Agile چیست و برای کدام نوع از کسب و کارها مفیدتر است؟

بر اساس آمار حدود 71 درصد شرکت‌ها از سیستم مدیریت پروژه چابک یا agile  برای مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی استفاده می‌کنند. از طرف دیگر شرکت‌های بزرگ بعد از استفاده از سیستم مدیریت agile توانستند به 60 درصد سود بیشتر برسند. 

اما با تمام این اوصاف  agile چیست؟ و استفاده از این روش برای کدام یک از کسب و کارها مفیدتر است؟ اجایل اسکرام به معنای اجایل در مدیریت پروژه است؟ یا قطعا این دو موضوع متفاوت از یکدیگر تعریف می‌شوند؟

برای پیدا کرد پاسخ همراه تیم تسکولو باشید. 

Agile چیست؟

اجایل یا چابک سازی تعریف‌های مختلفی دارد. اما اجازه بدهید با یک مثال کلی و قدم ‌به ‌قدم پیش برویم. فرض کنید شما یک تصویرساز حوزه‌ی کتاب کودک هستید. و قرار است برای یک کتاب داستان تصاویر جذابی خلق کنید. این وسط شما بر اساس داستان تصاویر را به شکل کامل می‌کشید. 

تصاویر به انتشارات می‌رود و از طرف مدیر انتشارات رد می‌شود. (به هر دلیلی) و شما دوباره مجبور می‌شوید بر اساس نظرات آن‌ها تصاویر تازه‌ای بکشید. طبیعتا طراحی تمام تصاویر از شما وقت و انرژی زیادی می‌برد.

حالا بیایید تصور کنیم که به‌جای کشیدن یک‌باره‌ی تمام تصاویر، شما بر اساس نظرات واحد هنری و مدیر انتشارات، تنها تصاویر چند صفحه‌ی اول را می‌کشیدید. و بعد از یک هفته و دریافت بازخوردها ضمن تصحیح بخش قبل، تصاویر جدید را هم با توجه به واکنش‌ها می‌کشیدید. و این روند یعنی خلق تصاویر بر اساس نیازسنجی و اصطلاح مرحله‌به‌مرحله انقدر طی می‌شد تا سرانجام تصویرسازی به پایان مارسید.

در این حالت شما زمان کمتری را برای کشیدن طرح اولیه صرف می‌کنید چراکه فقط باید دو صفحه را به‌طور مثال طراحی کنید و بعد از دریافت بازخوردها هم فقط کافی است همان دو صفحه را بازآفرینی کنید و سایر صفحات معمولاً با اشکالات کمتری مواجه می‌شوند چراکه از ابتدا نیازسنجی دقیقی انجام داده‌اید. 

درواقع مدیریت پروژه اجایل یک روش یا یک سند خاص و یا یک دستورالعمل ویژه نیست. بلکه مجموعه‌ای از قدم‌های کوچک است که از ابتدا و بر اساس داستان یا نیاز مشتری طراحی‌شده و در هر بخش دارای متر و معیار مشخصی برای اندازه‌گیری مسیر رفته و سطح موفقیت است.

 در این روش شما با روشن کردن اهداف و چشم‌اندازها مسیر پروژه را ترسیم و فعالیت‌ها را در اختیار بخش‌های مختلف گروه قرار می‌دهید. تیم‌ها برای رفع مشکلات با هم همکاری می‌کنند. و هر بخش از پروژه به طور موازی با سایر بخش‌ها پیش می‌رود، ضمن اینکه به‌طور هم‌زمان می‌توانید بازخورد بخشی از کار را هم از مشتری یا کارفرما بگیرید. 

به‌این‌ترتیب در صورت بروز مشکل در بخشی از پروژه لازم نیست چرخ را از اول اختراع کنید، بلکه فقط باید به سراغ تعمیر و بازآفرینی همان پیچ اشتباه بروید. بنابراین در زمان، هزینه‌‌ها و از همه مهم‌تر بودجه‌ی نیروی انسانی شرکت صرفه‌جویی می‌کنید. 

 اگر بخواهیم نگاهی به آمار داشته باشیم باید بگوییم که حدود چهار پنجم شرکت‌های بزرگ حوزه‌های مختلف فناوری ارتباطات در تمام بخش‌های کاری به شکلی از agile برای توسعه و پیشبرد بهتر اهداف در بخش‌های مختلف استفاده می‌کنند. اما سه‌چهارم شرکت‌ها (از یک جامعه‌ی آماری شامل 1300 شرکت) تنها در بخشی از کسب‌وکار از متد اجایل کمک گرفتند. خوب است نگاهی هم به این آمار داشته باشیم:

• تحقیق و توسعه (83 درصد)
• تولید و عملیات (82 درصد)
• خدمات و پشتیبانی مشتریان (79 درصد)
• بازاریابی و ارتباطات (79 درصد)
• فروش (78 درصد)
• منابع انسانی ، مالی و اداری (78 درصد)

مراحل مختلف مدیریت پروژه اجایل چیست؟

1. آماده کردن لیست: درخواست‌ها و نیازهای مشتری را در یک لیست بنویسید. مواردی و عملکردهایی که باید در نرم‌افزار یا محصول نهایی مشاهده بشود. درنهایت شما به یک لیست می‌رسید که به لیست نیاز مشتری معروف است. این لیست پایه‌ی to do list تیم شماست.
2. برآورد و اندازه‌گیری: حالا قرار است خواسته‌های مشتری را به قدم‌های کوچک تقسیم کنید. در این بخش با متر و معیارهایی که قابل‌اندازه‌گیری باشد، مثل سطح بودجه، میزان موفقیت در مرحله، تعیین بازه زمانی برای رسیدن به هدف اولیه و... را مشخص می‌کنید. به‌این‌ترتیب می‌توانید خیلی راحت میزان پیشرفت تیم‌ها و عملکردشان را اندازه‌گیری کنید.
3. مشخص کردن اولویت‌ها: کدام کارها را باید زودتر انجام بدهید؟ کدام بخش از وظایف می‌توانند تا تکمیل بخشی از پروژه‌ی نهایی منتظر بمانند؟ این‌ها سؤالاتی است که با تعیین اولویت از سوی کارفرما یا مشتری می‌توانید به آن‌ها پاسخ بدهید و بر اساس اولویت‌ها کارها را شروع کنید.
4. اجرا: لیست‌ها آماده است. هر تیم بر اساس اولویت‌ها و اهداف تعیین‌شده باید در زمان مشخص کارش را انجام بدهد. پروژه‌های کوچک بعد از تکمیل در هر مرحله در اختیار مشتری قرار می‌گیرند تا بر اساس بازخوردها ادامه‌ی روند کار طی بشود. 
5. به‌روزرسانی: گاهی بخشی از پروژه به هر دلیلی به‌موقع به پایان نمی‌رسد. گاهی بازخورد مشتری باعث می‌شود که نوع اولویت‌ها و یا مسیر بخشی از پروژه تغییر کند. در این حالت می‌توانید بر اساس بازخوردها، اولویت‌های جدید تعریف کنید و ادامه‌ی کار را بر این اساس به‌روزرسانی کرده  به تیم‌ها واگذار کنید.

روش‌های مختلف اجرای agile چیست؟ نگاهی به اجایل اسکرام

همانطور که دیدیم مدیریت پروژه اجایل  agile نوعی شیوه و روش است. بنابراین طبیعی است که بسیاری از کسب‌وکارها برای استفاده از روش‌های چابک از چهارچوب‌های مختلف و روش‌های متفاوتی استفاده کنند.

اسکرام یکی از محبوب‌ترین روش‌هاست. که در کنار XP توانستند تبدیل به روش‌های محبوب مدیریت پروژه اجایل شوند. و روش سنتی کانبان را تا حدی کنار بزنند. بر اساس آمار حدود 78 درصد شرکت از ترکیب اسکرام با یکی از XP یا کانبان برای مدیریت پروژه کمک می‌گیرند و تنها 16 درصد از شرکت‌ها از اسکرام به تنهایی استفاده می‌کنند.

اما ویژگی‌های اجایل اسکرام چیست؟

روش اسکرام چیست؟

اسکرام یک فریم ورک و چهارچوب بر پایه‌ی تفکر چابک یا مدیریت پروژه اجایل است. درواقع گروه‌ها و شرکت‌ها نمی‌توانند با سرعت به سمت چابک شدن پیش بروند، چراکه همان‌طور که دیدیم  agileنوعی تفکر و ذهنیت است. اما اسکرام مجموعه‌ای ابزارها، نشست‌ها و رویدادها و نقش‌های مختلف است که در کنار هم به توسعه‌ی ایده‌ها و رفع موانع کمک می‌کنند و در عین حفظ سرعت و کارایی به شکوفا شدن ایده‌ها و خلاقیت تیم هم کمک می‌کند.

اسکرام کارش را با پذیرش یک نکته شروع می‌کند؛ و این نکته چیزی نیست جز عدم آگاهی تیم نسبت به پروژه. در واقع هنگامی‌که شما از فریم ورک اجایل اسکرام استفاده می‌کنید، می‌توانید که تجربه‌ها و سطح یادگیری کل تیم با انجام بخش‌های مختلف پروژه و در طی نشست‌ها و دریافت بازخوردها بیشتر و بهتر می‌شود و قرار است یک یادگیری جمعی در طول پروژه محقق بشود. 

نکته‌ی مهم اینکه اسکرام یک چهارچوب از پیش تعریف شده نیست که نتوانید هیچ بخشی از آن را حذف کنید، بلکه یک ساختار شناور است که می‌توانید آن را با توجه به نیازها و اهداف پروژه تعریف کنید. درواقع اسکرام مثل جعبه ابزاری است که شما می‌توانید بر اساس نیازتان ابزارهای مختلف در بخش‌های مختلف بچینید و البته با کسب تجربه و ابتکار خودسازمان‌دهی داشته باشید. این روش در مقابل روش‌هایی قرار می‌گیرد از قبل یک الگوریتم کامل را در اختیار کاربر و تیم قرار می‌دهند و از آن‌ها می‌خواهند خودشان و شرایط را بر اساس این الگوریتم تنظیم کنند. 

مزایای اجایل در مدیریت پروژه و توسعه نرم‌افزار چیست؟

خوب است بدانید که 80 درصد از پروژه‌های فدرال امریکا برای موفقیت بیشتر از مدیریت پروژه اجایل استفاده می‌کنند. از طرف دیگر بر اساس آمار سال 2020 بیش از 500 شرکت به سمت استفاده از مدیریت پروژه اجایل حرکت کردند که در این میان نام شرکت‌های بزرگی مثل مایکروسافت، سیسکو و mbi دیده می‌شود.

اما مدیریت پروژه به سبک اجایل چه مزایایی دارد؟ 

مزایای روش اجایل برای مشتری: ازآنجایی‌که در روش اجایل خیلی سریع‌تر بخش اولیه محصول یا بخش‌های مهم به مشتری ارائه می‌شود، و دائم مسیر پروژه با درخواست مشتری هماهنگ می‌شود؛ مشتری کاملاً حس می‌کند که گروه خیلی سریع‌تر به درخواست‌های توسعه پاسخ می‌دهد. و همچنین ویژگی‌هایی باارزش‌های بالاتر با چرخه‌های کوتاه‌تر و سریع‌تر توسعه پیدا می‌کنند. همچنین به دلیل نیازسنجی صحیح محصولی مطابق با نظرات مشتری تولید و مشارکت مشتری در طول توسعه‌ی پروژه بیشتر می‌شود.

مزایای روش اجایل برای گروه فروش: با تمرکز تیم برای توسعه‌ و بهبود بخش‌های باارزش، سطح هدر رفت بودجه کمتر می‌شود. از طرفی در سیستم  agileخیلی سریع علت نارضایتی مشتری مشخص می‌شود و این موارد در زمان کمتری بهبود پیدا می‌کنند. به‌این‌ترتیب زمان ورود به بازار محصول نهایی‌ای که خطاهای محصول قبلی را ندارد کمتر شده و مشتری و بازار هدف حفظ می‌شود.

مزایای روش اجایل برای تیم توسعه: در مدیریت پروژه به روش اجایل تمرکز کمتری به تولید گزارش‌ها و مستندات به شکل سنتی وجود دارد. در نتیجه اعضا به‌‌جای اینکه وقتشان را برای گزارش‌نویسی‌ها و ایجاد آمارهایی که گاهی هیچ کاربردی ندارد، صرف کنند، می‌توانند به فعالیت‌های با ارزش‌تر یا اصطلاحاً مولد بپردازند. فعالیت‌هایی که از ابتدا با نیازسنجی صحیح از مشتری، میزان ارزش و کارایی آن‌ها در ساخت و موفقیت محصول نهایی مشخص‌شده است.

سایر مزایای روش اجایل: دریافت بازخوردها و بازبینی پروژه‌ها در زمان کمتری انجام می‌شود و درنتیجه هزینه‌های مالی و زمانی به‌شدت کاهش می‌کند. این موضوع کاملاً در نقطه‌ی مقابل استفاده از روش سنتی مدل آبشار است که در به شکل خطی به مدیریت پروژه می‌پردازد.

میزان تطابق روش اجایل با شرایط بازار و انعطاف این روش برای مدیریت هم بسیار بهتر از سایر روش‌های مدیریت پروژه است چراکه پروژه مثل قطاری متشکل از واگن‌های مختلف تعریف‌شده است و در صورت مشکل می‌توان تعداد واگن‌ها را کم کرد و مسیر چند واگن را تغییر داد، به‌جای آنکه کل قطار تغییر مسیر بدهد.

آیا استفاده از روش اجایل اسکرام برای کسب و کار شما مناسب است؟

پروژه‌هایی که از روش اجایل برای مدیریت بهتر کمک می‌گیرند تا 90 درصد انعطاف بیشتری نسبت به تغییرات بازار دارند، و حدود 70 درصد سریع‌تر نسبت به سایر شرکت‌ها توانستند به تغییرات پاسخ مثبت بدهند و با آن‌ها هماهنگ بشوند. 

با این اوصاف شاید تمام شرکت‌ها دوست داشته باشند از چهارچوب خوب و مفیدی مثل اجایل اسکرام برای مدیریت استفاده کنند. اما به نظرتان این روش برای تمام تیم‌ها و شرکت‌ها مفید است؟

اگر دغدغه اجایل دارید شاید نکاتی در رابطه با سرپرستی تیم هم برایتان جالب باشد: سرپرست تیم؛ راهنمای مسیر موفقیت

مولفه‌های تاثیرگذار کسب و کار برای انتخاب روش اجایل اسکرام

فرهنگ سازمانی  فردی: تغییرات در اسکرام و مدیریت چابک خیلی سریع اتفاق می‌افتند. و معمولا تیم باید بتواند در یک بازه کوتاه دو هفته‌ای تغییراتی را ایجاد کند. سوال اساسی این است که آیا تیم شما و یا کسب و کارتان، آمادگی پذیرش تغییراتی در این سطح را دارد؟ آیا افراد حاضر در تیم می‌توانند با توجه به چشم‌انداز به خودسازمان‌دهی و خلاقیت موردنظر روش اجایل اسکرام برسند؟ آیا پذیرش تولید به شکل اسکرام در اعضا و مالک محصول وجود دارد؟ درواقع ازآنجایی‌که روش اجایل تنها نوعی روش است و اسکرام چهارچوبی برای انجام کارها و به پایان رساندن کارهای عقب افتاده بر اساس زمان‌بندی مشخص و توجه به کار تیمی است؛ شاید بهتر باشد قبل از استفاده از این روش به سیستم سازمانی و روحیه‌ی تغییرپذیری و تعهد به کار تیمی در کسب‌وکارتان توجه کنید. 

نوع کسب‌وکار: روش مدیریت پروژه اجایل اسکرام برای کسب‌وکارهایی که در سمیر توسعه‌شان نیاز به انعطاف زیادی دارند؛ قابل‌استفاده است. درواقع در این روش شما باید خودتان را با نیازهای مشتری تطبیق بدهید و برای مشکلات خیلی زود راه‌حلی پیدا کنید. مشاغلی که شرایط پیش روی آن‌ها برای رسیدن به مقصد کمی مبهم است، هم کاندیداهای خوبی برای استفاده از روش مدیریت پروژه اجایل اسکرام هستند. مثل توسعه نرم‌افزارها، فعالیت‌های مرتبط با دیجیتال مارکتینگ و... 

در این میان اگر کسب‌وکار شما نیاز به مستندسازی زیاد دارد، یا بر اساس محدوده‌ی زمانی و بودجه‌ی کاملاً مشخص و بدون انعطاف پیش می‌روید استفاده از روش اجایل اسکرام برای مدیریت کسب‌وکارتان چندان مفید نیست. 

منابع لازم و کافی برای آموزش تیم: آقای فیتلینگر مدیر یک شرکت بازاریابی دیجیتال است. او می‌گوید که روش مدیریت پروژه‌ اجایل اسکرام به‌خوبی توانسته به تیم او کمک کند. اما در شرایطی خاص و ویژه. فیتلینگر به خاطر تجربه‌ی قبلی‌اش و کار در یک شرکت بزرگ از همان ابتدا به سراغ اجرای روش اجایل اسکرام می‌رود. او دو ماه به مدیر تیم فرصت می‌دهد تا مطالعه‌های لازم راجع به این روش انجام بدهد و در دوره‌های آمادگی شرکت کند. سپس از همین مدیر به‌عنوان اسکرام مستر تیم کمک می‌گیرد. از طرف کارمندان و اعضای تیم هم برای تلاش و به دست آوردن دانش جدید آماده بودند و از ایده‌ها و راهکارهای جدید استقبال می‌کردند.

پس شاید خوب باشد قبل از انتخاب روش agile مطمئن شوید که بودجه و زمان کافی برای آموزش و اماده‌سازی اعضای تیم را دارید؟

به گفته‌ی بسیاری از متخصصان اگر این تجربه اولین تجربه‌ی واقعی شما برای مدیریت پروژه به سبک اجایل اسکرام است، خیلی بهتر است که از یک اسکرام ترینر کمک بگیرید. اما گاهی بودجه‌ی شرکت این اجازه را نمی‌دهد یا کسب‌وکار انقدر کوچک است که نیازی به این هزینه‌ها نیست؛ در این حالت می‌توانید برای آموزش و پیاده‌سازی روس اجایل اسکرام از سایت‌های آموزشی استفاده کنید بر اساس آمار اولین نتایج درخشان استفاده از این روش مدیریت پروژه در کسب‌وکارهای کوچک به‌طور متوسط بعد از شش ماه تا یک سال از شروع مدیری پروژه به روش اجایل اسکرام قابل‌مشاهده خواهند بود.

سایر موارد: یکی از موارد و تعریف‌های مهم در روش اسکرام اجایل تعداد افراد حاضر در تیم است. به گفته‌ی جف بزوس بهترین تیم، تیمی است که بتوانیم با دو پیتزا از پس سیر کردنشان بربیاییم. پس اگر گروه‌هایی با تعداد نفرات بسیار زیاد دارید؛ شاید حرکت به‌سوی اسکرام چندان برایتان جالب نباشد. از طرفی اگر افراد تیم بسیار کم است(حالت ایده‌آل بین 5 تا 9 نفر است) احتمال شکنندگی و از هم پاشیدن تیم بالا می‌رود. 

نکته‌ی بعد سطح تعامل اعضای تیم است، آن‌ها باید ازخودگذشتگی داشته باشند و بتوانند با سایر اعضا به شکلی سازنده تعامل کرده و در قالب یک «ما» تیمی حرکت کنند. و البته توانایی به سرانجام رساندن چندین پروژه را هم داشته باشند.

و نکته‌ی مهم دیگر دسترسی اعضای گروه به یکدیگر برای تبادل اطلاعات و رفع موانع است. تا قبل از شیوع کویید نوزده، بسیاری از شرکت‌ها حضور کارمندان در شرکت در کنار هم را به‌عنوان یکی از مولفه‌های اصلی موفقیت اجایل اسکرام تعریف می‌کردند. این مولفه این روزها با توجه به گسترش امکان دورکاری و استفاده از شبکه‌های ابری کمرنگ شده و تنها داشتن وقت آزاد برای ایجاد تعامل به‌عنوان معیار تشکیل تیم اجایل اسکرام موردتوجه قرار می‌گیرد. 

همچنین اگر کسب‌وکار شما شرایط زیر را دارد بهتر است از روش اجایل اسکرام برای مدیریت بهتر کمک بگیرید:

• بر اساس نظر مشتری دائم مسیرش را تغییر بدهد.
• لازم است که دائم بازخورد نظرات را دریافت و بر اساس آن مراحل بعد را پیاده کند.
• سرعت در تحویل پروژه مهم است.
• گروه‌هایی دارید که باید به‌طور موازی روی بخش‌های مختلف پروژه کار کنند.