فرآیندهای مدیریت پروژه و رسیدن به مدل‌ ذهنی مشترک!

فرآیندهای مدیریت پروژه درواقع تمام کارها و اقداماتی است که از شروع پروژه تا بستن پروژه انجام می‌شود. مراحل فرآیند مدیریت پروژه می‌توانند چندین بخش باشند. نتایج و تولیداتی که در پایان آنها به‌جا می‌ماند، این فرآیندها را بهم متصل می‌کند. در این بین، مدل‌های ذهنی مشترکی که اعضای تیم دارند برای رسیدن به هدف بسیار مهم است. این مدل‌ها باعث می‌شود اصول مدیریت پروژه به‌درستی انجام شود و درنهایت، پروژه به سمت موفقیت و پیشرفت حرکت کند. حتی ممکن است این مراحل و رسیدن به یک مدل ذهنی مشترک، کار و پروژه را برای شما لذت‌بخش کند و سبب شود تنها به چشم یک مسئولیت کاری و خشک به آن نگاه نکنید. همراه این مطلب از تسکولو باشید تا با اهمیت کسب یک مدل ذهنی مشترک در فرآیندهای مدیریت پروژه آشنا شوید.

فرآیندهای مدیریت پروژه چیست؟

شروع یا فاز ابتدایی و معارفه پروژه تا آخرین فاز که اجرا و بستن پروژه است، جزو مراحل فرآیند مدیریت پروژه محسوب می‌شوند. فرآیند آغازین مدیریت پروژه همیشه با معرفی و برنامه‌ریزی همراه است؛ اما بخش‌های پایانی در مواردی با اجرا، فروش نهایی پروژه یا موارد این‌چنینی همراه می‌شود.

همان‌طور‌که گفتیم، در این مطلب قصد داریم از اصول مدیریت پروژه و نقش رسیدن به مدل‌های ذهنی مشترک صحبت کنیم. هیچ‌چیز مثل یک بحران جمعی نمی‌تواند گروه‌های مختلف مردم را کنار یکدیگر بیاورد. وقتی یک بحران یا اتفاق مشترکی زندگی مردم جامعه را تحت‌تاثیر قرار می‌دهد، تمام تفاوت‌ها و نظرهای مختلف کنار می‌روند و مردم با انگیزه‌ای مشترک، برای رسیدن به هدف تلاش می‌کنند. نقش ساخت مدل‌های ذهنی مشترک برای اعضای یک تیم هم به همین صورت است. باعث می‌شود تا در کنار نظرهای متفاوتی که وجود دارد، به یک مدل و تصور مشترک برسید و آن را ابزاری کارساز برای رسیدن به نتیجه و پیشرفت پروژه کنید.

مدل‌های ذهنی مشترک چیست؟

مدل‌های ذهنی، بازنمایی از تفکر درونی است. این مدل‌ها به ما امکان تعامل بیشتر و موثرتر با جهان را می‌دهد. برخلاف هنجارهای فرهنگی که رفتار فرد را به‌نوعی هدایت و کنترل می‌کنند، مدل‌های ذهنی دارای مولفه‌‌های مشخصی‌اند.  

مدل‌های ذهنی مشترک، باورهای مشترکی‌ هستند که ما را برای به‌تعامل رسیدن با افراد دیگر کمک می‌کنند. به‌عبارت دیگر، باعث ایجاد و پیدا شدن یک صفحه‌ی مشترک در روابط انسانی خواهند شد.

مدل‌های ذهنی مشترک در چارچوب کار تیمی و فرآیندهای مدیریت پروژه، در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای تیم، اطلاعات و چگونگی تعامل بین اعضا بر‌اساس مهارت‌های فردی صحبت می‌کند و تلاش می‌کند تا نقطه‌ای مشترک میان تمام این موارد پیدا کند. درک مشترک و پیش‌بینی متقابل، ناشی از داشتن مدل‌های ذهنی مشترک است که به گروه‌ها کمک می‌کند تا به‌راحتی با یک‌دیگر کار کنند و برای جلو بردن مراحل فرآیند مدیریت پروژه با یکدیگر هم‌کلام و هم هدف باشند.

مدل‌های ذهنی مشترک چگونه بر عملکرد تیم تاثیر می‌گذارند؟

اجازه بدهید بحث را با بررسی یک مثال آغاز کنیم. یک مهندس مراحل ساخت و تولید یک نرم‌افزار را تمام می‌کند. سپس آن را به مدیر شبکه منتقل می‎کند. در فاز اجرایی و کنترل با مشکلات زیادی روبه‌رو می‌شود، اما در نهایت نرم‌افزار راه‌اندازی می‎‌شود. همین سبب می‌گردد تا مدیر شبکه با خیال آسوده به یک بازاریاب پیشنهاد فروش نرم‌افزار را بدهد. بازاریاب بعد از بررسی نرم‌افزار به دلایل مشخص و مشکلاتی که در مورد پروژه به نظرش رسیده است، از فروش و بازاریابی آن صرف‌نظر می‌کند. پیشنهاد ساخت و پیگیری فرآیندهای مدیریت پروژه‌ دیگری می‌دهد و از شما و گروه‌تان می‌خواد چیز دیگری بسازید. دلیل اصلی این اتفاق به نظر شما چیست؟

درست است. مدل‌های ذهنی متفاوت باعث می‌شود هرفرد مدل ذهنی خاص خود را خوب در نظر بگیرد و با ارائه نظرها و خواسته‌های مختلفی که روی کار اعمال می‌کند، باعث طولانی شدن زمان مدیریت پروژه و مراحل ساخت آن شود. این طولانی شدن فرآیند درحالی‌ست که فرصت‌ها موقعیت‌های خوب دیگری که سر راه شما قرار خواهد گرفت را، از دست می‌دهید.

مدل‌های ذهنی مشترک هم می‌تواند بر محتوای پروژه‌ و محصولی که مراحل فرآیندهای مدیریت پروژه آن را به‌عهده دارید تاثیر بگذارد هم باعث افزایش زمان آن شود. به‌همین دلیل است که وقتی افرادی از رشته‌های مختلف روی مدیریت یک پروژه کار ‌کنند و به مدل ذهنی مشترکی در کار خود نرسیده باشند، کار آنها فاقد یک هدف مشخص است و هیچ زمانی به نتیجه نخواهد رسید. در مقابل، وقتی اعضای تیم درک مشترکی از هدف و پروژه داشته باشند، می‌توانند از ایده‌های معناداری که حاصل دانش جمعی گروه است، استفاده کنند و راه‌های خلاقانه‌تری برای رسیدن به هدف پیدا نمایند.

سه مدل ذهنی مشترک برای گروه‌ها

خواه یک متخصص تغذیه باشید که در شرکت بیمه کار می‌کند، یا یک متالوژیست که در کارخانه مشغول به کار است؛ مشکلاتی که وظیفه‌ی حل آنها به عهده‌ی شماست پیچیده‌تر از حالت عادی است. درحقیقت،‌ ۹۰درصد سازمان‌ها برای انجام کار به گروه‌های پروژه‌ای چندرشته‌ای اعتماد می‌کنند که بتوانند همه‌ی جوانب مهم و اثرگذار کار را تامین کنند.

مهم نیست فرآیندهای مدیریت چه نوع پروژه‌ای را به‌عهده می‌گیرید، برای پرورش این سه مدل ذهنی مشترک، که در ادامه از آن صحبت می‌کنیم، باید وقت کافی بگذارید. در این صورت است که تیم شما می‌تواند به تمام پتانسیل خود دسترسی پیدا کند و از همه‌ی موقعیت‌ها و فرصت‌ها استفاده کنید.

۱.سلامتی تیم اهمیت دارد!

بهتر است پرورش مدل و نقطه مشترک تیم را با رعایت اصول اولیه آن که توجه و کنترل سلامت اعضای تیم است، شروع کنید. تکنیک کنترل تیمی برای ایجاد مدل ذهنی، بسیار کارساز و مفید است. این تمرین را به صورت جلسات هفتگی و جلسات گروه‌درمانی، در نظر بگیرید. از خود و گروه‌تان سوالاتی بپرسید که جواب‌ آن‌ها شما را برای رسیدن به نقطه‌ی مشترک راهنمایی می‌کند.

مواردی مثل سوال‌های زیر می‌توانند راهنما باشند:‌

• آیا ما درک مشترکی از ارزش‌ها و اهداف پروژه داریم؟
• آیا ما تمام مراحل فرآیند مدیریت پروژه را به‌صورت موثر برای پیشرفت پروژه جلو می‌بریم؟
• آیا آن چیزی که امروز از آزمایش‌ها، تجربیات و آموخته‌های خود کسب می‌کنیم برای فردا و مراحل بعدی پروژه، به‌کار می‌بریم؟

هریک از این سوال‌ها به شما کمک می‌کند تا مسائل نو و جدید را بررسی کنید و تمام افراد نقطه‌ نظرات خود را بیان کنند. درنهایت و بعد از مطرح شدن همه‌ی این نظرات، به یک نقطه واحد و مدل ذهنی مشترک برسید که کمک می‌کند موانع و مشکلات را در مراحل فرآیند مدیریت پروژه از سر راه بردارید.

۲.چه کسی، در چه زمانی، چه کاری انجام می‌دهد؟!

اگر همه‌ی افراد یک گروه مسئولیت‌ها و کارهای خود را در زمان مناسب انجام دهند، می‌توانید کارهای باکیفیت ارائه کنید. در پایان  فرآیندهای مدیریت پروژه، نتیجه‌ی کافی و مثبتی از سرمایه‌‌گذاری وقت و هزینه‌ای که داشته‌اید، دریافت خواهید کرد.

۳.به نکات مثبت پروژه توجه کنید!

در بخش‌های قبلی گفتیم که نداشتن یک الگو و مدل ذهنی مشترک باعث بیشتر شدن اشتباهات، بی‌اثر شدن تلاش‌ها و به نتیجه نرسیدن فرآیندهای مدیریت پروژه می‌شود. برای جلوگیری از این کار، بهتر است به نکات مثبتی که در پروژه وجود دارد، توجه کنید و سعی کنید آنها را پرورش دهید.

بعد از هر آزمایش و کارگاه آموزشی که برای تیم درنظرگرفته می‌شود؛ نتایج،‌ اهداف و اقدامات را دوباره بررسی کنید تا از موثر بودن آنها مطمئن شوید. این تمرین به شما کمک می‌کند تا به تعریف مشترکی از اصول مدیریت پروژه برسید و به کمک نشانه‌ها و علائمی که شما را راهنمایی می‌کنند، در مسیر درست قرار بگیرید.

جمع‌بندی

فرآیندهای مدیریت پروژه همان چیزی است که زمینه‌ی لازم برای رسیدن به هدف نهایی را فراهم می‌کند.

تمامی ابزار و روش‌ها در خدمت آسان‌تر کردن این فرآیندهاست تا درآخر بتواند راه شما را باز کند و از همه‌ی مشکلات و مواردی که وجود دارد، بگذرید. یکی از این روش‌ها، ترسیم مدل ذهنی مشترک است. مدل ذهنی مشترک کمک می‌کند تا به درک جمعی از یک پروژه برسید، اختلاف‌ها را کنار بگذارید و هیچ‌کس نظرات و توقعات شخصی خود را نسبت به دیگری بالاتر و بهتر نداند. تسکولو هم می‌تواند نرم افزار مدیریت فرآیندهای پروژه باشد که کار را برای یک تیم راحت‌تر می‌کند.

همین الان با کلیک روی نام تسکولو، به‌صورت رایگان در نرم افزار مدیریت فرآیندهای پروژه تسکولو ثبت‌نام کنید و از امکانات آن بهره ببرید.