رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
مدیریت تیم طراحی محصول با تسکولو ، ابزار مدیریت پروژه آنلاین
کیست که نداند طراحی یک محصول جدید نیاز به موجی از خلاقیت دارد. ذات خلاقیت هم که می‌دانید به‌هیچ‌عنوان با محدودیت سازگار نیست. از طرف دیگر به خاطر شرایط جدید، بسیاری از شرکت‌ها و کارمندانشان مجبور هستند از خانه‌ها و دور از هم کارها را پیش ببرند. در چنین شرایطی وجود یک نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین که بتواند وظایف افراد را به شکل منظمی گوشزد و هماهنگ کند و از طرف دیگر با ایجاد محدودیت‌های زمانی، مانع از بروز خلاقیت افراد نشود، ضروری است. بنابراین این مقاله را که درباره‌ی مدیریت تیم طراحی محصول با تسکولو است، از دست ندهید. زیرا نرم‌افزار مدیریت پروژه تسکولو دقیقا با همین هدف طراحی‌شده است.
شما در تسکولو می‌توانید:
- یک فعالیت کاری جدید تعریف کنید. و با اعضای گروهتان یک گروه بسازید.
- فعالیت‌ها را به بخش‌های مختلف، در حال انجام، تمام‌شده و کارهایی که در آینده باید انجام شوند، دسته‌بندی کنید.
- برای هر بخش از پروژه بازه‌ی زمانی مشخصی را تعیین کنید. تا افراد بتوانند نیرو و خلاقیتشان را در چهارچوب زمان مشخص اما به شکلی دلخواه مدیریت کرده و وظایفشان را انجام بدهند.
- با تسکولو همچنین می‌توانید به‌آسانی نظرات بخش مدیریت یا سایر افراد تاثیر گذار در پروژه را به طراحان منتقل کنید، کل پروژه را یکجا رصد کنید و درنهایت با تنظیم گروه‌ها و دسترسی‌ها برای هریک از اعضای گروه دامنه‌ی کاربری مشخصی بسازید.
اگر می‌خواهید با کارکردهای تسکولو در مدیریت پروژه طراحی محصول بیشتر آشنا شوید، خواندن ادامه‌ی مطلب قطعا برایتان جذاب خواهد بود.
مدیریت تیم طراحی محصول با تسکولو: طراحی محصول را شروع کنید
طراحی محصول مراحل مختلفی دارد.
از صحبت و مصاحبه با کاربرها برای پیدا کردن یک نیاز ضروری تا پیدا کردن یک راه‌حل ساده برای رفع آن نیاز خاص؛ و بعدازآن تازه اصل ماجرا شروع می‌شود. تیم‌های مختلف بر اساس چشم‌اندازی که تعریف‌شده سعی می‌کنند در جلسات طوفان فکری ایده‌هایشان را با مدیران مطرح کنند و دست‌آخر به یک یا چند ایده‌ی اولیه برسند. و بعدازآن است که تیم‌ها بر اساس بودجه و زمان‌بندی به شکل موازی روی یک یا چند ایده کار می‌کنند. تا به فرم و ساختار اولیه‌ی یک محصول برسند.
حالا وقتش است که شما بر اساس چشم‌انداز نهایی‌ای که تعریف کردید، پروژه‌های مختلف را در تسکولو تعریف کنید. بعدازآن می‌توانید وارد صفحه‌ی اصلی بشوید و لیست کارها را به ترتیب در بخش‌های زیر وارد کنید:
- done (کارهای انجام‌شده) doing (در حال انجام) to do (کارهایی که در آینده باید انجام بشوند) به این‌ترتیب می‌توانید دید کاملی نسبت به مراحل مختلف پروژه داشته باشید.
- با کلیک روی هرکدام از وظایف می‌توانید به‌راحتی انجام هر بخش کار را به یک یا چند نفر از اعضا بسپارید.
- گاهی ممکن است اواسط کار طراحی محصول متوجه بشوید بخشی از کارها نسبت به برآورد اولیه از اولویت بیشتری برخوردارند. در چنین شرایطی خیلی خوب است که روی چک لیست‌ها کلیک کنید و آن‌ها را جابه‌جا کنید تا به نتیجه‌ی دلخواه برسید.
- برای طراحی محصول لازم است که پله به پله جلو بروید. پس خوب است که اولویت کارها را در هر چک‌لیست با رنگی خاص مشخص کنید.
- ممکن است بخشی از کار در هر مرحله‌ای نیاز به تکرار داشته باشد، یا حتی نسبت به شرایط اولیه دیگر نیازی به انجام آن پروژه‌ی خاص نباشد،(مثلا در زمان تحقیقات محصول به ایده‌های زیادی رسیده بودید و بعد از تست و اعتبار سنجی متوجه شدید به بخش خاصی از طراحی محصول نیاز ندارید.) در این صورت هم کافی است روی وظیفه‌ی موردنظر کلیک و آن را حذف کنید، و یا در بخش دیگر از پروژه کپی کنید.
در مدیریت پروژه با تسکولو گروه‌های خودتان را بسازید
هیچ‌چیز به‌اندازه‌ی چند تیم خلاق نمی‌تواند ایده‌ها و طرح‌های اولیه را تبدیل به یک طرح مشخص و قابل‌اجرا کند. پس:
- از بخش تنظیمات گزینهی گروه‌ها و دسترسی را انتخاب کنید، و اعضای هر گروه را مشخص کنید.
- یک گروه بدون سرگروه نمی‌تواند خوب پیش برود، پس از میان اعضای هر گروه، یکی را به‌عنوان مدیر انتخاب کنید.(روی نام فرد مدیر کلیک کنید)
- حالا وقتش است که دامنه‌ی دسترسی اعضا و مدیرها را مشخص کنید تا مطمئن باشید هرکسی به‌اندازه‌ی وظایفش به قسمت‌های مختلف دسترسی داشته باشد.(در بخش ویرایش گروه‌ها و دسترسی‌ها روی موارد مختلف دسترسی کلیک کرده و دامنه‌ی اختیارات را مشخص کنید)
بیشتر بخوانید: ۵ تکنیک و ابزار مدیریت تیمی ضروری برای تکمیل مهارت‌های مدیریتی تیمِ شما
جزییات را مشخص و مسیر را ریل‌گذاری کنید
هنگام تعیین چشم‌انداز، معمولا زمان مشخصی برای تحویل پروژه در نظر گرفته می‌شود و بعدازآن دیگر تیم‌ها بر اساس این بودجه‌ی زمانی برای انجام سایر امور(تست و اعتبار سنجی و...) آماده می‌شوند. برای اینکه مطمئن شوید محصول نهایی به‌موقع به اتمام می‌رسد، لازم است که برای پایان هریک از وظایف تعیین‌شده، زمانی خاص را مشخص کنید. برای این منظور می‌توانید:
- با کلیک روی هر وظیفه، در بخش تعیین زمان شروع و سررسید، تاریخ شروع و اتمام پروژه را مشخص کنید و البته به‌آسانی و از طریق قسمت تعیین وزن به‌طور اختصاصی مدت‌زمان تعیین‌شده برای به پایان رساندن پروژه را مشخص کنید. (بخش تعیین وزن را می‌توانید روی واحدهای دیگری جز زمان هم تنظیم کنید.)
- ازآنجایی‌که طراحی محصول با کارایی و خلاقیت اعضای گروه ارتباط مستقیم دارد، خوب است که از اعضا بخواهید در بخش ثبت زمان، زمانی را که صرف انجام بخشی از پروژه کردند، ثبت کنند. به‌این‌ترتیب شما متوجه می‌شوید برآورد زمانی‌تان تا چه مقدار درست بوده و در برنامه‌ریزی‌های بعد متناسبتر عمل کنید.
- گاهی اعضای گروه دوست دارند لیست کارهای محول شده را به همراه زمان کاری‌ای که در اختیارشان قرار داده‌شده است، در یک بخش و به شکل یکجا ببینند تا بتوانند برای تحویل به‌موقع پروژه‌ها بهتر برنامه‌‌ریزی کنند. در این صورت اعضا یا مدیران می‌توانند از منوی سمت چپ گزینهی ساعت‌های کاری را انتخاب کرده و در یک نگاه کلی ساعت‌های کاری مختلفشان برای هر پروژه را ببینند.
- داشتن یک فایل اکسل از زمان‌های کاری می‌تواند به گزارش‌نویسی بهتر یا حتی اختصاص زمان متناسبتر کمک کند. در این صورت هم می‌توانید روی قسمت زمان‌های کاری(منوی کنار صفحه) کلیک کرده و از زمان‌های کاری مختلف خروجی اکسل بگیرید.
بیشتر بخوانید: یک راهکار مفید برای موفقیت در مدیریت تیمی
در مدیریت تیم طراحی محصول با تسکولو فعالیت‌ها را رصد کنید
- گاهی نیاز است که تمام کارها را در یک نگاه کلی بازبینی کنیم. در این صورت از بخش تنظیمات نمای کلی پروژه را ببینید و در بخش‌های مختلف مراحل انجام هر یک از بخش‌ها را بازبینی کنید.
- اگر تعداد وظایف انجام‌شده، زیاداست و حس می‌کنید میزکارتان در تسکولو شلوغ شده، می‌توانید بخشی از آن‌ها را بایگانی کنید. (کافی است روی وظایف انجام شده کلیک کرده و گزینهی بایگانی را انتخاب کنید)
- کشوی کنار صفحه هم می‌تواند به بازبینی تمام فعالیت‌ها کمک کند. از بخش فعالیت‌ها می‌توانید فعالیت‌ها را به شکل یکجا بببنید. و همچنین با مشخص کردن نام یکی از اعضا یا یکی از چک لیست‌ها دامنه‌ی فعالیت‌هایی که دوست دارید ببینید، محدود کنید.
- اگر می‌خواهید از وضعیت بخش خاصی از پروژه مطلع شوید، کافی است که از منوی کشویی کنار صفحه نام پروژه را جستجو کنید تا در جریان روند کار قرار بگیرید.
بیشتر بخوانید: تجربه شما با تسکولو
بازخوردها را دریافت و با اعضای تیم طراحی محصول گفتگو کنید
تحقیقات در رابطه با شرایط بازار و محصول، نظرسنجی از کاربران، مصاحبه با کاربران و... اطلاعات ریزودرشتی را در اختیار مدیران قرار می‌دهد. شما می‌توانید این اطلاعات ساده و کاربردی را در بخش‌های مختلف پروژه در اختیار تیم‌ها قرار بدهید تا بتوانند برای طراحی بهتر از آن‌ها استفاده کنند. برای رساندن اطلاعات به‌موقع به دست اعضای تیم و گفتگو با آن‌ها راه‌ها ارتباطی زیادی در تسکولو وجود دارد؛ مثلا:
- ازآنجایی‌که تمام گروه‌ها به شکل هماهنگ بخشی از کار را طراحی یا تولید می‌کنند، خوب است که بخشی از توضیحات طراح، یا مدیر و... با سایر اعضا مطرح شود. در این صورت می‌توانید در بخش توضیحات، اطلاعیه‌ها یا موارد موردنظر را بنویسید و مشخص کنید که کدام‌یک از اعضا توضیحاتتان را ببینند.( به بخش زمان‌های کاری بروید و در کادر توضیحات، مطالب کوتاه را بنویسید)
- مدیران هم دوست دارند به شکل منظم در جریان امور مختلف قرار بگیرند. بنابراین شاید خوب باشد که از طریق بخش تنظیمات پروژه، روز خاصی را انتخاب کرده و بعد گزارش کارکردتان را از طریق ایمیل ارسال کنید. همچنین می‌تواند رونوشتی از گزارش را به دست سایر گروه‌ها یا اعضایی که فکر می‌کنید اولویت‌دارند، برسانید.
- یک گفتگوی درون تیمی سازنده می‌تواند مسیر پروژه را تغییر بدهد. پس بهتر است که هرچند وقت یک‌بار از طریق بخش گفتگوی همگانی با سایر اعضا صحبت کنید. همچنین می‌توانید با تعریف یک گروه خاص (مثلا همکارانتان در بخش طراحی گرافیکی) تنها با تعداد مشخصی از اعضا گفتگو کنید.
برای مدیریت بهتر پروژه با تسکولو....
- می‌توانید نوتیفیکیشن تسکولو را فعال کنید تا با اطلاع رسانی به‌موقع شمارا از موعد تحویل پروژه و... باخبر کند.
- می‌توانید با کمک گوگل درایو و دراپ باکس فایل‌های پروژه را بایگانی و هم‌رسانی کنید. (این بخش‌ها بعد از آپلود یک پروژه در تسکولو در اختیار افراد قرار می‌گیرد.)
- اگر دوست دارید بخشی یا تمام پروژه‌تان را در اختیار دیگران بگذارید، خیلی آسانی می‌توانید با کمک تسکولو و از طریق بخش به اشتراک‌گذاری، پروژه را به دست افرادی که عضو تیم نیستند، برسانید.
حرف آخر
در این مطلب سعی کردیم به طراحی محصول به‌عنوان یک کار تیمی هماهنگ نگاه کنیم. ازآنجایی‌که می‌دانیم هیچ کار تیمی‌ای بدون کوچک کردن قدم‌ها و واگذاری وظایف به افراد متخصص خوب پیش نمی‌رود، سعی کردیم راهکاری برای مدیریت بهتر تیم پیدا کنیم.
راه‌حل ما ساده بود؛ مدیریت پروژه با تسکولو؛ شما به‌آسانی می‌توانید با تسکولو وظایف را بین افراد مختلف تقسیم کنید، در زمان مقرر پیگیر پروژه و بخش‌های مختلفش باشید و از همه مهم‌تر بانظم و سریع در جریان صفرتا صد طراحی یک محصول قرار بگیرید.
