رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
اگر از سرچ کردن عبارت مزایا و معایب برون سپاری به این مطلب رسیده‌اید، بگذارید برایتان بگوییم همه‌چیز از کجا شروع شد؟! همین چند وقت پیش توی شرکتمان با یک مشکل بزرگ مواجه شدیم. مشکل این بود که تعداد پروژه‌های سفارشی‌مان زیاد شده بود اما نیروی کافی برای انجام تمام و کمال پروژه‌ها در اختیار نداشتیم. از طرفی هم به دلیل کمبود بودجه امکان استخدام نیروی جدید وجود نداشت! همگی سردرگم بودیم و نمی‌دانستیم باید چه کار کنیم؟!
تا اینکه یکی از اعضای تیم پیشنهاد جالبی داد، پیشنهادی که به ذهن هیچ کداممان نرسیده بود! همکارمان پیشنهاد داد که چند پروژه را برونسپاری کنیم!
راستش را بخواهید همگی از شنیدن این حرف جا خوردیم. تعدادی از بچه‌های تیم می‌پرسیدند: «برونسپاری یعنی چی؟»
این شد که تصمیم گرفتیم کمی درباره‌ی این موضوع تحقیق و مزایا و معایب برون سپاری را بررسی کنیم. پس اگر شما هم دلتان می‌خواهد درباره‌ی برون سپاری پروژه بیشتر بدانید، تا پایان این مقاله همراه ما باشید.
برون سپاری چیست؟
اگر از ویکی‌پدیا بپرسید، برونسپاری را این‌طور برایتان تعریف می‌کند:
«برونسپاری (Outsourcing) به واگذاری انجام فرایندها یا فعالیت‌های داخلی یک کسب‌وکار به یک تامین‌کننده‌ی خارجیِ تحت قرارداد مشخص اطلاق می‌شود.»
بله حق با شماست! اگر چه این تعریف اشتباه نیست اما تا حد زیادی پیچیده و عصا قورت‌داده است! پس بیایید کمی خودمانی‌تر و راحت‌تر با این موضوع برخورد کنیم!
گاهی اوقات یک سازمان بعضی از فعالیت‌هایش را به شخص یا شرکتی بیرون از سازمان می‌سپارد که به این کار برونسپاری گفته می‌شود. این فرد یا شرکت هم موظف است طی مدت‌زمان مشخصی کارهای واگذارشده را انجام دهد.
گاهی به برونسپاری، قرارداد بیرونی هم گفته می‌شود. برونسپاری گاهی استخدام پیمانکاران مستقل و یا کارکنان اداری موقت را هم شامل می‌شود. البته جایگزین کردن موقتِ یک کارمند به جای کارمندی که به مرخصی رفته است، برونسپاری محسوب نمی‌شود!
ناگفته نماند که در کنار واژه‌ی برونسپاری، برون‌مرزسپاری هم وجود دارد. واژه‌هایی که معنی‌شان بسیار به هم نزدیک است اما تفاوت ظریفی با هم دارند. برون‌مرزسپاری درواقع سپردن بخشی از فعالیت‌های یک شرکت به فرد با شرکتی بیرون از مرز جغرافیایی و واقع در کشور دیگر است.
در برون‌سپاری‌ها و همین‌طور برون‌مرزسپاری‌ها افراد به‌صورت دورکاری وظایف شغلی‌شان را انجام می‌دهند. اگر نمی‌دانید دورکاری چیست و می‌خواهید بیشتر درباره‌ی آن بدانید می‌توانید مقاله‌ی «مزایا و معایب دورکاری از زبان آقای مشرقی» را در تسکولو بخوانید.
بیشتر بخوانید: دورکاری: مزایا، معایب و راه‌حل‌ها
اگر به دنبال مثال هایی از برون سپاری هستید باید بگوییم امروزه بسیاری از شرکت‌‌ها، کارها و فعالیت‌های مختلفی را برونسپاری می‌کنند؛ از جمله‌ی این فعالیتها می‌توان به خدمات فناوری اطلاعات (خدماتی مثل برنامه‌نویسی و توسعه‌ی نرم‌افزار)، پشتیبانی فنی، خدمات مشتریان، خدمات مرکز تماس، فرایندهای تولیدی، وظایف منابع انسانی و همین‌طور عملکردهای مالی (مثل دفترداری و پرداخت حقوق) اشاره کرد.
تاریخچه برون سپاری به کجا برمی‌گردد؟
برونسپاری آن هم از نوع برون مرزی‌اش به دهه‌های 1960 و 1970 میلادی در امریکا برمی‌گردد، زمانی که شرکت‌های نساجی امریکا قراردادهایی فرعی با شرکت‌های منسوجات آسیایی بستند. فعالیتی که در مورد کارخانه‌های کفش، اسباب‌بازی، قطعات خودرو و وسایل الکترونیکی هم ادامه پیدا کرد.
البته اولین شکل برونسپاری یعنی واگذاری فعالیت جمع‌آوری مالیات به پیمانکاران در زمان رومی‌ها را نمی‌توان نادیده گرفت.
در سال 1989 میلادی برای اولین بار از واژه‌ی برونسپاری استفاده شد. زمانی که شرکت کداک تصمیم گرفت فعالیت‌های فناوری اطلاعات را به یکی از شرکت‌های تابعه واگذار کند.
اواخر دهه‌ی 1990 برخی شرکت‌های امریکایی بخش از خدماتشان را به شرکت‌هایی در هند واگذار کردند. در دهه‌های بعد هم برونسپاری توسعه‌ی نرم‌افزار رونق گرفت و تا امروز برونسپاری پروژه در اکثر کشورهای دنیا به‌صورت درون‌مرزی و برون‌مرزی در حوزه‌ی برون سپاری تولید تا حوزه‌های مختلفی مثل فناوری اطلاعات، شبکه و ارتباطات از راه دور، منابع انسانی، مدیریت بیمه، تبلیغات، حسابداری و امنیت درحال انجام است.
برون سپاری پروژه چه مزایایی دارد؟
زمانی که یکی از همکاران پای برون سپاری را وسط کشید همگی می‌خواستیم بدانیم که برون سپاری پروژه چه مزایایی دارد تا مطمئن شویم این کار به نفع تیم و شرکتمان است!
در این قسمت مزایای برون سپاری پروژه را با هم مرور می‌کنیم:
- کمک به تمرکز روی فعالیت‌های اصلی سازمان
وقتی یک شرکت در حال رشد است و پروژه‌های متعددی را قبول می‌کند به موازات آن پشت صحنه‌ی سازمانی آن شرکت هم افزایش پیدا می‌کند. این موضوع ممکن است باعث ناقص ماندن فعالیت‌های اصلی سازمان شود. برون سپاری فعالیتها و پروژه‌های فرعی کمک می‌کند تا خللی به روند انجام پروژه‌های اصلی شرکت وارد نشود.
- کاهش هزینه‌های سازمان
زمانی که یک شرکت بخشی از فعالیت‌هایش را برونسپاری می‌کند، هزینه‌های مربوط به استخدام کارمند مانند آموزش، نظارت مدیریتی، مالیات، بازنشستگی و... حذف می‌شود.
- بازگشت سرمایه
وقتی شما در حوزه‌ی موردنظرتان فعالیت‌هایی را برونسپاری می‌کنید، بازگشت سرمایه به سازمانتان بیشتر می‌شود. شما حتی می‌توانید فعالیت‌هایتان را به جای یک نفر به یک تیم بسپارید. به این ترتیب، از انجام بهتر کارها و بازگشت سرمایه مطمئن خواهید شد.
- بهبود شرایط در صورت کمبود فضا و نیرو
گاهی پیش می‌آید که کارها و فعالیت‌های شرکت تا حدی افزایش پیدا می‌کند که از عهده‌ی کارکنان خارج است در صورتی که بودجه یا فضای کافی برای استخدام نیروی جدید وجود نداشته باشد برون سپاری پروژه بهترین راه حل است.
- کاهش ریسک
معمولاً هزینه‌های شروع یک کسب‌وکار بسیار زیاد است و از آنجا که افرادی که برون سپاری پروژه به آنها واگذار می‌شود تجربه‌ی زیادی در تشخیص درست و نادرست دارند خطر اجرای یک تصمیم غلط و تحمیل هزینه را بسیار کاهش می‌دهد.
- بهبود کنترل عملیاتی
در یک سازمان معمولاً بخش‌هایی وجود دارد که خارج از کنترل است یا ضعف مدیریتی دارد. این موارد مهم‌ترین گزینه‌ها برای برونسپاری هستند. به‌این‌ترتیب با برون سپاری پروژه ، نیاز به مدیریت از بین می‌رود. از طرفی شرکتی که به آن پرون‌سپاری کرده‌اید ممکن است بتواند توانایی مدیریتی شرکتتان را بهبود بدهد.
- بهبود توانایی کارکنان داخلی
گاهی ممکن است پروژهی بزرگی به یک شرکت سفارش داده شود که از توانایی کارکنان آن شرکت خارج است در این صورت با سپردن پروژه به افرادی که از بیرون از شرکت می‌آیند هم می‌توان پروژه را به نحو احسن انجام داد و هم امکانی فراهم می‌شود تا کارکنان شرکت آموزش ببینند و توانایی‌شان در آن حوزه‌ی خاص افزایش پیدا کند.
معایب برون سپاری پروژه چیست؟
در کنار بررسی مزایای برون سپاری پروژه خوب است معایب آن را هم بررسی کنیم:
- زمانی که شما پروژه‌ای را برونسپاری می‌کنید، مدیریت آن را هم به عهده‌ی فرد یا شرکت دیگری می‌گذارید و از این نظر کنترل مدیریتی پروژه را از دست می‌دهید.
- وقتی شما برای برون سپاری پروژه با فرد یا شرکتی قرارداد می‌بندید جزییات خدماتی که قرار است برای شما انجام شود در آن قرارداد ذکر می‌شود و شما برای هر فعالیتی که قرارداد نیامده لازم است که هزینه‌ی بیشتری پرداخت کنید، به‌علاوه شاید لازم باشد وکیلی استخدام کنید تا جزییات قرارداد را به‌صورت کارشناسانه بررسی کند.
- گاهی ممکن است در زمان برونسپاری پروژه اطلاعات محرمانه مثل دارایی‌ها و داده‌های شرکت نیز در اختیار فرد یا شرکت دیگری قرار داده شود که در این صورت احتمال فاش شدن اسرار شرکت بالا می‌رود. بنابراین باید پیش از برونسپاری، فرد یا شرکت مورد نظر را تمام و کمال ارزیابی کنید.
- این احتمال وجود دارد که با برون سپاری پروژه تا حدی از کیفیت کار کاسته شود. البته همیشه این‌طور نیست! در صورتی این اتفاق می‌افتد که بدون بررسی لازم کار را به فرد یا شرکت ناشناس بسپارید که تنها به پول، سود و کاهش هزینه‌ها فکر می‌کند.
مشکلات برون سپاری در ایران چیست؟
در کشور ما هم مدت‌هاست که برون سپاری پروژه بر سر زبان‌ها افتاده است و مدیران بسیاری تمایل دارند تا حد ممکن بخشی از فعالیت‌هایشان را برونسپاری کنند.
بررسی این تجربه در ایران نشان می‌دهد که با وجود دستاوردهای مثبت به دلایلی در برخی موارد، برون سپاری پروژه در سطح سازمانی و یا سطوح کلان‌تر با مشکل مواجه شده است، مشکلاتی مثل:
- تعهد نداشتن مدیریت
- انتخاب نادرست فعالیتها برای انجام برونسپاری
- عدم وجود یک برنامه جامع
- کمبود دانش در حوزه‌ی متدلوژی‌های برونسپاری
- اختصاص ندادن مناسب‌ترین منابع داخلی برای پروژهی برون‌سپاری‌شده
- عدم توجه به قانون برون سپاری و عدم ایجاد یک رابطه‌ی برد-برد میان ارائه‌دهنده و گیرنده‌ی پروژه
این موارد تعدادی از مهم‌ترین مشکلات برون سپاری در ایران است.
چالش های برون سپاری را چطور برطرف کنیم؟
وقتی با بچه‌های شرکت درمورد چالش ها و معایب برونسپاری فکر می‌کردیم با خودمان گفتیم که اگر بتوانیم این چالش‌ها را برطرف کنیم برونسپاری کاملاً به نفع شرکتمان خواهد بود!
این بود که به توصیه‌ی یکی از همکاران متوجه شدیم می‌توانیم چالش‌های برونسپاری را با نرم‌افزار مدیریت پروژهی آنلاین تسکولو برطرف کنیم.
تسکولو قابلیت‌هایی داشت که همه‌مان را حسابی متعجب کرده بود، از جمله‌ی این قابلیت‌ها عبارت است از:
- تسکولو این امکان را فراهم می‌کند تا با فرد یا افرادی که کار به آنها برونسپاری شده است در هر زمان و به‌صورت کاملاً سازمان‌یافته در ارتباط باشید.
- با استفاده از نرم‌افزار تسکولو می‌توانید تیم را به‌صورت آنلاین دور هم جمع و وظایف هر کس را مشخص کنید.
- 3. پیگیری پیشرفت پروژه با تسکولو بسیار ساده‌تر است.
- در تسکولو با تقسیم‌بندی یک پروژهی کاری به بخش‌های مختلف می‌توانید روند پیشرفت پروژه را بهبود بدهید.
- در هر لیست کاری می‌توانید کارهای پروژه را به سه دسته‌ی «برای انجام»، «در حال انجام» و «انجام‌شده» تقسیم بندی کنید تا پروژه را با نظم بیشتری پیش ببرید.
به این ترتیب متوجه شدیم که با نرم‌افزار تسکولو می‌توانیم پروژهی موردنظرمان را را به‌راحتی از راه دور مدیریت کنیم! خب چه چیزی می‌تواند از این بهتر باشد؟
حرف آخر
بعد از بررسی مزایا و معایب برون سپاری پروژه همگی تا حدی قانع شدیم که اگر این کار را با تحقیق و تفحص کافی انجام دهیم و کار را به هر کسی نسپاریم مزایای آن به معایبش می‌چربد!
آشنایی با نرم‌افزار تسکولو هم خیالمان را از بابت مدیریت پروژه راحت کرد!
و این‌طور بود که مشکل کمبود نیرو با برون سپاری پروژه حل شد و هم نرم‌افزار تسکولو به کمکمان آمد تا از بابت مدیریت پروژه نگرانی‌ای نداشته باشیم!
