چطور چالش های مدیریت منابع انسانی در زمان کرونا را تبدیل به فرصت کنیم؟

در خانه بالباس راحتی پشت میز کارتان بنشینید و پروژه‌ها و وظایفتان را انجام بدهید. بعد هم با یک ایمیل یا ارتباط از طریق شبکه‌های اجتماعی وظایف جدید کاریتان را دریافت کنید. این تصور جذابی است که بسیاری از ما تا همین سال پیش و قبل از شیوع کویید 19 از دورکاری داشتیم. مفهومی از کار که معمولا اسرار موفقیت در آن نزد نیروهای فریلنسر و آزاد بود اما از سال پیش و با آغاز پاندمی کرونا، دورکاری تبدیل به بخش جدانشدنی سیستم کاری بسیاری از شرکت‌ها شد و آن‌ها مجبور شدند برای حفظ سلامت کارمندان،  با چالش های مدیریت منابع انسانی در زمان دورکاری دست‌وپنجه نرم کنند.

اما واقعا چالش های مدیریت منابع انسانی در زمان کرونا چیست؟ اصلاً می‌شود برای این چالش‌ها راه‌حلی هم پیدا کرد؟ ازآنجایی‌که هیچ کاری نشدنی نیست، در این مقاله به سراغ بررسی آثار شیوع کرونا بر حوزه منابع انسانی رفتیم و بعد از راه‌حل‌های مختلف برای تبدیل کردن این چالش‌ها به فرصت گفتیم. پس اگر می‌خواهید هم‌زمان با شعار «کرونا را شکست می‌دهیم» شعار «هر چالش، یک فرصت» را هم تبدیل به واقعیت کنید، تا انتهای این مطلب تسکولو همراهمان باشید.

بیشتر بخوانید: دورکاری: مزایا، معایب و راه‌حل‌ها

چالش های منابع انسانی؛ دورکاری

• ما از هم بی‌خبریم: زمانی که خبری از دورکاری نبود؛ وقتی شما سرما می‌خوردید یا حتی یک سردرد مختصر داشتید، معمولا مدیر یا سرپرست شما متوجه احوال شما می‌شد و احتمالا  ارتفاع کوه وظایفتان راکمی کوتاه‌تر می‌کرد. اما حالا و در شرایط دورکاری تقریبا هیچ‌یک از ما به شکل دقیق و رودر‌رو از حال دوست و همکارمان خبر نداریم.

در کنار این موضوع بسیاری از سرپرست‌ها و مدیران از این‌که نمی‌توانند نظارت دقیقی روی فعالیت‌های اعضا و گروهشان داشته باشند، گله‌مند هستند. و حتی فکر می‌کنند نبود نظارت دقیق ممکن است میزان بهره‌وری گروهشان را پایین بیاورد. بنابراین گاهی تلاش می‌کنند با پیگیری‌های دائمی از روند و پیشرفت پروژه مطلع بشوند. به نظرتان در این شرایط چه اتفاقی می‌افتد؟ خیلی طبیعی است که مدیریت از این‌همه پیگیری خسته بشود. کارمندان هم قطعا حس می‌کنند مدیران به آن‌ها اعتمادی ندارند و در نتیجه فعالیت‌ها را با حس مثبت کمتری نسبت به قبل پی می‌گیرند و درنهایت بهره‌وری کل سیستم کاهش پیدا می‌کند.

• اطلاعاتمان هم‌سطح نیست: «این بخش سیستم را چطور راه‌اندازی کنم؟»  واقعیت این است که همه‌ی ما در محل کار شبیه به مهره‌های دومینو باهم مرتبط بودیم و پیشرفت یکی از ما به پیشروی تمام تیم کمک می‌کرد. بنابراین پرسیدن سوالی مثل همین سوال‌های بالا چیز چندان عجیبی نبود.

اما حالا و به لطف دورکاری، برای پرسیدن هر سوال ساده‌ای باید چنددقیقه‌ای وقت بگذاریم. و سوالمان را تایپ کنیم یا در بهترین حالت صدای ضبط‌شده‌مان را برای همکارمان ارسال کنیم. و بعد صبر کنیم تا همکار عزیز آنلاین بشود و بتواند پاسخ ما را بدهد. و خب همه‌ی ما گاهی به خاطر سرعت‌پایین اینترنت و هزار مشکل دیگر نمی‌توانیم در ساعت مشخصی آنلاین باشیم.

همین مسئله‌ی ساده در کنار مشکلات دانلود و آپلود فایل‌های حجیم، از دست رفتن بخشی از اطلاعات به خاطر  عدم‌بارگذاری درست، ایجاد سو تفاهم‌ها به خاطر تفاوت ساختاری نوع گفتگو در رسانه‌های اجتماعی و گفتگوی رودررو در کنار  هم‌سطح نبودن اطلاعات و دانش کارمندان باعث شده است که انجام برخی از فعالیت‌ها و وظایف که قبل به‌سادگی و با چند سوال و جواب ساده به سرانجام می‌رسیدند، تبدیل به یک هزارتوی پیچیده بشود.

• ما تنها هستیم: انزوای اجتماعی یکی از پیامدهای خطرناک شیوع ویروس کروناست که خواه‌ناخواه دامن ما را هم می‌گیرد. این موضوع چرا تبدیل به یکی از آثار شیوع کرونا در حوزه منابع انسانی شده است؟ دلیلش ساده است. مدیران موفق همیشه تلاش می‌کنند با ایجاد فعالیت‌های جمعی، نشست‌های گفتگو محور  و... روح و صدای جمعی را در میان کارمندان افزایش دهند تا آن‌ها به کار و خانواده‌ی کاریشان و درنهایت برند و کسب‌وکار احساس تعلق داشته باشند.

اما حالا که هرکدام از ما مثل جزیره‌های جدا افتاده در خانه نشسته‌ایم، صحبت از روح جمعی تقریبا مثل یک شوخی است. شوخی ترسناکی  که اگر به‌موقع به آن توجه نشود می‌تواند توان و انرژی افراد و کارمندان را کاهش داده و پایه‌های کسب‌وکار متزلزل کند.

• میز کار یا میز ناهارخوری؟ مسئله این است: کافی است عبارت چالش های منابع انسانی؛ دورکاری را در گوگل بنویسید و بعد سری به قسمتی به تصاویر بزنید. هزاران مادر و پدر را می‌بینید که با یک ست فرزندشان را در آغوش گرفته‌اند و با دست دیگر مشغول انجام وظایف کاری‌شان هستند.

نبود فضای مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین، هم‌زمان شدن فعالیت‌ها و امتحانات آنلاین بچه‌ها با پروسه‌‌های طاقت‌فرسای کاری هم از دیگر مشکلات دورکاری از خانه است.

در کنار این ماجراها گاهی توجیه شرایط برای بچه‌ها هم سخت است. آن‌ها تا قبل از این عادت داشتند روزهای تعطیل را با پدر و مادر به فراغت و بازی بگذرانند. طبیعی است که در چنین شرایطی تصور می‌کنند معجزه اتفاق افتاده و هرروز جمعه است! بدخلقی ناشی از ندیدن همسالان هم به این موضوع دامن می‌زند و درنتیجه دورکاری از خانه تبدیل به یک کمکش دائمی میان والدین و فرزندان می‌شود.

• 

چطور آثار شیوع کرونا بر حوزه منابع انسانی را بهتر مدیریت کنیم؟

1. وظایف هر فرد را دقیق مشخص کنید: ازآنجایی‌که برقراری ارتباط کمی سخت‌تر شده‌است شاید بهتر باشد اول هفته یا اول هرماه وظایف اصلی هر گروه و هر فرد را مشخص کنید. به‌این‌ترتیب فرد می‌تواند بر اساس زمانی که دارد، برنامه‌ریزی کرده و فعالیت‌ها را بر اساس تقویم زمانی انجام بدهد.
2. نظارت غیرمستقیم داشته باشید: قرار نیست هرروز و لحظه کارمندان را زیر ذره‌بین قرار دهید. اما می‌توانید با کمک ابزارهای مختلف از آن‌ها گزارش هفتگی یا ماهیانه دریافت کنید و بعد بر اساس گزارش‌ها روند پیشرفت هر کارمند را ارزیابی کنید.
3. بین اعضا تعامل ایجاد کنید: حالا که امکان دیدار و جلسات حضوری نیست، خوب است که از انواع ابزارهای ارتباطی مثل چت روم‌ها، اسکای روم و... برای برقراری ارتباط تصویری کمک بگیرید. یادتان نرود که بخشی از زمان جلسه را به احوال‌پرسی‌های معمول اختصاص بدهید. شاید در نگاه اول این کار غیرضروری باشد اما یادتان نرود که یکی از چالش های مدیریت منابع انسانی در زمان دورکاری از بین رفتن روحیه جمعی بود. پس با اختصاص یک‌زمان کوتاه هم از حال همکارانتان باخبر می‌شوید و هم در درازمدت آرامش روان آن‌ها و درنهایت پیشرفت کسب و کارتان را تضمین می‌کنید.
4. با برنامه‌ریزی و بر اساس اصول پیش بروید: آن ماجرای آنلاین نبود‌ن همه در یک‌زمان را که به‌عنوان یکی از چالش های مدیریت  منابع انسانی در زمان کرونا مطرح کردیم، خاطرتان هست؟ برای جلوگیری از چنین روندی ساعت خاصی را برای پاسخگویی به سوالات همکاران مشخص کنید. و خودتان را ملزم کنید که در همین ساعت، وظایف یا اصلاحات پروژه را به اطلاع همکارانتان برسانید.

بیشتر بخوانید: افزایش بهره وری در زمان دورکاری و توصیه‌هایی که نمی‌توانید نادیده بگیرید

تسکولو چطور می‌تواند  چالش های مدیریت منابع انسانی در زمان کرونا را کاهش بدهد؟

یکی از راهکارهایی که می‌توانید با کمکش آثار شیوع کرونا بر حوزه منابع انسانی را کاهش بدهید، استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه است.

در تسکولو به‌راحتی می‌توانید:

• تیم بسازید و با تعریف پروژه‌های مختلف و تقسیم وظایف آن‌ها، فعالیت‌های کارمندان را به شکل شفاف و جامع بیان کنید.
•  مشکل عدم تعامل اعضا را حل کنید؛ چطور؟ در بخش گفتگوها با اعضا گفتگو کنید و با ارسال فایل از طریق قسمت دیدگاه به یک فرد خاص یا تمام اعضا، به مشکل هم‌سطح نبودن اطلاعات کارمندان غلبه کنید.
• از کارمندان بخواهید که از طریق بخش تنظیمات گزینه‌ی ارسال گزارش را فعال کنند تا شما به‌طور کامل و منظم در جریان پیشرفت کارها قرار بگیرید.
• و در آخر با کلیک روی هر یک از وظایف تعریف‌شده، زمان تحویل پروژه، سطح اولویت آن و سایر موارد مهم را مشخص کنید تا افراد تصویر روشنی از وظایفشان داشته و بدون نیاز به یادآوری‌های دائمی بتوانند با برنامه‌ریزی کارها را به‌موقع تحویل بدهند.

حرف آخر

در این مقاله در رابطه آثار شیوع کرونا بر حوزه منابع انسانی شرکت‌ها گفتیم. و از هم‌سطح نبودن اطلاعات اعضا، خطرات منزوی شدن و کاهش روحیه‌ی تیمی به‌عنوان اصلی‌ترین چالش های مدیریت منابع انسانی در زمان دورکاری گفتیم. و در آخر از تسکولو به‌عنوان ابزار مدیریت پروژه گفتیم. ابزاری که به‌راحتی می‌توانید با کمکش تعامل بین اعضای گروه را افزایش دهید، وظایف و فعالیت‌های کارمندان را به شکل شفاف مشخص و رصد کنید و درنهایت  کسب‌وکارتان را به‌سلامت از میان چالش های مدیریت منابع انسانی در زمان کرونا عبور دهید.