۵ ویژگی مهم یک نرم‌افزار خوب مدیریت پروژه ساخت و ساز

ابزارهای مدیریت ساخت و ساز در اسم‌ها و شکل‌های مختلفی وجود دارن. گاهی اوقات به اونها نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز می‌گن یا مدیر پروژه کاپیتال یا سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه. اما مهم نیست چه اسمی روی اونها باشه. این ابزارها به مالکان پروژه و پیمانکاران کمک می‌کنند که کار ساخت و ساز رو آسونتر کنند. همینطور به مدیران ساخت و ساز کمک می‌کنند تا پروژه‌های بزرگ رو به راحتی مدیریت کنند. در حال حاضر پلتفرم‌های زیادی در بازار وجود دارن که شاید انتخاب رو برای شما سخت کرده باشه. به همین خاطر مهم‌ترین معیارهایی که باید هنگام انتخاب یک پلتفرم مدیریت پروژه مدنظر داشته باشین براتون فهرست کردیم.

یک پروژه‌ی عمرانی بزرگ یعنی پروژه‌ای که شامل اطلاعات بسیاری زیادی می‌شه و لازم هست که این انبوه اطلاعات رهگیری و نگهداری بشن. قبل از اینکه استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه متدوال بشه، از برگه‌های دست‌نویس استفاده می‌شد. در شرایطی که ریسک‌های درون سازمانی و مخاطرات گم شدن فایل‌ها وجود نداشته باشه، استفاده از این سیستم مشکلی نداشت. اما به همین دلایل بود که نرم‌افزارهای مدیریت پروژه اهمیت ویژه‌ای برای مدیران ساخت و ساز پیدا کردند.

مدیریت آسان وظایف

شما باید به دنبال بهترین ابزار مدیریت ساخت و ساز موجود باشید تا زندگی‌تون رو به عنوان یک مدیر ساخت و ساز آسون کنه. اولین چیزی که باید به دنبالش باشین این هست که اگر مدیر وظایف با نرم‌افزار یکپارچه‌سازی شده باشه، بصورت روزانه می‌شه می‌شه کار رو چک کرد. در هنگام انتخاب یک ابزار مدیریت و وظایف نکات زیادی وجود داره که باید مدنظر داشته باشین. در زیر مواردی که باید در یک نرم‌افزار مدیریت پروژه وجود داشته باشه تا بهتون اطمینان بده که یک ابزار مناسب برای مدیریت وظایفه، آورده شده که در ارزیابی‌هاتون برای انتخاب باید مدنظر داشته باشین.

• یک نرم‌افزار مدیریت وظایف باید باعث صرفه‌جویی در زمان شما بشه و این مهم اتفاق نمی‌افته اگر فرآیند یادگیری اون پلتفرم مشکل باشه. تا حد امکان نرم‌افزاری رو انتخاب کنید که نیاز به زمان زیادی برای یادگیری چگونگی استفاده نداشته باشه. ما در تسکولو به تازگی امکان استفاده به‌‌صورت نسخه رایگان رو بوجود آوردیم. یعنی شما می‌تونین بدون پرداخت هزینه وارد پنل شده و با محیط کاری و ابزارهای موجود در پنل آشنا بشین. قبل از خرید یک لباس همیشه اون رو پرو می‌کنیم؛ پس چرا قبل از استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه اون رو امتحان نکنیم؟
• یکی از ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید داشته باشه این هست که از پس کارهای سخت و سنگین بربیاد و به اصطلاح فنی در موقع استفاده گیر نداشته باشه. وقتی که شرکت ساخت و ساز داره پروژه‌های بزرگ و بزرگتری می‌گیره، یعنی اینکه وظایف بیشتری نیاز به مدیریت دارن. شما به نرم‌افزاری نیاز دارید که براش مهم نباشه ابعاد یک پروژه چقدر بزرگ هست. اگر پلتفرمی رو انتخاب کنید که فقط برای کارهای سبک طراحی شده، قطعا برای پروژه‌های بزرگ باید به یک نرم‌افزر جدید کوچ کنید که این کوچ کردن هم هزینه‌هایی خاص خودش رو داره. از وقت گرفته تا هزینه اضافی برای خرید نرم‌افزار و خطر از دست رفتن اطلاعات. پس بهتره از همون ابتدا نرم‌افزاری رو انتخاب کنید که از پس کارهای سنگین و دیتاهای با حجم بالا برمیاد.
•  یکی از کارهایی که باید توسط پلتفرم مدیریت پروژه انجام بگیره، اولویت بندی کارهاست. پس این مهم هست که پلتفرمی رو انتخاب کنید که وظایف رو بر حسب “ضروری” یا “مهم” بودن اولویت‌بندی کنه. اگر یک پلتفرم نتونه از پس چنین کار ساده‌ای بر بیاد قطعا پلتفرم مناسبی نیست. چون در این صورت خودتون باید بصورت دستی اولویت‌بندی کارها رو انجام بدین.

بهبود رشد کسب و کار

استفاده از یک نرم‌‌افزار جدید باید به رشد کسب و کار کمک کنه. گاهی یک نرم‌افزار در ساخت و ساز می‌تونه یک ابزار سوال برانگیز و مشکوک باشه. اما بهترین نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز می‌تونه به رشد کسب و کار شما کمک کنه. اما چطور؟ از این طریق:

• دوره‌ی ساخت و ساز می‌تونه پیچیده و شامل افراد زیادی باشه. استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت وظایف بهتون این امکان رو می‌ده که پیچیده‌ترین بخش‌های روند ساخت و ساز رو مدیریت کنین. همچنین این نرم‌افزارها امکان ارتباط چندگانه با افراد مختلف رو هم فراهم می‌کنن. از طریق چنین نرم‌افزارهایی، مدیر می‌تونه با کارمندان و شرکت‌هایی که ازشون مصالح تهیه می‌کنه در ارتباط باشه و همچنین مطمئن بشه که هیچ کار انجام نشده‌ای باقی نمونده. این موارد گفته شده می‌تونن اثرگذاری یک کسب و کار رو افزایش بدن و حتی در زمان‌هایی که به اصطلاح بازار رونقی نداره، باعث رونق کسب و کار بشه.
•  اگر نرم‌افزاری که ازش برای مدیریت ساخت و ساز استفاده می‌کنید با ابزارهای محاسباتی یکپارچه‌سازی شده باشه، دیگه نیازی به هزینه اضافی نیست. همچنین نرم‌افزارهای مدیریت ساخت و ساز این امکان رو فراهم می‌کنن که روی تغییرات هزینه نظارت داشته باشین و از اون طرف وقت آزادی رو براتون فراهم می‌کنن که روی موارد دیگه مثل تغییر کمپانی تامین‌کننده تصمیم گیری کنین. چنین سیستم‌هایی می‌تونن گزارش‌های آنی از جریان کاری به شما بدن و بهتون اطمینان خاطر بدن که کار داره به درستی پیش می‌ره.
• یک نرم‌افزار مدیریت پروژه باید با انواع مختلف کسب و کارها سازگاری داشته باشه. مهم نیست که شرکت شما روی چه نوع پروژه‌ای کار می‌کنه. این سیستم‌ باید با انواع مختلف پروژه ساخت و ساز مثل مسکونی، تجاری یا صنعتی سازگار باشه. چون این نرم‌افزارها می‌تونن اثرگذاری کارها رو افزایش بدن و شما رو بصورت لحظه به لحظه در جریان فرآیند کار بگذارن، می‌تونین به گرفتن پروژه‌های بیشتر دل خوش کنین. فقط قبل از این کار، اول مطمئن بشید که پلتفرمی که می‌خواید ازش استفاده کنید از پس کارهای سنگین هم بر میاد تا بتونه بدون توجه به ابعاد پروژه، وظایف رو مدیریت کنه.

حفظ امنیت مستندات و اطلاعات

‌در هنگام استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز، شاید بخواید فایل‌ها و مستندات حساسی رو روی سرور آپلود کنین. برای این کار می‌تونین به سراغ ارائه‌دهندگان سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری برین. اما چرا راه دور برین؟ در تسکولو این امکان وجود داره تا فایل‌هایی با فرمت‌های مختلف و حتی تا حجم‌های چندین گیگاباتی رو هم روی پنل آپلود کنین و در هر زمان و مکانی که خواستین بهشون دسترسی داشته باشه. و البته هیچ چیزی هم فایل‌ها و دیتاهاتون رو تهدید نمی‌کنه و تسکولو حفظ امنیت فایل‌ها و مستندات شما رو تضمین می‌کنه. همچنین تسکولو با سرویس‌های مثل گوگل درایو و دراپ‌باکس هم قابلیت یکپارچه‌سازی داره. یعنی اگر فایل‌هاتون روی هرکدوم از این دو سرویس قرار داره، می‌تونین در پنل‌ تسکولو به حساب‌کاربری‌تون در این سرویس‌ها متصل بشین و به فایل‌هاتون دسترسی داشته باشین. برای اینکه اطمینان پیدا کنین امنیت دیتا‌ها و مستندات‌تون حفظ می‌شه نکات زیر رو مطالعه کنید:

•   مستندات شما باید از افراد نامناسب دور نگه داشته بشن. برای اینکار متداول‌ترین راه این هست که روی فایل‌هایی که آپلود می‌کنین رمز بگذارین. مطمئن بشید که تمامی فایل‌های حساسی که روی فضای ابری می‌فرستید، رمز‌گذاری شدن.
•  چون بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه روی فضاهای ابری هستن، شما می‌تونین در هر زمان و مکانی و با هر دستگاه متصل به اینترنت به اونها دسترسی داشته باشین. این دستگاه‌ها شامل موبایل‌ها و تبلت‌ها می‌شن. مطمئن بشید که در حین بازکردن فایل‌هایی با مضمون حساس، نکات امنیتی لازم رو در موبایل‌تون انجام دادید. بدافزارها و ویرویس‌ها همیشه در کمین هستن. پس ویروس‌یابی گوشی رو از یاد نبرید.
•  بعد از استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز باید بصورت متدوال تست‌های امنیتی رو انجام بدین. یعنی مطمئن بشید که هیچ رخنه‌ای بوجود نیومده و همه چیز در امنیت قرار داره.

مدیریت هزینه‌ها

مدیریت هزینه یک تمرین برای کاهش هزینه‌های کسب و کار محسوب می‌شه. این کار از طریق مطالعه مواردی مثل بودجه واقعی در مقابل انتظارت بودجه‌ای انجام می‌گیره تا مطمئن بشید که آیا شرکت داره بیش از نیاز هزینه می‌کنه یا نه. اگر کاشف به عمل اومد که پول بیشتری از میزان بودجه واقعی داره هزینه می‌شه، اقداماتی برای کاهش این هزینه‌ها باید انجام بگیره. یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز خوب بهتون کمک می‌کنه تا راه‌های کاهش هزینه کسب و کار رو شناسایی کنین و روی هزینه‌ها کنترل داشته باشین. برای اینکار می‌تونین از ترفندهای زیر استفاده کنید:

•  تخمین اولیه: قبل از اینکه حتی خشت اول ساخت و ساز رو بگذارین، یک تخمین از هزینه‌ها داشته باشین. مدیران ساخت و ساز در تخمین مواد و منابع مورد نیاز برای پایان یک پروژه متخصص‌ان.
•  تخمین جزئیات: بعد از انجام تخمین اولیه، باید به سراغ جزئیات برید. مدیر ساخت و ساز به همراه حسابدار شرکت باید تخمین‌های اولیه رو انجام بدن. یعنی دقیق مشخص بشه که چه چیزی مورد استفاده قرار می‌گیره. اینکار می‌تونه از ایجاد اختلاف در طول پروژه جلوگیری کنه.
•  نقشه راه هزینه‌ها: اینکار باید توسط مدیر ساخت و ساز و حسابدار انجام بگیره تا مشخص بشه چقدر پول نقد در طول پروژه مورد نیازه. اگر تخمین هزینه و نقشه‌راه با هم مطابقت کنن، پروژه تحت کنترل باقی خواهد موند، وگرنه عنان پروژه از دست مدیر خارج می‌شه.

سرویس دهی موثر

یکی از مواردی که در حین انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز هیچوقت نباید ازش چشم پوشی بشه، کیفیت سرویس‌دهی و پشتیبانی اون نرم‌افزاره. یک نرم‌افرار مدیریت پروژه خوب، کارکردن باهاش باید راحت باشه. یعنی افراد بدون مشکل بتونن کارکردن با این نرم‌افزار رو یاد بگیرن. برای یک مدیر ساخت و ساز شدن باید سال‌ها آموزش آکادمیک ببینید و سالها تجربه اندروزی کنین تا به یک متخصص تبدیل بشین. اما استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز کمک می‌کنه که حتی یک فرد مبتدی هم در کوتاه‌ترین زمان با زیر و بم‌های یک کسب و کار مثل RFI، نامه‌ها، مسئولیت‌ها و… آشنا بشه. در صورت استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه، مدیر پروژه و افراد کلیدی در پروژه ساخت و ساز می‌تونن از طریق نرم افزار و با راحتی با هم تبادل اطلاعات و اسناد انجام بدن.

هر نرم‌افزاری نمی‌تونه ویژگی‌های گفته شده در بالا رو ارائه بده. یکی از مهم‌ترین فاکتوهایی که در انتخاب یک نرم‌افزار مدیریت پروژه مد نظر داشته باشین، راحتی در استفاده‌ست. راحتی در استفاده، بهره وری رو افزایش می‌ده.
من در بالا چندین بار اسم تسکولو رو ذکر کردم. اما اگر می‌خواید با دیدگاه‌های واقعی مشتریان ما در مورد تسکولو، ویژگی‌هاش و کیفیت سرویس دهی اون آشنا بشید، بخش مطالعات موردی را مطالعه کنید. به علاوه اگر در مورد استفاده از تسکولو هرگونه سوالی داشتید می‌تونین از طریق صفحه تماس با ما یا چت آنلاین با پشتیانی سوال‌تون رو مطرح کنین تا دوستان ما در سریع‌ترین زمان بهتون پاسخ بدن.

استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز می‌تونه کمک زیادی به مدیران فعال در این حوزه بکنه. اونها هر کمکی رو که بخوان از طریق نرم‌افزار بدست می‌آرن. با یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز می‌شه کارهایی رو مدیریت کرد که از پس هیچ نرم‌افزار یا اپلیکیشن دیگه‌ای بر نمیاد و همچنین این نرم‌افزار می‌تونه در هر زمان و مکانی قابل دسترسی باشه. برای کسب و کارهایی که کارشون رو بصورت ریموت پیش می‌برن، استفاده از چنین نرم‌افزارهایی یک ضرورت به حساب میاد. اگر می‌خواید یک نرم‌افزار مدیریت ساخت و ساز خوب انتخاب کنید، معیارهای گفته شده در بالا رو مدنظر داشته باشین.