجاد درک متقابل از جزییات تعریف‌شده در بک لاگ؛
• ایجاد دیدی شفاف در تیم نسبت به فیچرهای قابل ارائه در محصول؛
• تعیین زمان عرضه‌ی محصول با توجه به کوتاه‌ترین زمان ممکن برای ارائه‌ی محصولات؛

اعضای تیم: تیم در اجایل  به معنای یک «ما» مشترک است. در واقع می‌توانیم اعضای تیم را به ارگان‌های مختلف بدن تشبیه کنیم. آن‌ها در عین اینکه کار خودشان را انجام می‌دهند، می‌توانند با انجام همزمان چند تخصص(مثل کمک برنامه‌نویس‌های بخش‌های مختلف به یکدیگر) به پیشرفت کلی تیم هم کمک می‌کنند. در ابتدا اعضای تیم بر اساس اهداف تعیین شده وظایف مختلف را با توجه به تخصصشان تقسیم می‌کنند.  بهترین تیم، تیمی است که نه انقدر بزرگ باشد که ارتباط گرفتن اعضا با یکدیگر در آن سخت باشد، و نه انقدر کوچک باشد که کارایی لازم را نداشته باشد. معمولا تیم اسکرام از پنج تا نه نفر تشکیل می‌شود. یا به ‌قول جف بزوس تیم ایده‌آل، تیمی است که بتوانیم اعضایش را با دو پیتزا سیر کنیم!

یک تیم موفق در ساختار اجایل ویژگی‌ای زیر را دارد:

همکاری و تعامل منظم: اعضای تیم چابک برخلاف گروه‌های سنتی تنها نباید یک وظیفه‌ی خاص را تا انتها انجام بدهند. بلکه باید در طول اسپرینت‌ها برای رسیدن به هدف با یکدیگر تعامل داشته باشند. در یک نظرسنجی 54درصد اعضا معتقد هستند که برگزاری جلسات روزانه و برنامه‌ریزی اسپرینت می‌تواند به افزایش این همکاری و دریافت بازخورد کارها کمک کند. 

امکان انجام چند فعالیت: اعضای یک تیم چابک معمولا T شکل هستند. یعنی علاوه بر اینکه در زمینه‌ی کاری خودشان اطلاعات وسیعی دارند، می‌توانند نسبت به سایر فعالیت‌های تیم هم درکی عمیق داشته باشند و به محدوده‌ی تخصصی خودشان محدود نشوند. مثلا خیلی طبیعی است که عضوی از یک تیم agile علاوه بر داشتن دانش طراحی گرافیک امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها را هم داشته باشد و حتی به کدنویسی ساده هم مسلط باشد. 

باانگیزه و کارآفرین: حدود 80 درصد از تیم‌های نرم‌افزاری(آمار سال 2020) از مدیریت اجایل استفاده می‌کنند. اما این به معنای تضمین موفقیت نیست! اعضای یک تیم چابک معمولاً باانگیزه هستند. این ویژگی وقتی با کمال‌طلبی که یکی دیگر از ویژگی‌های اعضای تیم چابک است ترکیب می‌شود، می‌تواند به تولید محصول با کیفیت در زمان کم کمک زیادی کند. از طرف دیگر آن‌ها انگیزه زیادی برای نشان دادن برتری خود دارند. بنابراین منتظر دستورات نمی‌مانند و اگر بدانند که مهارتشان در پیشبرد بخشی از کار کمک کننده خواهد بود، به راحتی با تیم در حوزه‌ای غیر از حوزه‌ی فعالیت‌های تعیین شده همکاری می‌کنند. 

مفاهیم مختلف اجرای اجایل چیست؟

• User story

 داستان کاربر ستون اصلی مدیریت پروژه اجایل است. چراکه به تیم شما کمک می‌کند تا در بازار پر ریسک زنده بماند و برای بقا تلاش کند. اما داستان کاربر یا user story چیست؟ اگر بخواهیم خیلی ساده به موضوع نگاه کنیم داستان کامل شامل درخواست‌ها و ویژگی‌هایی است که مشتری می‌خواهد حتماً در محصول نهایی مشاهده کند. این داستان به تیم کمک کند تا برآورد مناسبی برای به انجام رساندن پروژه انجام بدهد. از طرف دیگر به خاطر بیان شفاف خواسته‌ها تیم می‌تواند به آسانی روی اهداف تمرکز کند. 

 یک داستان کاربر خوب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• مستقل: ممکن است برای رسیدن به ویژگی‌های مختلف، داستان‌های کاربری متفاوتی تعریف بشود. دقت کنید که هر یک از این داستان‌ها باید مستقل از دیگر‌ی نوشته بشود. 
• قابل مذاکره: داستان یک سند غیرقابل تغییر نیست،بلکه فرصتی برای مذاکره و بحث و گفتگو برای روشن شدن مسیر و اهداف بین مالکان پروژه، ذینفع‌ها و مدیریت پروژه است. 
• ارزشمند: داستان کاربر باید برای مالک پروژه، سهامداران و تیم‌های درگیر سودآوری داشته باشد. 
• قابل اندازه‌گیری: زمان و هزینه‌ی پروژه و سطح پیشرفت داستان‌ها باید با ابزارهای فنی قابل اندازه‌گیری باشد. ضمن اینکه اهداف تعیین شده را باید بتوانیم با ابزارها و روش‌هایی که در داستان کاربر تعریف کردیم، اندازه بگیریم.
• خلاصه و مفید: هرقدر داستان کوتاه‌تر باشد و اهداف، الزامات و اولویت‌ها در آن به‌روشنی بیان‌شده باشد، امکان تقسیم آن به بخش‌های کوچک‌تر هم آسان‌تر می‌شود. 
• بک لاگ

 با روشن شدن اهداف و یوزر استوری، فهرستی از وظایفی آماده می‌شود. این وظایف مسیر تیم برای رسیدن به اهداف را مشخص می‌کنند. دقیقا مثل همان میخ‌ها و حلقه‌هایی که برای رسیدن به قله کوهنوردان از آن‌ها استفاده می‌کنند. از بخش‌های مهم یک بک لاگ می‌توانیم به داستان کاربر، تغییرات در عملکردها و رفع اشکالات اشاره‌کنیم. نکته‌ی مهم دیگر این است که در بک لا وظایف بر اساس اولویت‌ها نوشته می‌شوند. بنابراین با یک نگاه می‌توان متوجه شد که کدام کار اولویت دارد و تیم باید سریعتر به سراغش برود. 

در برنامه‌ریزی اسپرینت، وظایف مهم مربوط به هر داستان مشخص می‌شود. و وارد اسپرینت می‌شوند.  نکته‌ی نهایی اینکه باید برای رسیدن و  تکمیل داستان‌ها و اهداف عقب افتاده در بک لاگ در طول اسپرینت‌ها برنامه‌ریزی شود.  استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای دنبال کردن بک لاگ حدود 37 درصد است.

• اسپرینت

 اسپرینت درواقع یک بازه‌ی زمانی کوتاه یک تا سه هفته‌ای است. در این بازه تیم‌ها باید تلاش کنند تا به اهداف تعیین شده برسند. معمولاً این اهداف بعد از بررسی یوزر استوری در جلسات برنامه‌ریزی اسپرینت تعیین می‌شوند. بعد از پایان هر اسپرینت تیم‌ها می‌توانند دستاوردهایشان را بررسی کنند، اشکالات آن‌ها را شناسایی کرده و برای اسپرینت بعدی برنامه‌ریزی کنند. بر اساس آمار سال 2020 حدود 37 درصد کاربران از ابزارهای مدیریت پروژه چابک برای برگزاری جلسات اسپرینت استفاده می‌کنند.

• Agile board

تخته‌ی چابک می‌تواند یک تخته‌ی ساده باشد و روی آن اهداف و بخش‌های مختلف پروژه ثبت بشود. این تخته با توجه به روش اجایل انتخاب شده مثل اسکرام یا کانبان ساختار نسبتا متفاوتی دارد. یا برای راحت‌تر شدن کارها، بسیاری از شرکت‌ها برای اجرای روش اجایل ترجیح می‌دهند به سراغ نرم‌افزار مدیریت پروژه چابک به‌عنوان تخته اجایل بروند.

7 مرحله اساسی در روش اجرای اجایل چیست؟ 

تفاوتی ندارد از کدام روش اجرای اجایل استفاده می‌کنید. کانبان برای کارتان مناسب‌تر است یا اسکرام یا xp یا مخلوطی از آن‌ها. به‌هرحال برای پیاده کردن مدیریت چابک لازم است که 7 قدم زیر را طی کنید.

مراحل اجرای agile

1. برنامه‌ریزی پروژه: مرحله برنامه‌ریزی پروژه بخشی است که در آن مدیر پروژه طرح پروژه، زمان لازم برای رسیدن به اهداف و محدوده زمانی، محدودیت‌های پروژه، ریسک‌های مختلف، ساختارها و تحلیل شکست‌های احتمالی پروژه را مشخص می‌کند. تفاوتی ندارد که پروژه شما توسعه‌ی یک نرم‌افزار است یا آماده کردن یک کمپین تبلیغاتی برای یک شرکت. قبل از نوشتن برنامه‌ریزی پروژه به این سؤالات پاسخ دهید:

• هزینه‌ی انجام پروژه چقدر است؟
• چطور باید به نیازهای مشتری و سهامدارن پروژه پاسخ بدهیم؟
• با چه ابزاری پیشرفت پروژه را بسنجیم؟

2. نقشه راه محصول: در این مرحله باید ویژگی‌های محصول نهایی را تجزیه و تحلیل کنید؛ این ویژگی‌ها بسیار مهم هستند و می‌توانند در طول هر اسپرینت تکمیل بشوند. از مجموعه‌ی این ویژگی‌ها هم باید یک بک‌لاگ تهیه شود. بک‌لاگ کمک می‌کند تا تیم‌ها در برنامه‌ریزی اسپرینت، اهداف هر اسپرینت را شناسایی کرده و به سراغش بروند. 33 درصد تیم‌ها از ابزارهای مدیریت چابک برای طراحی نقشه راه محصول کمک می‌گیرند. 
3. Release planning: همان‌طور که می‌دانید مدیریت چابک در نقطه‌ی مقابل مدیریت آبشار قرار می‌گیرد. در مدیریت آبشار شما یک تاریخ اجرا دارید که بعد از توسعه‌ی کل پروژه برایش برنامه‌ریزی می‌کنید. اما در مدیریت چابک ما با بازه‌های زمانی کوتاه‌تر برای اجرا و انتشار مراحل مختلف پروژه سر و کار داریم. (اسپرینت) حدود 30 درصد از تیم‌ها از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای تنظیم تاریخ انتشار استفاده می‌کنند.

نکته‌ی مهم این است که قبل از شروع پروژه در یک برنامه‌ی کلان، برنامه و چرخه انتشارها را مشخص می‌کنید. بعد از آن در هر جلسه‌ی برنامه‌ریزی اسپرینت با توجه به تغییرات پروژه، موارد مختلفی را که باید در زمان انتشار یا موارد منتشر شده در پایان اسپرینت مشخص کرده و اگر لازم است بخش‌های مختلف منتشر شده در یک تاریخ را تغییر بدهید.

4. برنامه‌ریزی اسپرینت: قبل از شروع هر اسپرینت، باید میان اعضای تیم و مدیریت پروژه جلسه‌ای برگزار شود. در طول این جلسه وظایف هر فرد، چگونگی رسیدن به اهداف تعیین شده و معیارهای سنجش اهداف مشخص می‌شود. بهتر است که کارها را با توجه به ظرفیت افراد حاضر در تیم تقسیم کنید به شکلی که تمام بار پروژه به عهده‌ی یک نفر نباشد. 
5. Stand up meeting: جلسات ایستاده‌ی روزانه جلساتی هستند که هر روز به مدت 10 تا 15 دقیقه و فشرده برگزار می‌شوند. در این جلسات اعضای تیم در رابطه با برنامه‌ی کاری همان روز صحبت می‌کنند. و روند فعالیت روز قبل را شرح می‌دهند. همچنین اگر در طول انجام پروژه روز قبل مشکلی وجود داشته به‌اختصار آن را بیان می‌کنند و اعضای تیم برای رفع یک مشکل خاص پیشنهادهایشان را مطرح می‌کنند. 57 درصد شرکت‌ها از نرم‌افزار مدیریت چابک برای برگزاری جلسات استندآپ میتینگ استفاده می‌کنند.
6. Sprint review: یکی از مزایای مدیریت پروژه به روش agile برگزاری دوره‌های منظم با مشتری و دریافت بازخورد از آن‌ها برای تصحیح یا ادامه‌ی روند پروژه بود. در این جلسات فعالیت‌هایی که در طول اسپرینت انجام‌شده در اختیار مشتری قرار می‌گیرد و تیم توسعه می‌تواند از طریق ویدیو کنفرانس یا حضوری راجع به دستاوردها با مشتری صحبت کند. همچنین سطح موفقیت روند پروژه با کمک ابزارهای تعیین‌شده در بک لاگ و داستان مشتری سنجیده می‌شود تا همه‌چیز شفاف پیش برود. خوب است بدانید که حدود 47 درصد از تیم‌های چابک جلسات sprint review را به کمک نرم افزارهای مدیریت چابک برگزار می‌کنند. 
7. Sprint Retrospective: جلسات گذشته‌نگر یکی دیگر از جلساتی است که در پایان هر اسپرینت باید برگزار شود. در طول این جلسه با اعضای تیم در رابطه با مواردی که در طول اسپرینت به خوبی تکمیل و اجرا شده است، مواردی که نیاز به بازنگری دارد، میزان بار کاری تقسیم شده روی افراد و روش‌های بهبود کار بحث و گفتگو می‌شود. این جلسات برای تیم‌هایی که تازه وارد مدیریت چابک یا agile شدند؛ بسیار راهگشا خواهد بود.

بر اساس آمار حدود 50 درصد از پروژه‌های IT که به روش agile مدیریت می‌شوند؛ شکست می‌خورند. حدود 38 درصد از پاسخ‌دهندگان عدم مدیریت صحیح تیم و نبود ارتباط میان اعضا مدیریت برای رفع موانع را از دلایل اصلی این شکست می‌دانند. به نظر می‌رسد برگزاری جلسات گذشته‌نگر به‌صورت پیوسته و صحیح می‌تواند بسیاری از تیم‌ها را از رسیدن به چنین سرنوشتی نجات بدهد.