رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
برون سپاری پروژه و آشنایی با مزایا و معایب آن
برون سپاری پروژه چیست؟
برون سپاری پروژه در حقیقت سپردن برخی از امور شرکت یا موسسه به شخص یا اشخاص دیگری است که دارای مهارت کافی، بودجه یا تجهیزات کامل تری نسبت به شرکت هستند. شرکت برون سپاری برای ارائه خدمات یا تولید و عرضه کالا، وظایف محول شده کارکنان یا سیستم های کامپیوتری خود را تعریف کرده که این وظایف در محل شرکت یا خارج از شرکت صورت می گیرد. امروزه اغلب شرکت ها تعدادی از کارها و خدمات خود را برون سپاری می کند، که معمولاً شامل خدمات فناوری اطلاعات، برنامه ریزی و توسعه و گسترش نرم افزار پشتیبانی فنی است. برون سپاری را می توان قراردادی بیرونی، یا همان قرارداد پیمانکاری هم نامید که شامل استخدام پیمانکاران مستقل و یا کارکنان ادارات موقت است. برون سپاری، باعث می شود که ریسک عملکرد ارائه خدمات یا تولید و عرضه کالا بر عهده شخص یا اشخاص طرف قرارداد باشد. تعریف دیگری که می توان از برون سپاری داشت، دادن حق الزحمه به عضو یا اعضای سازمانی است که وظیفه ارائه خدمات یا تولید و عرضه کالا بر عهده دارند. از عمده ترین دلایل نیاز به برون سپاری می توان به نداشتن مهارت لازم برای انجام کار و یا در مواردی هم نداشتن نیروی کار کافی، نداشتن وقت یا صرفه جویی در هزینه های شرکت نام برد که با برون سپاری یک شرکت می تواند این نقص ها را جبران کند. برون سپاری موجب می شود ریسک انجام کار خدمات، تولید و عرضه کالا بر عهده شخص یا اشخاصی که قبول مسئولیت کرده اند قرار گیرد.
قرارداد برون سپاری پروژه :
قرارداد برون سپاری پروژه، برای انجام بخشی از کار یا پروژه قراردادی بسته می شود که دارای اعتبار قانونی است. این قرارداد در جهت همکاری با شرکت یا موسسات دیگر و حتی افراد فریلنسر است که مربوط به چگونگی نحوه انجام کار، هزینه های مورد نیاز پروژه و حق الزحمه طرف قرارداد منعقد می شود. قرارداد در صورت توافق با امضای هر دو طرف شروع می شود و با تحویل گرفتن پروژه و به اتمام رساندن آن در زمان مشخص به پایان می رسد. قراردادهای برون سپاری برای کسب و کارهایی که تازه وارد چرخه تولید می شوند بسیار مقرون به صرفه است، زیرا قرارداد برون سپاری زمانی که به مهارت شخص یا اشخاص نیاز است منعقد می شود و در زمانی که شرکت به آنها نیاز ندارند قرار داد را تمدید نمی کند. بیشترین کسانی که قراردادهای برون سپاری می بندند اغلب استارتاپ ها و کسب و کارهایی که تازه شروع به فعالیت کرده اند. اما این قرارداد به طور شایسته بین عموم مردم، شرکت و سازمانها شناخته نشده است. با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی در زمینه های مختلف شاهد تخصصی شدن شغل های گوناگون هستیم، در گذشته افرادی که در شاخه های مختلف توانایی انجام کارهای متفاوت را داشتند حرف اول را می زدند اما امروزه این توانایی تخصصی شده است، یعنی اشخاصی که دارای تخصص و مهارت و ایده نو در زمینه کار خود باشد اعتبار بیشتری پیدا می کنند. همین امر موجب می شود که کارفرمایان موسسات برای بهتر شدن کار خود حتی در خارج از شرکت به دنبال چنین افراد متخصصی باشند و با آنها قرارداد های برون سپاری انعقاد کنند. کارفرمایان با قرارداد برون سپاری، موجبات پیشرفت کار خود را فراهم می کنند، زیرا هم از نیروی متخصص که مهارت کافی را دارد استفاده کرده هم در هزینه های پروژه صرفه جویی می کند که امر موجب سود دهی بیشتر شرکت می شود.
چگونه می توان یک برون سپاری موفق داشت؟
برون سپاری پروژه یکی از متداول ترین شیوه های خلاقانه و سودآور مدیران است. مدیر شرکت می تواند متناسب با نیاز خود پروژه ها را برون سپاری کند که با به کارگیری این روش کسب و کار تجاری خود را رونق ببخشد. زمانی که درباره برون سپاری پروژه صحبت می شود متوجه خواهیم شد که استخدام در آن شرکت به صورت موقت هست و لازم نیست نیروی کار را به صورت رسمی استخدام کنیم و همین امر موجب می شود که شرکت قوی تر وارد میدان رقابت جهانی شود، برای حضور موفق در رقابت‌های جهانی نیازمند رعایت کردن استانداردها و همگام بودن با فناوری روز دنیا هستیم که برون سپاری این امر را مسیر می کند.
امروزه، سازمان ها به علت تغییر و تحولات پیچیده اجتناب ناپذیر، مجبوراند برای بهبود عملکرد و کارایی بهتر سازمان از برون سپاری استفاده کنند. سازمان ها دو یا چند فعالیت مهم کلیدی را خود انجام می دهند و فعالیت هایی که به هر دلیلی قادر به انجام آنها نیست را بر عهده شرکت دیگر قرار داده که این امر امتیازاتی را برای شرکت به دنبال خواهد داشت که یکی از آنها افزایش بهره وری و کیفیت کار و کاهش بودجه است. برون سپاری مزیت و معایبی را به همراه دارد که به چند نمونه از آنها اشاره می کنیم.
مزیت های برون سپاری :
هنگامی که یک کارفرما تصمیم می گیرد بخشی از کار خود را برون سپاری کند، باید مزایا و معایب برون سپاری را بررسی کند، تا با فرایند پیشرفت کار خود شود، فرایند رشد شرکت را دنبال کند و اطمینان حاصل کند که بر فعالیت های اصلی، شرکت تمرکز می کند. به این ترتیب شرکت به سمت موفقیت حرکت می کند، یعنی با صرف منابع( انسانی و مالی) می توان نقایص پروژه را برطرف کرد و از نیروهای متخصص کمک گرفت. در چنین مواقعی برون سپاری این اجازه را به ما می دهد که تمرکز خود را دوباره بر روی فعالیت های اصلی گذاشته و شرکت را از نابودی نجات دهیم.
صرفه جویی در هزینه : با وجود کارهای پشت صحنه سازمان ها، برون سپاری با عملکرد مثبت خود باعث کاهش هزینه ها می شود زیرا با استخدام متخصصین و پرداخت هزینه های ثابت و معقول مسیر موفقیت هموار می گردد.
کاهش هزینه های بالاسری: در برون سپاری برای انجام کارهای ساده نیازی به فضای اداری نیست، که به این ترتیب هزینه های گزافی که صرف ایجاد فضای بیشتر در ادارات می شود کاهش می یابد.
کنترل عملیاتی : با مدیریت شرکت ها می توان هزینه های اضافی را از چرخه هزینه ها خارج کرد، و یا قسمت هایی از مدیریت ضعیف را به وسیله برون سپاری به نقطه قوت خود رساند. سپس به کمک یک مدیریت درست نیازهای شرکت را در اولویت قرار داد تا بتوان کنترل بخش را دوباره به دست آورد.
انعطاف پذیری نیروی کار: برون سپاری این اجازه را می دهد که با توجه به نیاز شرکت در دوره های مختلف از منابع انسانی کمتر یا بیشتر استفاده نمود، در دوره نیاز با صرف هزینه های ثابت افراد بیشتری را می توان استخدام کرد.
دوام مدیریت: در مواقعی که کارکنان شرکت را به هر دلیلی ترک می کنند، فعالیت و کیفیت کار شرکت افت می کند که می توان با بروز سپاری این کاهش کیفیت را جبران کرد و به دوام شرکت کمک نمود.
پرورش کارمندان داخلی: وقتی پروژه بزرگی در دست دارید و افراد شما فاقد توانایی انجام آن کار هستند، می توانید از برون سپاری کار به افراد متخصص و ماهر هستند استفاده کنید. با به خدمت گرفتن این افراد در محیط کار زمینه پیشرفت کارمندان در زمینه های جدید می شود و با یادگیری از سایرین، افراد شما نیز تخصص لازم را به دست خواهند آورد.
روند پیشرفت برون سپاری در مسیرهای آینده: قراردادهای برون سپاری نه تنها می توانند هزینه ها را کاهش دهند بلکه در مواقع لزوم به شرکت برای انجام شدن هر چه سریعتر محصولات یا خدمات کمک می کند. یادمان نرود که برون سپاری، این اجازه را به ما می دهد که تخصص یا تکنولوژی مورد نیاز شرکت را به دست بیاوریم که این امر موجب رشد و شکوفایی می شود.
معایب برون سپاری:
یکی از معایب برون سپاری این است که وقتی شما قراردادی را برای برون سپاری امضا کردید، عملاً کنترل کار را به دست شرکت دیگری سپرده اید تا بخشی از کار شما را بر عهده بگیرد، به این ترتیب شما مدیریت آن بخش را از دست داده اید ممکن است که شرکت برون سپاری استانداردهای شما را رعایت نکرده باشد و فقط به فکر سود خودش باشد.
هزینه های پنهان: هزینه هایی که خود شما در ابتدا از آن بی خبر هستید و چنانچه طبق قراردادی که با شرکت برون سپاری امضا کرده اید به جزئیات خدماتی آن توجه نکرده باشید مجبور خواهید بود هزینه های اضافی را به اجبار پرداخت کنید.
خطری برای امنیت و اسرار شرکت : هر شرکتی دارای اطلاعاتی است که محرمانه است، با قرار دادن اطلاعات محرمانه به شرکت برون سپاری این خطر وجود دارد که اطلاعات محرمانه شما فاش شود. به همین دلیل می بایست در نظر داشته باشید که اگر کاری قرار است برون سپاری شود، شامل چه اطلاعاتی است؟ آیا این اطلاعات شامل دارایی های مشترک شرکت یا داده ها است یا نه؟ این مساله را بررسی کنید تا داده های شما محفوظ بماند در غیر این صورت باید انتظار هر چیزی را داشته باشید.
مشکلات کیفیت: با برون سپاری کردن بخشی از کار به شرکتی که کیفیت کار را اولویت خود قرار نمی دهد و فقط انگیزه پول گرفتن را دارد، با قطعی کردن قیمت قرارداد با شرکت برون سپاری، این اجازه را به شرکت برون سپاری می دهید که با هدف سود بیشتر خود باعث کاهش هزینه ها شود و فقط تا زمانی کار را پیش می برد که شما به آنها پول دهید. در چنین شرایطی دیگر قادر به تغییر سریع محیط کسب و کار نیز نیستید زیرا قرارداد کاملاً از قبل تعیین شده است و باید برای هر تغییری هزینه اضافه پرداخت شود.
کار شما به توان مالی یک شرکت دیگر گره می خورد : وقتی شما با شرکت برون سپاری قرارداد می بندید و بخشی از کار خود را به شرکت واگذار می کنید، وضعیت مالی شما با شرایط مالی آن شرکت گره می خورد. با کم آوردن بودجه شرکت یا ور شکست شدن آن، کار شما هم ناتمام می ماند و به پایان نمی رسد.
ذهنیت های بعد به دنبال خود اثرات بدی را در پی دارد: اگر شما برای برون سپاری پروژه از اقوام و آشنایان خود که دارای تخصص هستند استفاده کنید، نتایج خوبی در پی دارد ولی برعکس اگه تخصص آنها نادیده گرفته شود و کار را به کسانی دیگری واگذار کنیم باعث می شود که ذهنیت آنها در مورد شما تغییر کند و باعث آسیب دیدن روحیه آنها شود.
