۵ استراتژی برای موفقیت یک مدیر پروژه ساخت و ساز

مدیریت پروژه به اندازه کافی پیچیده هست. وقتی پروژه مورد نظر، عمرانی باشه هم کار سنگین‌تر می‌شه. مدیران پروژه ساخت و ساز باید در عین کنار اومدن با موارد متغیر و ثابت، در کار استراتژیک‌تر و متفکر‌تر هم باشن. ۵ استراتژی که در این مقاله آمده، چیزهایی فراتر از موضوعات پایه‌ای مدیریت پروژه رو در اختیارتون قرار می‌ده و شما رو با پیچیدگی‌های این نقش آشنا کرده و در مسیر موفقیت راهنمایی می‌کنه.
این مقاله توسط خانم Tisha Leslie در وبسایت smartsheet منتشر شده. او در بخش بازاریابی شرکت اسمارت شیت فعالیت می‌کنه و تخصصش در زمینه بازاریابی برند و بازاریابی محصول هست.

به عنوان یک مدیر پروژه دلتون می‌خواد در صنعت ساخت و ساز هم فعالیت داشته باشین؟ در نگاه اول ممکنه فکر کنین که مهارت‌های مدیریت پروژه و مدیریت ساخت و ساز با هم یکی هست. بله. هردو از قوانین مشترکی تبعیت می‌کنن. آغاز پروژه، برنامه‌ریزی، اجرا، پایش عملکرد و اتمام پروژه. اما شباهت‌ها همین‌جا به پایان میرسن. نیاز به دانش گسترده از صنعت ساخت و ساز و ترکیب اون با مدیریت، از مدیریت پروژه‌های ساخت یک زمینه منحصر به فرد و پیچیده میسازه که از مدیریت پروژه متمایزه. براساس گفته‌های موسسه‌ی مدیریت ساخت و ساز ایالات متحده آمریکا، مدیران ساخت و ساز به طور متوسط ۱۲۰ مسئولیت رو بر عهده دارن. یعنی اونها باید در کار استراتژیک‌تر و متفکر‌تر باشن تا بتونن با حوزه‌های مختلف کاری و تغییر مدام در شرایط کار کنار بیان.

برای اینکه مدیران ساخت و ساز اطمینان حاصل کنن که تمام کارها به انجام رسیده و تمام معماران، پیمانکاران و تامین کنندگان به برنامه زمانی و بودجه توجه دارن، باید از ابزارها و استراتژی‌هایی استفاده کنن که کارشون رو ساده می‌کنه. خوشبختانه، مدیریت ساخت و ساز با توسعه‌ی ابزار‌های جدید برای ساده‌ کردن پروسه‌ی کاری، به سمت تکنیکی‌تر شدن پیش‌رفته. اینکه شما چطور از این ابزارها استفاده می‌کنین مهم هست.

1- یک جریان ارتباطی ایجاد کنید

در میان عنصرهای مهم در مدیریت پروژه، ارتباطات در تمامی مراحل مدیریت ساخت و ساز یک عنصر ضروری و حیاتی هست. در زمان اجرا، خبرهای خوب و بد به یک اندازه مهم هستن. پس شما باید بین افراد تیم اجرایی در سایت، سهامداران، کارفرمایان و تامین کنندگان یک جریان ارتباطی برقرار کنین. این شفافیت فرایند کار رو آسونتر می‌کنه و تعداد ایمیلها و تلفن‌های دریافتی رو موقع بروز مشکلات کاهش می‌ده.

یکی از آسونترین راه‌ها برای ایجاد جریان ارتباطی استفاده از ابزار مدیریت کار و همکاری تیمی هست. با همگام‌سازی نظرات، فایل‌های پیوستی و تقویم، می‌تونین در هر زمان اخبار، بودجه و تغییرات در برنامه زمانی رو رصد کنین. استفاده از سرویس های مدیریت‌ کارها و ارتباط‌ها مثل تسکولو بهتون اجازه می‌ده که در هر زمان تغییرات لازم رو به گوش مدیران و دفاتر حسابداری برسونین که به نوعی یک سرویس ایمیل رایگان هم محسوب می‌شه. استفاده از این چنین سرویس‌هایی زمان بیشتری رو برای شما فراهم می‌کنه که در محل پروژه باشین و در مورد مراحل بعدی کار با پیمانکاران ملاقات کنین.

2- برنامه ریزی مداوم داشته باشید

برنامه‌ریزی ممکنه در لیست موسسه‌ی مدیریت پروژه در مرتبه‌ی دوم قرار گرفته باشه اما مدیران ساخت و ساز قبل از اینکه حتی پروژه رو آغاز کنن باید برنامه‌ریزی رو انجام بدن و تا زمان اتمام پروژه به بازبینی و توسعه‌ی برنامه مشغول باشن.

طراحی، پیش ساخت و مرحله تدارکات در یک پروژه عمرانی، همگی به یک برنامه‌ریزی گسترده نیاز دارن و البته در صورت لزوم باید بازبینی هم بشن.

هر اتفاقی ممکنه در محل پروژه رخ بده. اگر شما در مرحله‌ی پیش ساخت با مشکلات محیطی پیش‌بینی نشده‌ای روبرو شدین، ممکنه نیاز باشه که طراحی رو تغییر بدین. حتی تنظیمات جزئی هم می‌تونه روی برنامه کلی و زمان‌بندی تاثیر بگذاره.

این موارد در موقع ساخت هم صادق هستن. شما در طول پروژه با افرادی حرفه‌ای، بعضا با ده‌ها سال سابقه در زمینه‌های مهندسی برق، لوله کشی، داربست و نجاری کار خواهید کرد. در عین اینکه پیمانکاران باید افراد مطمئنی باشن، اونها برای هماهنگ کردن کارهاشون با بقیه به هدایت تمرکز نیاز دارن. شما در مواقع تاخیر و مشکلات تجهیزاتی، برای توسعه و اصلاح کار از طریق برنامه‌ زمانی با اونها کار خواهید کرد. مثل هر مدیریت پروژه دیگه‌ای، شما کارها رو اجرا و روشون نظارت دارین؛ اما در مدیریت ساخت و ساز، برنامه‌ریزی هیچ وقت به پایان نمی‌رسه. همکاری هم همینطور!

برای این برنامه‌ریزی در کارهاتون بازم می‌تونین از ابزارهای همکاری آنلاین (مانند تسکولو) استفاده کنین و تیمتون رو در جریان  آخرین برنامه‌ای که برای پروژه ریخته شده و تغییرات احتمالی توی برنامه قرار بدین.

3- نظارت داشته باشید و سوال بپرسید

هیچ صنعتی رو نمیشه نام برد که مدیران پروژه‌اش فقط روی میزشون لم داده بشن. بدون شک چنین کسانی از پروژه یا تیم اخراج می‌شن. هر مدیر پروژه خوبی به یک بخش جدایی ناپذیر از پروسه کاری تبدیل می‌شه و دوشادوش دیگران کار می‌کنه. مدیریت ساخت و ساز به علت فیزیکی بودن بیشتر از هر صنعت دیگه‌ای به توجه و تلاش یکپارچه نیاز داره. عناصرکاری به شدت می‌تونن روی جریان کار تاثیر بگذارن. زمان‌های بسیاری وجود داره که باید قبل از حل یک مسئله اون رو از شخصی بپرسین.

آشنایی با محل اجرای ساخت و ساز و وظایف هرکسی که تحت نظارتتون کار می‌کنه، می‌تونه از شما یک مدیر پروژه بهتر بسازه. صنعت ساخت و ساز با رونمایی از تجهیزات، روش‌ها و پیشرفت‌های جدید بصورت هرساله یک صنعت در حال تحول هست. به همین خاطر برای اینکه بتونین یک پروژه موفقیت آمیز رو مدیریت کنین، باید بصورت دائم در حال آموزش و یادگیری از دیگران باشین. ارتباطات ممکنه آسونتر شده باشه ولی پروژه همچنان به بازدید و برگزاری جلسات با پیمانکاران و طراحان نیاز داره.

4- برای رصد هزینه‌ها و بودجه از ابزارها استفاده کنید

بیشتر مدیران پروژه باید دائم به فکر پول باشن، اما مواردی مثل مجوزها، حقوق، مواد و تجهیزات پروژه معمولا بین منابع مالی دست به دست می‌شن. از خشت اول تا آخرین آجر، مدیران ساخت و ساز مسئول رهگیری و رصد تمامی هزینه‌ها هستن. به خصوص اگر این موارد به بودجه اولیه مربوط باشه. معمولا مدیران پروژه یک بخش حسابداری برای مدیریت فاکتورهای پیمانکار دارن اما حتی در این صورت، شما باید دوشادوش حسابدارتون کار کنین تا مطمئن بشید تمامی هزینه‌های مستقیم و غیر مستقیم محاسبه شدن.

یک بخش دیگه از مسئولیت‌های مدیر ساخت و ساز، رهگیری و رصد منابع مالی هست که البته این کار بدون استفاده از یک نرم‌افزار دستیار عملی و یا اصلا امکان‌پذیر نیست. حتی پروژه‌های ساخت و ساز کوچک مرتبط هم شامل بخش های متغیر و هزینه‌های شخصی زیادی هستن؛ پس بر همین اساس باید از نرم‌افزارهایی برای مدیریت بودجه و هزینه استفاده کرد. یک پلتفرم خوب برای رهگیری منابع مالی پروژه باید به شما و دیگر همکارانتون اجازه ثبت هزینه، تغییرات بودجه و محاسبات دیگه رو بده و در عین حال هم نیاز به هماهنگی با هر همکار و محاسبه بودجه رو کاهش بده.

5- از سیستم‌های گزارش دهی خودکار استفاده کنید

هیچ مدیر پروژه‌ای وقت این رو نداره که در روز به صدها ایمیل جواب بده یا برای هر سوال در مورد بودجه یا پیشرفت کار با دیگران تماس بگیره. در صورت استفاده از یک پلتفرم مدیریت پروژه، درعین اینکه می‌شه روی برنامه زمانی و نظرات تمرکز داشت، امکان این هم وجود داره که بصورت خودکار گزارش‌های کار رو دریافت کنین.

مدیریت ساخت و ساز بصورت هفتگی به گزارش‌های مختلفی نیاز داره و استفاده از سیستم‌های گزارش‌دهی خودکار میتونه به مقدار زیادی در زمانتون صرفه‌جویی کنه. استفاده از چنین سیستم‌هایی بهتون اطمینان میده که در زمان مناسب، هر گزارشی به فرد مقصد گزارش ارسال می‌شه و بهتون اجازه می‌ده که روی کارهای دیگه و ارتباطات تمرکز کنین.

سیستم‌های گزارش‌دهی دیگه مثل مدیریت سلامت و بهداشت هم می‌تونن از بوجود اومدن مخاطرات جلوگیری کنن، امکان رصد حوادث رو بهتون بدن و در زمان بروز مشکل، محیط کار رو تحلیل کنن.

پنج استراتژی که در بالا ذکر شد بهتون کمک می‌کنه که با موفقیت مدیریت یک پروژه رو به اتمام برسونین. اجرایی کردن پنج موردی که در بالا ذکر شد به کمک استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت وظایف مثل تسکولو به راحتی امکان‌پذیره. پس اگر دارین به این فکر می‌کنین که چطور استراتژی‌های بالا رو اجرایی کنین، نگران نباشین، فقط در تسکولو ثبت نام کنین و بعد کارهاتون رو به راحتی مدیریت کنین!