راهکارهایی برای مدیریت کسب و کارهای کوچک

مدیریت کسب و کارهای کوچک

در این مطلب برایتان از راهکارهایی برای مدیریت کسب و کارهای کوچک می گوییم. مدیریت کسب و کار به هماهنگ سازی بخش های مختلف مدیریت و تخصیص منابعِ سازمانی برای دستیابی به اهداف سازمان گفته می شود. در این راستا بر اساس استراتژی ها، ماموریت و چشم اندازِ بلند مدت سازمان هدایت و کنترل سازمان صورت می پذیرد. اصول و اساس مدیریت کسب و کار در کسب و کارهای بزرگ و کوچک مشابه هم است اما اولویت مسائل و اهمیت تخصیص منابع در هر کدام تابع شرایط منحصر بفردی است. برای مثال امر تبلیغات در کسب و کارهای کوچک با توجه به بودجه ی محدود آن ها انجام می پذیرد اما در کسب و کارهای رونق یافته با فراغ بال بیشتری صورت میگیرد. لذا مدیریت کسب و کارهای کوچک علاوه بر تعریف پایه ی مدیریت کسب و کار شامل موارد دیگری نیز می شود. کسب و کارهای کوچک معمولا کمتر از 500 کارمند دارند. در این نوع از کسب و کار ها با شرایط ویژه ای میتوان از کمک هزینه ها و وام های دولتی بهره مند شد. در بسیاری از موارد از سازمان های بزرگ میتوان کمک دریافت کرد. اما نکته ی حائز اهمیت در کسب و کارهای کوچک بودجه ی محدود این ارگان هاست که به دلیل این مساله بیشتر تمرکز آن ها روی کیفیت و توسعه محصول، نوآوری و خدمات پشتیبانی است، بنابراین در خصوص سایر خصیصه های مدیریتی ناچار به صرف هزینه ی پایین تری هستند. در ادامه از ملزومات مدیریت کسب و کارهای کوچک برایتان بیشتر می گوییم.

برای مدیریت کسب و کارهای کوچک چه مواردی را باید در نظر داشت:

تدوین نقشه راه (Business Plan)

از اصول اولیه ی هر کسب و کاری تدوینِ موثرِ نقشه راه یا business plan است که باید شامل توضیح روشنی از اهدافِ سازمان و نوع خدمات و محصولات خروجیِ سازمان باشد. در این نقشه تعریف دقیقی از بازاری که سازمان در شرف ورود به آن است، وجود دارد. علاوه بر این استراتژی های فروش را به طور کلی در این طرح میبینیم و راه های تامین بودجه و منابع مالی را شاهد هستیم.

ایجاد حساب جدا برای مدیریت کسب و کارهای کوچک

واجب است برای کسب و کارتان حسابی مجزا از حساب شخصی تان داشته باشید. در غیر این صورت مدیریت مالی به مرور دچار مشکل می شود. هر کسب و کاری باید به صورت واضح تمامیِ درآمدها و هزینه های خود را بداند و براساس آن مدیریت مالی را کنترل کند. بخش عمده ی بازخوردگیری از سازمان به روند مالی آن برمیگردد.

شناخت راه های تامین بودجه برای مدیریت کسب و کارهای کوچک

هر کسب و کار کوچکی برای مدیریت صحیح نیازمند حداقل بودجه ای متناسب خود است. برای تامین بودجه باید همه ی راه های پیش روی خود را به خوبی بررسی کرد و با توجه به شرایط خود از بین آن ها، متناسب ترین موارد را انتخاب کرد. از رایج ترین راه های تامین بودجه می توان به این موارد اشاره نمود: وام های بانکی، کمک های بلاعوض دولتی، سرمایه گذاری شخصی، سرمایه گذاران فرشته و ... .

استخدام افراد شایسته

برای مدیریت کسب و کارهای کوچک باید در نظر داشت که افرادی با انگیزه و انرژی بالا در حالی که آموزش دیده و توانمند باشند، بهترین اثرگذاری را در روند رشد کسب و کار دارند. برای استخدام باید افرادی را برگزید که به دنبال موفقیت سریع و آنی نیستند و در عوض انرژی و تلاش خود را صرف رشد کسب و کار میکنند. لازم به ذکر است که برای با انگیزه و فعال نگه داشتن نیروی کار باید حتما به جنبه ی مدیریت منابع انسانی و ایجاد فضایی جذاب همت گماشت. در برخی موارد ایجاد برنامه کاری منعطف، فضای کاری به دور از فشار و استرس منفی و ایجاد تیم های گروهیِ فعال و دوستانه میتواند بسیار سازنده و تاثیرگذار باشد.

آموزش کارکنان

اگر باهوش ترین و فعال ترین کارمندان را هم به کار بگیرید، تا زمانی که آموزش کافی ندیده باشند و از کلیت سازمان و اهداف و استراتژی های پایه ی سازمان آگاهی نداشته باشند نمیتوانند تاثیرگذار باشند. لذا باید برای آموزش کارکنان برنامه ی مدون و باکیفیتی در نظر گرفت و به این وسیله کارایی آنها را تا حد مناسب و در خورِ کسب و کار ارتقا داد.

اهمیت حسابداری

در ابتدای کار و زمانی که تراکنش های مالی کسب و کار آن چنان زیاد نیست، بدون وجود بخش حسابداری می توان روند رفت و برگشت پول به حساب کاری را رصد کرد. اما با افزایش رونق کسب و کار، داشتن یک حسابدار تمام وقت و داشتن نرم افزار حسابداریِ کارا از جمله حیاتی ترین ملزومات است. برای مدیریت مالی و سرمایه های سازمان باید بسیار برنامه ریزی شده و دقیق عمل کرد.

بازاریابی

در هر سازمانی بازاریابی بسیار مهم است و باید به عنوان امری حیاتی به آن نگاه شود. امروزه آن قدر برندهای بزرگ در معرض دید و مورد استقبال هستند که کار را برای کسب و کارهای کوچک سخت میکنند. سازمان ها و کسب و کارهای کوچک باید همواره از روش های خلاقانه و جذاب برای بازار هدف استفاده کنند تا دیده و شنیده شوند.

واگذاری امور در مدیریت کسب و کارهای کوچک

اموری که در آن تخصص ندارید، یا زمان و علاقه ی کافی برای انجام آن را ندارید را به کسی که متناسب با این کار است واگذار کنید. بدانید که واجب نیست همه ی کارها را شخصا انجام دهید یا روی آن ها نظارت ریزبینانه کنید. در برخی امور نمایندگان خود را قرار دهید تا بتوانید خودتان به کارهای واجب تر و با اولویت بالاتر بپردازید. حتی بعضی از سازمان روش برون سپاری پروژه را در پیش می گیرند.

مدیر کسب و کارهای کوچک کیست؟

صاحب یک کسب و کار کوچک میتواند خود مدیر آن کسب و کار باشد یا کسی را به عنوان مدیر کسب و کار انتخاب کند. مدیر کسب و کار باید دید روشنی از مدیریت و فضای کلی سازمان داشته باشد. این فرد باید آن قدر توانمند باشد که بتواند همه ی امور سازمان را در نظر بگیرد. بخش های مختلفی که یک مدیر کسب و کار باید تحت کنترل داشته باشد از بخش منابع انسانی، مالی، بازاریابی تا تولید و ... را در بر میگیرد. 

مدیریت کسب و کارهای کوچک شامل چه وظایفی می شود؟

• فعالیت های روزانه ی کارکنان را مورد بررسی و نظارت قرار می دهد.
• مصاحبه، استخدام و آموزش کارکنان را کنترل و برنامه ریزی میکند.
• عملیات روزانه را کنترل میکند و بررسی میکند همه ی امور درست و در چارچوب برنامه باشند.
• موجودی انبار را کنترل میکند و در صورت لزوم برنامه های مربوط به خرید را ترتیب میدهد.
• بخش تولید را زیر نظر میگیرد و استانداردها و کنترل های لازم را اعمال میکند.
• سیستم اجرایی را تحت نظارت در می آورد.
• امور مربوط به بازاریابی و تبلیغات را مدیریت میکند.
• راه های تامین بودجه ی سازمان را تعیین میکند و برنامه ریزی و اجرای آن را در دست میگیرد.
• بخش فروش را کنترل میکند و برنامه های لازم برای دستیابی به هدف را تدوین میکند. همواره این بخش را برای هدایت و بازخوردگیری رصد میکند.
• اهداف مالی سازمان را در نظر دارد و به طور مداوم میزان تحقق این اهداف را بررسی میکند.

مدیر کسب و کار های کوچک باید منابع مالی، انسانی و زمان را به گونه ای با خلاقیت به کار گیرد که همواره این سو مولفه در کنار هم با نتیجه ای ارزنده و کارا به کار گرفته شوند. در این بین اهمیت استفاده از روش های نوآورانه و اصولی بسیار اثرگذار است.

چالش های فراروی مدیریت کسب و کارهای کوچک:

هر کسب و کاری چالش های متعددی را در بر دارد. در این بین چالش های کسب و کارهای کوچک، چه شما موسس یک کسب و کار کوچک باشید و چه آن را خریداری کرده باشید، منحصربفرد و حائز اهمیت است. در اولین گام نیاز است که بدانید هر چالشی را باید در کوتاه ترین زمان حل کنید و به حرکت ادامه دهید. چرا که با توجه به متغیر بود بازار و شرایطِ محیطی، در مسیر چالش های زیادی وجود دارد و نباید در هر چالشی توقفی طولانی داشت. نکته ی مهمی که اکثر سازمان ها و کسب و کارهای کوچک به آن اهمیت زیادی نمی دهند برون سپاری یا واگذاری است. این که مدیر یا صاحب کسب و کار به عنوان عضو مرکزی سازمان در راس همه ی امور باشد و همه چیز را کنترل کند تا حدی کارایی چندانی ندارد. چرا که اداره ی همه ی امور از سطح توانِ یک فرد خارج است. لذا بهتر است برای دریافت نتایج بهتر از منابع سازمان، رسیدن به اهداف و بهره بردن از استراتژی های کسب و کار تا حد لازم کارها را برونسپاری یا واگذار کنیم.

بخش های زیادی هستند که برونسپاری در آن ها رایج و موثر است. برای مثال برخی بخش های بازاریابی، فناوری اطلاعات، تبلیغات، مالی، تحقیق و توسعه بازار و خدمات پس از فروش می تواند برونسپاری شود. گاهی با برونسپاری شاهد صرفه جویی در هزینه ها هستیم. چرا که با برونسپاری نیازمند به تامین منابع انسانی و فیزیکیِ مربوط به یک بخش خاص در سازمان نیستیم و کار را به افرادی متخصص سپرده ایم. و بدون اینکه هزینه های منابع فیزیکی، مصاحبه، استخدام، آموزش و سایر هزینه های مرتبط با آن واحد را متحمل شویم، خروجی ارزنده تری را از برونسپاری اتخاذ می کنیم. در این بین برای هر شرکتی نیاز به مشاور و وکیل وجود دارد. چرا که مشاور کسب و کار با دید تخصصی و از خارج سازمان می تواند دید بهتری به مدیر بدهد و تا حد زیادی مسئولیت و درگیری فکری او را کاهش دهد و در نتیجه خروجی کار را بهینه تر کند. ضمنا سازمان برای امور مختلف از روابط خارج سازمانی و تامین بودجه گرفته تا رعایت حقوق کارکنان نیازمند فردی آگاه به قوانین کسب و کار است که وجود یک وکیل برای سازمان می تواند بسیار موثر باشد. 

یکی از مباحث مهم در کسب و کارهای کوچک مساله ی رضایت کارکنان است. چرا که سازمان های کوچک بودجه ی زیادی برای استخدام افراد متعدد و پرداخت حقوق و مزایای عالی ندارند. لذا باید به نوعی خلاقانه با افراد برخورد کنند تا آنها راضی به همکاری با این کسب و کار شوند و آن قدر محیط کار را منعطف و جذاب ارائه دهند تا اشتیاق کارکنان برای ادامه ی همکاری حفظ شود. دیگر چالشی که پیش روی کسب و کارهای کوچک است، تغییر مداوم بازار و رقبا است. کسب و کارهای جا افتاده و بزرگ رقبای سرسخت و هم تراز خود ندارند، اما کسب و کارهای کوچک رقبای بالفعل و بالقوه ی زیادی دارند که باید به طور مداوم روند کار و استراتژی های آن ها را بررسی کنند و اجازه ندهند به واسطه ی تهدیدهای بازار و ضعف های درون سازمانی از رقبا عقب بیفتند.