ماتریس آیزنهاور چیست؟ یک نگرش قوی برای اولویت بندی کارها

آقای آیزنهاور (سی و چهارمین رئیس‌جمهور آمریکا) هرگز فکرش را هم نمی‌کرد که روش ساده‌اش در اولویت بندی فعالیت ها و مدیریت زمان تبدیل به یک قانون طلایی بشود.

چه قانونی؟

حتما شما هم روزها و هفته‌هایی را به یاد می‌آورید که در یک بازه‌ی زمانی کوتاه مجبور به انجام چند کار هم‌زمان بودید.

حتی اگر خوب به حافظه‌تان رجوع کنید احتمالاً دوستانی نزدیکتان هستند که تمام زندگی‌شان را با همین سیستم اولویت بندی کارها جلو بردند و اتفاقا افراد موفقی هم هستند.

خب این دوستان چطور می‌توانند از پس تمام وظایفشان بربیایند؟ ساعت برنارد دارند یا یکی دودست اضافه؟

خبر خوب این‌که این دوستان هیچ قدرت فرا بشری‌ای ندارند و فقط با کمک  تکنیک ماتریس آیزنهاور و مدیریت زمان در کنار جدول اولویت بندی کارها می‌توانند کارهایشان را طبقه‌بندی کرده و به‌موقع به سراغشان بروند.

خب اگر کوه کارهای تمام نشده‌تان هرروز بزرگ‌تر می‌شود و دوست دارید با ماتریس آیزنهاور از ارتفاعش کنید، با این مقاله‌ی تسکولو همراه شوید چون می‌خواهیم کاملا درباره‌ی برنامه ماتریس آیزنهاور و روش اولویت‌بندی اهداف و فعالیت‌ها صحبت کنیم.

رابطه‌ی مدیریت زمان با برنامه ماتریس آیزنهاور چیست؟

بسیاری از ما فکر می‌کنیم مدیریت زمان به معنای استفاده‌ی کاملا مفید از تمام بیست و چهار ساعت شبانه‌روز است.

بنابراین انجام فعالیت‌های مهم و حیاتی‌ای مثل خواب کافی و تغذیه‌ی مناسب را فراموش می‌کنیم. اما نکته‌ای که نباید از آن غافل بشویم این است که مدیریت فعالیت‌ها  و داشتن یک جدول اولویت بندی کارها بخش مهمی از مدیریت زمان است.

درواقع مدیران و افراد توانمند متوجه شدند که انجام منظم و فوری فعالیت‌های به‌ظاهر کم‌اهمیت و به پایان رساندن فعالیت های مهم و فوری در طول شبانه روز به یک اندازه  به استفاده‌ی بهینه از زمان و مدیریت وقت و انرژی کمک می‌کنند.

حالا چطور فعالیت‌ها را اولویت‌بندی کنیم؟ اینجاست که پای اولویت بندی فعالیت ها و ماتریس آیزنهاور به ماجرا باز می‌شود.

بیشتر بخوانید: ۵ نکته در برنامه‌ریزی پروژه که بهتون کمک می‌کنه تا به هدف برسین

چگونه فعالیت‌ها را بر اساس ماتریس آیزنهاور اولویت بندی کنیم؟

آیزنهاور همان اول ماجرا و در آن نطق تاریخی‌اش گفت: «مشکلات من دو نوع هستند: فوری‌ها و مهم‌‌ها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هم هیچ‌گاه فوری نیستند.»

این حرف حکیمانه‌ی آیزنهاور که بعدها در کتاب هفت عادت مردمان موثر هم تکرار شد و به قانون استیون کاوی هم معروف است. یک نکته‌ی ساده در دل خودش دارد، آن چیست؟

 اولویت بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت.

بیایید کمی این قانون را بازکنیم.

بر اساس قانون آیزنهاور کدام کارها فوری emergency هستند؟

• کارهایی که با به تعویق انداختن‌ها دردسرهای بزرگی پیش می‌آید. (مثل تاخیر در جواب دادن به ایمیل‌ها و تلفن‌های کاری، به تعویق انداختن یک جراحی حیاتی و...)
• کارهایی که اگر هم‌اکنون انجامشان ندهیم، دیگر فرصتی برای انجامشان نداریم.(مثل شرکت در یک کلاس ویژه که هر ده سال یک‌بار برگزار می‌شود.)
• فعالیت‌هایی که به خاطر شغل یا وظایفمان باید در تاریخ مشخصی به اتمام برسند.(مثل نوشتن و دفاع از پایان‌نامه)

بر اساس ماتریس آیزنهاور کدام کارها مهم important  هستند؟

• فعالیت‌هایی که به ارزش‌ها و سبک زندگی ما مربوط هستند. (مثلا دیدار یا وقت گذراندن با دوستان با خانواده)
• فعالیت‌هایی که ما را یک‌قدم به اهدافمان نزدیک‌تر می‌کنند. (شرکت در یک کلاس خاص)
• کارهایی که توجه نکردن به آن‌ها در طولانی‌مدت تاثیرات‌منفی روی زندگی ما می‌گذارد. (خواب ناکافی، تغذیه‌ی نامناسب، ورزش نکردن)

بیشتر بخوانید:

چگونه یک جدول اولویت بندی کارها  بر اساس ماتریس آیزنهاور داشته‌باشیم؟  

خب حالا که کارهای مهم یا فوری شناختید، وقتش است یک جدول چهارخانه‌ای بکشید.

و کارهای را در دسته‌های فوری و مهم، فعالیت‌های مهم اما غیر فوری، غیر مهم و فوری و غیرفوری و غیر مهم جا بدهید. به این جدول،  ماتریس آیزنهاور می‌گویند که این پایین دقیق برایتان توضیحش دادیم.

بیشتر بخوانید: چطور وقتی از زندگی عقب هستید خودتون رو برسونید

راهنمای رسم ماتریس آیزنهاور

• کارهای فوری و مهم:

کارهایی که باید آب‌دستتان است، زمین بگذارید و به‌موقع انجامشان بدهید.

البته این کارها زمانی در دسته‌ی کارهای مهم و غیرفوری بودند اما به خاطر مدیریت نکردن زمان و انرژی یا برنامه‌ریزی نادرست و البته گاهی شرایط پیش‌بینی‌نشده سر از این بخش درآوردند.

نکته‌ی مهم اینکه هرچقدر بهتر برنامه‌ریزی کنید و اولویت بندی کارها را جدی‌تر بگیرید از کوه کارهایی که در این بخش انباشته شدند، کاسته می‌شود.

• کارهای مهم اما غیرفوری:

«من از هفت‌سالگی ورزش می‌کردم!»

این جمله‌ای است که احتمالا هزاران بار از زبان یک ورزشکار حرفه‌ای شنیده‌اید.

واقعیت این است که سرمایه‌گذاری زمانی و اختصاص انرژی مطلوب برای انجام کارهای مهم و غیر فوری کلید طلایی افراد موفق است.

آن‌ها می‌دانند که اگر امروز به سراغ تقویت یک مهارت خاص یا یادگیری یک فن جدید بروند، در آینده سریع‌تر به اهدافشان می‌رسند.

 پس در اولویت بندی کارها بر اساس ماتریس آیزنهاور خوب است که بعد از انجام کارهای مهم و فوری بیشترین وقت و انرژی‌تان را صرف انجام کارهای مهم و غیر فوری کنید تا در آینده به نتایج بهتری برسید.

• کارهای غیر مهم و فوری:

فعالیت‌هایی که شاید برای شما مهم نباشند یا انجامشان شمارا چندان به اهدافتان نزدیک نکند اما لازم است که خیلی فوری انجامشان بدهید.

برای این فعالیت‌ها طوری برنامه‌ریزی کنید که در کمتری زمان و با صرف کمترین انرژی به نتیجه‌ی مطلوب برسید.

گاهی این کارها به شکل ناگهانی بر سرمان نازل می‌شوند، مثلا ممکن است همکارتان از شما بخواهد که به جایش کاری را انجام بدهید. در این صورت اگر وقت کافی ندارید می‌توانید با «نه» محکم به کارها و وظایف تعریف‌شده‌ی خودتان برسید.

 گاهی هم باید در رابطه با انجام یک فعالیت مهم و فوری مثل تحویل پروژه در دو روز آینده و یک کار غیر مهم و فوری مثل  شرکت در یک جلسه‌ی کاری تصمیم بگیریم.

اینطور وقت‌ها خیلی خوب است که بخشی از کارها را برون‌سپاری کنید و از همکار یا معاون‌تان بخواهید که بخشی از کارهای غیر مهم و فوری را به سرانجام برساند تا شما بتوانید درست و به‌موقع پروژه‌تان را تمام کنید.

(در هر دو حالت شرایطتان را برای دوستان و همکارنتان توضیح بدهید و بهشان اطمینان بدهید که در وقتی دیگر محبتشان را جبران می‌کنید.)

• کارهای غیر مهم و غیر فوری:

کارهایی که مثل یک غول گرسنه تمام زمانمان را می‌بلعند. دنبال کردن صفحات مختلف در شبکه‌های اجتماعی، اخبار متفرقه‌ای که تاثیری در بهبودشرایط زندگی ما ندارند و...

مثال‌های مختلفی از فعالیت‌های غیر مهم و غیر فوری هستند.

از روز هم روشن‌تر است که برای استفاده بهینه از زمان و بر اساس برنامه ماتریس آِیزنهاور باید دور این فعالیت‌ها را یک خط قرمز بکشید و به‌جایش  وقت و انرژی‌تان را صرف انجام سایر کارها کنید.

• 

چند تکنیک ماتریس آیزنهاور و اولویت بندی کارها که باید بدانید

• قبل از نوشتن جدول و ماتریس آیزنهاور خوب است که  اهداف و اولویت‌هایتان را بر اساس ارزش‌ها و خواسته‌هایتان تنظیم کنید. قبل از برداشتن هر قدم از خودتان بپرسید چرا دارید این کار را خاص را انجام می‌دهید؟ وقتی دلیل کارها را بدانید قطعا راحت‌تر و با انگیزه‌ی بیشتر به سراغشان می‌روید.
• در هر خانه‌ی جدول آیزنهاور بیشتر از هشت کار و تکلیف را ننویسید. چون نوشتنشان تنها باعث اضطراب می‌شود و نمی‌توانید روی تمام فعالیت‌‌ها تمرکز کنید.
• در هر خانه یک بخش خالی برای فعالیت‌های پیش‌بینی‌نشده یا عقب‌افتاده کنار بگذارید تا فشردگی بیش‌ازحد باعث افزایش اضطرابتان نشود.
• تمام فعالیت‌های شخصی و کاری را در یک جدول بنویسید، به‌این‌ترتیب می‌دانید باید همان‌قدر که برای سلامتی‌تان وقت می‌گذارید بخشی از زمانتان را هم به انجام پروژه‌های کاری اختصاص بدهید.

چطور از تسکولو برای پیاده کردن ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟

تسکولو یک ابزار مدیریت پروژه است. اما همه‌ی ما می‌دانیم که درست زندگی کردن هم یک پروژه‌ی بزرگ است که نیاز به مدیریت دارد.

شما در تسکولو می‌توانید فعالیت‌هایتان را بر اساس جدول آیزنهاور در بخش‌ها و برگه‌های جداگانه بنویسید.

با کلیک روی وظایف و رنگ کردن بخش‌های مهم، اولویت فعالیت‌های هر خانه‌ی جدول آیزنهاور را مشخص کنید و یا در بخش توضیحات، ایده‌ها و فکرهایتان را یادداشت کنید.

می‌توانید در بخش زمان،  زمان تحویل پروژه یا زمان قرار ملاقاتتان با پزشک را مشخص کنید و حتی برنامه را طوری تنظیم کنید که در تاریخ مشخص و زمانی که تعیین کردید، جهت یادآوری، تسکولو برایتان ایمیل یا پیام بفرستد.

و از همه مهمتر می‌توانید در بخش ثبت زمان، زمانی که برای انجام هر کار صرف کردید، ثبت کنید. به‌این‌ترتیب در شرایط مشابه می‌توانید زمانتان را بهتر مدیریت کنید.

حرف آخر

همه‌ی ما به دنبال ابزاری برای کارآمدتر شدن هستیم. در این مقاله با معرفی ماتریس آیزنهاور و ابزار اولویت بندی کارها سعی کردیم به شما در انجام به‌موقع فعالیت‌های روزمره کمک کنیم.

و درنهایت به سراغ تسکولو رفتیم، ابزاری که می‌تواند استفاده از ماتریس آیزنهاور را راحت‌تر کند و به شما دررسیدن به آرزوها و اهدافتان کمک زیادی برساند.