رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
همه چیز در مورد کنترل پروژه و انواع روش‌های کنترل پروژه
در سال 1985 شرکت کوکاکولا می‌خواست محصول جدیدی به بازار بفرستد. این شرکت روش جدیدی برای امتحان کردن این محصول انتخاب کرد. آنها بیشتر از 200 هزار آزمایش چشایی انجام دادند و تلاش کردند با این روش ثابت کنند مردم طعم نوشابه‌ی جدید را بیشتر از کوکاکولای کلاسیک و پپسی دوست دارند.
اما در نهایت معادله‌هایشان اشتباه از آب درآمد و بعد از مدتی مشخص شد مردم از محصول جدید متنفر هستند. کوکاکولا طی این تجربه‌ی تلخ حدود 34 میلیون دلار ضرر کرد؛ 4 میلیون دلار در مرحله‌ی توسعه‌ی محصول و حدود 30 میلیون دلار هم در مرحله‌ی ذخیره‌سازی محصول جدید. اما با همه‌ی این‌ها تیم کوکاکولا درس خوبی برای همیشه گرفت؛ هیچ چیزی جای مدیریت و کنترل پروژه را نمی‌گیرد! شرکت کوکاکولا به‌جای تحقیقات بازاریابی عمیق، طراحی فرایند مدیریت و کنترل پروژه، روشی اشتباه را در پیش گرفت.
در این مقاله قصد داریم به‌طور کامل در مورد کنترل پروژه توضیح دهیم، اهمیت کنترل پروژه را بیان کنیم و اطلاعات کاملی در مورد روش های کنترل پروژه در اختیارتان بگذاریم. تا انتهای مقاله همراه‌مان باشید.
کنترل پروژه چیست؟
فرض کنید پروژه‌ای مثلا یک پروژه‌ی ساختمانی قرار است اجرا شود. مدیر و مجریان پروژه می‌توانند برنامه‌شان را از قبل مشخص کنند، در نهایت به اجرا در بیاورند و در آخر پروژه اشکال و ایرادها را ببینند و برای از بین بردن‌شان اقدام کنند.
ولی چنین کاری اصلا منطقی و درست نیست. بهتر است سازوکارهایی وجود داشته باشد که در طول اجرای پروژه به‌طور مرتب همه چیز را چک کند و ایرادها و کاستی‌ها را دقیقا به‌موقع از بین ببرد.
در واقع باید فرایندی وجود داشته باشد که در طول پروژه، روی نحوه‌ی اجرا نظارت کند و اجازه ندهد مسیر اصلی دچار انحراف شود. به چنین فرایندی کنترل پروژه گفته می‌شود.
ابزارها، تجربه‌ها و مهارت‌های یک تیم کنار هم قرار می‌گیرند و کلیه‌ی مراحل چرخه‌ی عمر یک پروژه را از اول تا آخر همراهی می‌کنند. تیم کنترل با استفاده از تکنیک های کنترل پروژه در طول مسیر سعی می‌کنند هر انحرافی را از قبل تشخیص بدهند و خیلی سریع برای اصلاح مسیر اقدام کنند.
تیم کنترل پروژه از روش های کنترل پروژه کمک می‌گیرند و با مدیریت داده‌ها، جمع‌آوری اطلاعات، استفاده از تحلیل‌های خاص و... مدیریت پروژه را در جریان تمام مراحل و نحوه‌ی انجام شدن کارها می‌گذارند.
تمرکز تیم کنترل پروژه روی چه عناصری است؟
تا اینجا دانستید که کنترل پروژه چیست و چطور روی مراحل اجرای یک پروژه نظارت می‌کند. اما برای این‌که این فرایند کمی برایتان روشن‌تر شود می‌خواهیم اطلاعات بیشتر و کامل‌تری در اختیارتان بگذاریم.
تیم کنترل پروژه بیشتر از هر چیزی روی این 3 عنصر تمرکز دارند:
- کارآیی
- هزینه
- زمان
هر پروژه‌ای با بودجه‌ای مشخص و محدود باید در مدت‌زمان مشخصی اجرا شود و در نهایت به اهدافی که از قبل تعیین شده برسد. اگر پروژه در زمان مشخص انجام نشود یا با کمبود بودجه مواجه شود، کل کار به مشکل می‌خورد و همه‌ی معادله‌ها اشتباه از کار در می‌آیند.
تیم کنترل پروژه این‌طور وقت‌ها به کار می‌آیند. آنها روی عناصر اصلی مثل زمان، بودجه و کارآیی نظارت می‌کنند و هر جا مشکلی در حال اتفاق افتادن باشد، وارد عمل می‌شوند و با استفاده از تکنیک های کنترل پروژه همه چیز را سامان می‌دهند.
در واقع متخصصان کنترل پروژه تلاش می‌کنند به دو سوال کلی و اصلی جواب بدهند:
- انجام پروژه چقدر هزینه دارد؟ آیا این پروژه دقیقا طبق برنامه و با بودجه‌ای که از قبل مشخص شده به پایان می‌رسد؟
- چقدر طول می‌کشد تا پروژه با بهترین نتیجه تمام شود؟ آیا تمام بخش‌ها مطابق با برنامه و در زمان از قبل تعیین شده به نتیجه می‌رسند؟ اکنون کجا هستیم؟ آیا از برنامه عقب مانده‌ایم؟ اگر از برنامه‌ی مشخص شده عقب مانده‌ایم، برای جبرانش چه می‌توانیم بکنیم؟
آیا کنترل پروژه واقعا روی نتیجه‌ی بهتر تاثیر دارد؟ مطالعه‌ها چه می‌گویند؟
مقاله‌ها و مطالعه‌های متعددی در مورد تاثیر مدیریت و کنترل پروژه انجام شده است. مطالعه‌ها با دقت بالایی تاثیر فرایند کنترل پروژه روی موفقیت بهتر پروژه‌ها را تایید می‌کنند. در ادامه نتیجه‌ی چندین بررسی را برایتان توضیح می‌دهیم تا شما هم متوجه تاثیر مثبت کنترل پروژه شوید:
- آمارهای کنترل پروژه نشان داده‌اند که 73 درصد از سازمان‌هایی که به‌طور رسمی از مدیریت و کنترل پروژه استفاده کرده‌اند، توانسته‌اند به هدف‌شان برسند. 63 درصد پروژه‌ها دقیقا مطابق بودجه‌بندی انجام شده‌اند و 59 درصد پروژه‌ها هم سر موقع به پایان رسیده‌اند.
در این مطالعه سازمان‌هایی که به‌ندرت از روش های کنترل پروژه استفاده کرده‌اند هم بررسی شده‌اند. فقط 58 درصد از سازمان‌هایی که خیلی کم از مدیریت و کنترل پروژه بهره برده‌اند توانسته‌اند به هدف‌های اولیه‌شان برسند. 48 درصد یعنی کم‌تر از نصف پروژه‌ها با بودجه‌ی از قبل پیش‌بینی شده به هدف رسیده‌اند و 43 درصدشان سر موقع تمام شده‌اند.
- بررسی‌ای توسط IPA انجام شده که نشان می‌دهد استفاده‌ی درست از روش های کنترل پروژه باعث می‌شود مدت زمان تحویل پروژه‌ها، نسبت به مدت زمانی که در برنامه مشخص شده تا 15 درصد کاهش پیدا کند.
- در سال 1999 کمیته‌ی مهندسی هزینه IBC تحقیقی انجان دادند و نتایج این بررسی نشان داد که اگر تکنیک های کنترل پروژه به‌درستی اجرا شوند هزینه‌ها تا 10 درصد کاهش پیدا می‌کنند.
- آمارهای مربوط به مدیریت پروژه نشان می دهد که در سال 2018 سازمان‌هایی که از فرایند PM یا همان مدیریت پروژه چشم پوشی می‌کردند، تقریبا فقط نصف پروژه‌هایشان به سرانجام رسیده است. این نتیجه‌ها نشان می‌دهد ضرهای مالی هنگفت، مشتریان و فرصت‌های تجاری از دست رفته در اثر بی‌توجهی به مدیریت پروژه متوجه این شرکت‌ها شده است.
- نتایج منتشر شده در PMI نشان می‌دهد سازمان‌هایی که از تکنیک های کنترل پروژه‌ی ثابت شده استفاده می‌کنند توانسته‌اند اهداف اصلی‌شان را تا 2.5 برابر بیشتر نسبت به شرکت‌های مشابه محقق کنند.
- سازمان‌هایی که روی روش‌های PM یا همان روش های کنترل پروژه سرمایه گذاری می‌کنند، 28 برابر پول کم‌تری هدر می دهند. سرمایه گذاری در شیوه‌های اثبات شده مدیریت پروژه، منابع مالی تلف شده را 28 برابر کاهش می‌دهد. این کاهش در نتیجه تکمیل موفقیت آمیز بخش بیشتری از ابتکارات استراتژیک آنها به وجود می‌آید.
بیشتر بخوانید: برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، همه آنچه باید بدانید!
چه تفاوتی بین کنترل پروژه و مدیریت پروژه وجود دارد؟
تا اینجا دانستید که کنترل پروژه چیست ولی برای این‌که تسلط بیشتری روی بحث پیدا کنید، می‌خواهیم کمی هم در مورد تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه برایتان توضیح دهیم.
هر پروژه برای خودش هدفی دارد و باید در مدت زمان مشخص، با بودجه‌ی محدود به هدفش با بهترین کیفیت و به بهترین شکل برسد. بنابراین هر پروژه با محدودیت‌های مالی، زمان، محدوده و کیفیت مواجه است. مدیر پروژه باید بتواند یک برنامه‌ریزی و زمان‌بندی درست برای رسیدن پروژه به هدف طراحی کند. درواقع مدیریت پروژه سعی می‌کنند با وجود محدودیت‌ها بهترین مسیر برای رسیدن به هدف را مشخص کنند. اما چه کسانی برای رسیدن مدیریت پروژه به هدف‌شان، کنارشان هستند و هر کمکی بتوانند انجام می‌دهند؟
بله تیم کنترل پروژه این وظیفه را به بهترین شکل انجام می‌دهند. تیم کنترل پروژه هنگام اجرا کنار و زیردست تیم مدیریت پروژه کار می‌کنند و با تمام وجود مواظب هستند که پروژه از مسیر اصلی‌اش منحرف نشود و همه چیز کاملا طبق برنامه پیش برود.
در واقع تیم کنترل پروژه قلب تیم پروژه هستند، کار اطلاع‌رسانی و آگاهی بخشی به مدیریت را بر عهده دارند و مسیر رسیدن به هدف را هموارتر می‌کنند.
اگر تیم کنترل پروژه حضور نداشته باشند چه اتفاقی می‌افتد؟
همان‌طور که گفتیم تیم کنترل پروژه روی فرایند اجرای برنامه نظارت می‌کنند و کمی‌ها، کاستی‌ها و مشکلات احتمالی را به گوش مدیران پروژه می‌رسانند.
اگر تیم کنترل پروژه وجود نداشته باشند، تیم مدیریت مجبور می‌شوند وارد عمل شوند و گاهی با ترساندن یا زور گفتن به کارکنان، پروژه را پیش ببرند.
کارکنان هم این‌طور وقت‌ها سعی می‌کنند ایرادها را بپوشانند تا جلوی نارضایتی مدیران گرفته شود. با این رویه هرچه پروژه جلوتر می‌رود، ایرادها و کاستی‌ها بیشتر می‌شوند و هم‌چنان از دید مدیران پنهان می‌مانند.
سرانجام کار به جایی می‌کشد که مدیریت بودجه، زمان‌بندی و کیفیت پروژه به مشکل می‌خورد و گاهی حتی از کنترل خارج می‌شوند.
بنابراین وجود تیم کنترل پروژه و استفاده از روش های کنترل پروژه می‌تواند از تمام مشکل‌های این‌چنینی جلوگیری کند و باعث شود برنامه‌ها زودتر و اصولی‌تر به سرانجام برسند.
یک تیم کنترل پروژه از چند نفر تشکیل می‌شود؟
بسته به بزرگی یا کوچکی پروژه، تعداد اعضای تیم کنترل هم کم و زیاد می‌شوند. در پروژه‌های کوچک معمولا یک یا نهایتا دو نفر وظیفه‌ی کنترل پروژه را به عهده می‌گیرند اما در پروژه‌های بزرگ‌تر یک تیم متشکل از چند نفر تشکیل می‌شود. این تیم شامل کارشناس‌های کنترل هزینه، برآورد هزینه، کنترل زمان، برنامه‌ریزی و... است.
مدیر کنترل پروژه به همراه تیمش روی پروژه کار می‌کنند. مدیر در بازه‌های زمانی مشخص به مدیر پروژه گزارش کار می‌دهد.
معرفی کامل روش های کنترل پروژه
هر پروژه برای خودش ویژگی‌ها و پیچیدگی‌هایی دارد. فرض کنید قرار است یک نمایشگاه برای افتتاحیه آماده شود. مقدمات زیادی برای آماده شدن نمایشگاه مورد نیاز است. مدیر پروژه باید برنامه‌ریزی کند و یک تیم هم باید روی روند اجرای پروژه کنترل داشته باشند.
اگر کنترل پروژه وجود نداشته باشد، مشکلات و ایرادهای در طول کار شناسایی نمی‌شوند و پروژه در مدت‌زمان مشخص و با مقدار بودجه‌ی تعیین شده به سرانجام نمی‌رسد. بنابراین تیم کنترل پروژه دست به کار می‌شوند و روی نحوه‌ی اجرای کار نظارت می‌کنند.
اما تیم کنترل پروژه می‌توانند به سه روش کارشان را انجام دهند. در ادامه به‌طور کامل در مورد تکنیک های کنترل پروژه برایتان توضیح می‌دهیم.
- کنترل سایبرنتیک
هر پروژه دارای ورودی و خروجی است. خروجی‌ها می توانند به صورت نقاط عطفی باشند که باید برآورد و بررسی شوند. کنترل سایبرنتیک بر خروجی‌ها تمرکز می کند. اگر این نقاط عطف یا خروجی ها با استانداردهای تعیین شده مطابقت نداشته باشد، وضعیت مورد بررسی قرار می‌گیرد. تیم کنترل پروژه تمام بررسی‌هایشان را انجام می‌دهند و اگر علت کافی وجود داشته باشد، الگوهای فعالیت را تغییر می‌دهند.
کنترل سایبرنتیک از مرسوم‌ترین تکنیک های کنترل پروژه است. تمرکز این روش کنترل روی کاهش انحراف از استاندارد است. تیم مدیریت پروژه یک مسیر استاندارد برای رسیدن به هدف طراحی و برنامه‌ریزی می‌کنند. تیم کنترل پروژه با استفاده از روش سایبرنتیک میزان انحراف از این استاندارد را اندازه می‌گیرند و برای ادامه‌ی مسیر چاره اندیشی می‌کنند.
به عنوان مثال ، در پروژه آماده سازی نمایشگاه برای افتتاح، تاریخ‌های خاصی برای تکمیل سیم‌کشی برق ، گچ کاری و رنگ آمیزی مشخص می‌شوند. اگر تاریخ اتمام سیم کشی به عنوان اولین هدف به تأخیر بیفتد ، برنامه فعالیت‌ها باید تغییر کند و سرعت پروژه باید افزایش یابد.
- کنترل رفت و برگشت
رفت و برگشت، دومین روش از روش های کنترل پروژه است. اگر اعضای تیم کنترل پروژه برای رسیدن به اهداف، پیش‌شرط‌های مورد نیاز مثل زمان، بودجه و... را بررسی کنند در واقع دست به کنترل رفت و برگشت زده‌اند.
این روش تمام مسیر پیشرفت پروژه را از اول آزمایش می‌کند و زیر نظر می‌گیرد. اعضای تیم کنترل پروژه جوری شرایط را مهیا می‌کنند تا در زمان مناسب این کنترل‌ها صورت بگیرد. بعد از آزمایش باید مطمئن شوند که پیش‌شرط‌ها به‌طور کامل بررسی شده‌اند و تمام برآوردها صورت گرفته است.
کنترل رفت و برگشت قابل برنامه‌ریزی از قبل نیست و در طول پروژه بررسی می‌شود. مثلا قرار است نمایشگاه در زمان مقرر افتتاح شود. اعضای تیم کنترل می‌خواهند از روش رفت و برگشت برای کنترل پروژه استفاده کنند. آنها هر مرحله از کار را جداگانه بررسی می‌کنند تا درست انجام شود و برنامه‌ها طبق تقویم پیش بروند. فرض کنید موعد گچ‌کاری فرارسیده اما هنوز این بخش از برنامه اجرا نشده است. کارشناسان کنترل پروژه در بخش‌های قبل از گچ‌کاری یعنی سیم‌کشی و لوله‌کشی دنبال پیدا کردن علت و رفع‌کردنش می‌گردند. در واقع آنها در حال استفاده از کنترل رفت و برگشت از بین روش های کنترل پروژه هستند.
- کنترل پس از عملکرد
کنترل‌های پس از عملکرد پس از اتمام پروژه یا کار اعمال می شوند. تمرکز این روش از تکنیک های کنترل پروژه روی اتفاق‌های قبلی نیست و می‌خواهد اقدامات خوب و بد پروژه را برای استفاده در پروژه‌های بعدی ثبت کند.
پروژه‌ی افتتاح نمایشگاه را در نظر بگیرید. اعضای تیم کنترل تاخیرهای صورت گرفته در اجرای پروژه را به‌دقت بررسی می‌کنند. سعی می‌کنند متوجه ایرادها و کاستی‌ها شوند و برای پروژه‌های بعدی مورد استفاده قرارشان دهند.
مثلا تیم کنترل پروژه متوجه می‌شود علت تاخیرها در دسترس نبودن به‌موقع برق و سنگ‌تراش بوده است. کارشناس تمام این موارد را جمع‌آوری می‌کند تا برای پروژه‌های بعدی هماهنگی‌های بهتر و به‌موقع‌تری انجام دهند.
چه تفاوتی بین روش های کنترل پروژه وجود دارد؟
کارشناسان کنترل پروژه به کمک کنترل سایبرنتیک پابه‌پای پیشرفت پروژه جلو می‌روند و کل مسیر را مدام زیر نظر می‌گیرند. اگر قرار باشد جایی پروژه از مسیر اصلی‌اش خارج شود اعضای تیم کنترل با استفاده از این روش زودتر از موعد متوجهش می‌شوند و سعی می‌کنند شرایط را سامان دهند.
روش دوم از تکنیک های کنترل پروژه روش رفت و برگشت نام دارد. اعضای تیم کنترل، هر مرحله از اجرای پروژه را بررسی می‌کنند، ایرادهای مربوط به بودجه و زمان را در مراحل قبلی جستجو می‌کنند و با پیدا کردن علت‌ها، درصدد رفع‌شان برمی‌آیند.
در واقع روش اول و دوم روی پروژه‌ی درحال انجام تمرکز دارند اما روش کنترل پس از عملکرد همان‌طور که از اسمش معلوم است، بعد از اتمام پروژه استفاده می‌شود. اعضای تیم کنترل پروژه با استفاده از این روش سعی می‌کنند ایراد پروژه‌های قبلی را پیدا کنند و با استفاده از اطلاعات به دست آمده، شانس موفقیت پروژه‌های بعدی را بالاتر ببرند.
کنترل پروژه و روش های کنترل پروژه در یک نگاه
پروژه‌های مختلف با صرف زمان زیاد، بودجه‌های کلان و... اجرا می‌شوند. در واقع گروهی از افراد وقت، انرژی و پول قابل توجهی صرف می‌کنند تا یک پروژه را به انجام برسانند. بنابراین عقل و منطق حکم می‌کند طبق مسیری پیش بروند که احتمال موفقیت‌شان بالاتر رود و مدت‌زمان کوتاه‌تری بتوانند به بهترین نتیجه برسند. اما چطور چنین چیزی ممکن است؟
کنترل پروژه فرایندی است که کل مسیر پروژه را مورد بررسی قرار می‌دهد، ایرادها و اشکال‌ها را بیرون می‌کشد و سعی می‌کند پروژه را طبق زمان‌بندی و با بودجه‌ی محدود و مشخص به سرانجام برساند. پروژه‌هایی که توسط تیم کنترل پروژه همراهی می‌شوند، شانس بالاتری برای رسیدن به موفقیت دارند و در مدت زمان کوتاه‌تر و با صرف بودجه‌های کم‌تری به نتیجه می‌رسند.
در این مقاله به‌طور کامل توضیح دادیم کنترل پروژه چیست و در ادامه سعی کردیم روش های کنترل پروژه را تشریح کنیم. اعضای تیم کنترل پروژه از سه روش سایبرنتیک، رفت و برگشت و پس از کنترل استفاده می‌کنند. روش‌های سایبرنتیک و رفت و برگشت برای کنترل پروژه در طول اجرا کاربرد دارند و روش پس از کنترل برای مرحله‌ی بعد از اجرا به کار می‌رود.
اگر پروژه‌ای درحال طراحی یا در دست اقدام دارید می‌توانید به کمک یک تیم حرفه‌ای مراحل کنترل پروژه را انجام دهید و به بهترین نتیجه‌ی مورد انتظارتان برسید.
