KPI چیست و چرا مهم است؟!

در دنیای تجارت و کسب‌وکار، یکی از مفاهیم بسیار مهم، شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPI است. KPI برای هر شرکت یا کسب‌وکاری منحصر به‌فرد است و تعیین‌کننده میزان دستیابی به اهداف تجاری و مقیاسی از پیشرفت آن کسب‌وکار است. شاخص‌ کلیدی عملکرد با هدف‌گذاری برای تجارت شما، کمک می‌کند تا بدانید چه هنگام شرکت شما از مسیر صحیح تجاری خود، منحرف شده‌است و به همین دلیل هدف KPI، بهبود سلامت سازمانی است. به همین دلیل هر فردی که در بخش بازاریابی کار می‌کند، باید بداند KPI چیست و چرا مهم است و برای هر بخش از فعالیت‌های مختلف یک کسب‌وکار، KPI در نظر گرفته شده، چیست. در این مطلب از تسکولو می‌خواهیم هرآنچه نیاز است از اهمیت و کاربرد KPI بدانید را توضیح دهیم؛ پس برای پیشرفت در کار تیمی خود، تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

مفهوم و تعریف KPI چیست؟!

KPI یا شاخص کلیدی عملکرد، معیاری است که شرکت‌ها براساس آن میزان تحقق و عملی‌ شدن اهداف عملیاتی و استراتژیک خود را بررسی می‌کنند. KPI هر کسب‌وکاری منحصر به‌فرد است و براساس اولویت‌های فردی یا عملکردی همان سازمان طراحی می‌شود و به‌طور کلی KPIها در جهت اهداف و استانداردهای کلی هر کسب‌وکار و صنعت تعیین می‌شوند و برای هدف‌گذاری آن استفاده می‌شوند.

ویژگی‌های اصلی KPI

هر شاخص کلیدی عملکردی ۳ ویژگی اصلی دارد که برای تعیین و هدف‌گذاری صحیح در هر سازمانی باید به این ویژگی‌ها توجه شود. ویژگی‌های KPI شامل موارد زیر است:

• کمی بودن KPI: باید بتوان شاخص کلیدی عملکردی را به‌صورت عددی تعیین نمود و به کمک آن میزان پیشرفت را بررسی کرد.
• کاربردی بودن KPI: برای تعیین این شاخص‌ها، باید فرآیندهای موجود در شرکت یا کسب‌وکار را مدنظر قرار داد تا KPI تعیین شده با این فرآیندها منطبق باشد و از این طریق برای آن کسب‌وکار، کاربردی باشد.
• قابل اقدام بودن KPI: باید بتوان از شاخص‌های تعیین شده، به‌صورت عملی استفاده کرد تا تغییراتی که نیاز است را در فرآیندها و اقدامات اعمال کرد.

برای آن‌که KPI تعیین شده مؤثر باشد، باید بر اساس داده‌های قابل اجرا و قانونی باشد و باید در راستای اهداف تجاری آن کسب‌وکار باشد و بستر دست‌یابی به آن اهداف را فراهم کند.

یکی از نکات مهم که باید در تعیین شاخص کلیدی عملکردی به آن توجه کنیم، این است که باید به گونه‌ای تعریف شود که عوامل خارج از کسب‌وکار و شرکت که کنترلی روی آن‌ها نداریم، نتوانند در KPI دخالت داشته باشند. یکی دیگر از نکات مهم این است که هر KPI باید بازه‌ زمانی مشخصی داشته باشد که در طول آن بازه زمانی، نقاط کنترلی تعریف شوند تا میزان دست‌یابی به KPI، مورد بررسی قرار گیرد.

چرا تعیین KPI برای شرکت‌ها و کسب‌وکارها اهمیت دارد؟!

بسیاری از شرکت‌ها، با وجود آن‌که وظایف مشخصی را برای اعضای تیم تعیین کرده‌اند و کار تیمی منسجم و فعالی دارند، اما به اهدافی که تعیین شده‌اند، نمی‌رسند و نمی‌توانند مشکلات خود را متوجه شوند تا برای آن‌ها راه‌حلی پیدا کنند. به همین دلیل است که تنها هدف‌گذاری و کار تیمی اهمیت ندارد، بلکه باید شاخص کلیدی عملکردی نیز تعیین شود تا براساس آن، مشخص شود تا چه حد فعالیت‌های انجام شده و نتایج به‌دست آمده، در راستای اهداف شرکت است.

برای آن‌که اهمیت تعیین KPI برای کسب‌وکار را متوجه شوید، در ادامه به چند مورد مهم اشاره کرده‌ایم که به شما کمک می‌کند تا بدانید اهمیت تعیین KPI چیست؟!

نظارت بر پیشرفت شرکت

با تعیین چند KPI ساده همچون شاخص کلیدی عملکردی درآمد، مشتریان، کارمندان، فرآیندها و... می‌توانید میزان پیشرفت شرکت را تحت کنترل داشته باشید و در نتیجه سبب افزایش درآمد کسب‌وکار خود شوید.

میزان دست‌یابی به اهداف شرکت

مسیر دسترسی به اهداف کلی که مدیر ارشد شرکت یا کسب‌وکار آن را تعیین می‌کند را می‌توان با تعیین چند KPI ساده‌تر نمود و در نتیجه همواره اقدامات کارکنان، در مسیر همان اهداف باشد و انرژی آن‌ها برای اهداف حاشیه‌ای هدر نرود. شاخص‌های کلیدی عملکردی همچون شاخص کیفیت، شاخص بهره‌‌وری، شاخص سود‌آوری و... برای نشان دادن میزان دست‌یابی به اهداف، مناسب هستند.

برای مدیریت کسب‌وکارها، این کتاب‌ها را بخوانید!

بررسی اقدامات کارکنان

با تعیین شاخص‌های کلیدی عملکردی صحیح، می‌توان بازده کاری کارکنان را مورد بررسی قرار داد و این کمک می‌کند تا نه‌تنها میزان زمان و نیروی صرف شده بر روی پروژه‌های متفاوت را بررسی کنید و بتوانید برای پروژه‌های آینده پیش‌بینی صحیحی داشته باشید؛ بلکه نشان‌دهنده این است که آیا هزینه‌های پرداخت شده، همچون اضافه‌کاری، در محل درستی خرج شده است یا خیر. KPIهایی که به بررسی اقدامات کارکنان کمک می‌کند، شامل ساعت کاری، درآمد ایجاد شده، اضافه‌کاری و وضعیت تکمیل پروژه‌ها است.

شاخص‌های مرتبط با مشتریان

نه‌تنها نیروهای داخلی و اهداف شرکت اهمیت دارند؛ بلکه در تعیین KPI باید بخش مرتبط با مشتریان را نیز در نظر گرفت. شاخص‌هایی که برای مشتریان تعیین می‌شوند، نشان‌دهنده میزان جذب مشتریان، درآمد حاصل از آن‌ها و همچنین هزینه‌ای است که برای جذب مشتریان صرف شده است.

شاخص‌های عملیاتی شرکت

تعیین KPI یک روش عالی است که کمک می‌کند تا مدیران بتوانند از بخش‌های عملیاتی پروژه اطلاعات درستی در دست داشته باشند و به کمک آن، به‌صورت روزانه، فرآیندها را بررسی کنند. به همین دلیل است که برای امور مالی، کارکرد کارکنان، تولید (در کسب‌وکارهایی که فرآیندهای تولید محصول دارند) و همچنین بازاریابی، KPIهایی تعیین می‌شود.

آسان‌تر شدن رسیدگی به امور مالی

با آگاهی دقیق از این مسئله که KPI چیست، می‌توان از آن برای رسیدگی به امور مالی نیز استفاده نمود و میزان درآمدها و پرداختی‌ها را به‌طور منظم کنترل کرد. به این طریق، رسیدگی به مسائل مالی به‌صورت سالانه انجام نمی‌شود و در نتیجه به‌سرعت می‌توان به مشکلات به‌وجود آمده پاسخ داد.

اندازه‌گیری میزان پیشرفت کارها

این مورد با میزان دست‌یابی به اهداف متفاوت است. در حقیقت چنانچه یک شرکت، برنامه منظمی داشته باشد، می‌تواند با یک استراتژی منطقی، میزان درآمد، تعداد کارکنان و... را در ابتدای هرسال تعیین نماید و سپس با تعیین شاخص‌های عملکردی مناسب در بازه‌های زمانی هفتگی، ماهانه و سه ماهه، میزان نزدیک شدن به اهداف سالانه را بررسی کند.

برای موفقیت در کسب‌وکار با برنامه‌ریزی روزانه این مطلب را بخوانید!

رفع سریع‌تر مشکلات

همان‌طور که با تعیین شاخص عملکردی برای هزینه‌ها و اقدامات کارکنان، کمک می‌کند تا در بازه‌های زمانی کوتاه‌تری، فرآیندها بررسی شوند؛ تعیین KPI برای پروژه‌ها نیز سبب بررسی منظم آن‌ها می‌شود و در نتیجه بروز هر مشکلی به سرعت تشخیص داده می‌شود. همچنین با بررسی گزارش‌کارهای قدیمی، می‌توان بروز مشکلات را پیش‌بینی کرده و اقدامات و تمهیدات لازم را ایجاد نمود.

پیش‌بینی وضعیت و تغییر مسیر

استفاده از KPI و گزارش‌کارهایی که منطبق با آن‌ها تنظیم می‌شود، در یک بازه زمانی طولانی‌تر، می‌تواند اطلاعات مفیدی را در دسترس کسب‌وکارها قرار دهد. برای مثال چنانچه شرکتی در حال رکود باشد، بررسی شاخص‌های کلیدی عملکردی و تعیین چند شاخص برای دستیابی و تحقق آن‌ها، کمک می‌کند که مسیر مالی و کاری شرکت تغییر کرده و از حالت رکود خارج شود.

همچنین بررسی کلی گزارش‌کارها و KPIها، کمک می‌کند تا زمان‌های منظم و قابل پیش‌بینی که شرکت دارای فروش یا فشار کاری کمتری است، شناسایی شود تا از این زمان‌ها، برای فعالیت‌های دیگر همچون آموزش و تبلیغات و... استفاده شود.

چگونه KPI تعیین کنیم؟!

تعیین KPI فرآیندی است که نیاز به مطالعه و دانش کافی دارد؛ با این‌حال می‌توان آن را در مراحلی، به‌طور کلی، خلاصه کرد. برای انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد، باید عواملی که رهبر تیم در مدیریت سازمان استفاده می‌کند، در نظر گرفته شود.

در مرحله بعد، باید بررسی کنید که آیا این عوامل با توجه به استراتژی‌های اعلام شده، به ارزیابی میزان پیشرفت شرکت کمک می‌کند یا خیر. در نهایت، باید اطمینان حاصل کنید که KPIهایی که تعیین کرده‌اید، به اندازه کافی واضح و ساده هستند تا برای افرادی که گزارش‌کارها را بررسی می‌کنند، به سادگی قابل درک باشند. این به افرادی که در داخل یا خارج از شرکت حضور دارند، کمک می‌کند تا بتوانند ارزیابی صحیحی از فرآیندهای شرکت داشته باشند.

هنگام تعیین KPI، چند نکته را به خاطر داشته باشید. با وجود آن‌که هر صنعت و کسب‌و‌کاری استانداردهای خاص خود را دارد، این بدان معنا نیست که باید KPIهایی که تعیین می‌کنید، لزوما مشابه با شاخص‌های کلیدی عملکردی رقبای شما باشد. در حقیقت باید میزان مرتبط بودن این شاخص‌ها، با کسب‌وکار و واحدهای عملیاتی شرکت خود را بسنجید.

نکته مهم دیگر این است که نمی‌توان عدد دقیقی را برای تعیین تعداد KPI یک شرکت تعیین نمود. با این‌حال، به‌طور کلی، در مشاغل مختلف تعداد شاخص‌ها بین چهار تا ده مورد است. به دلیل اهمیت KPI در پیشرفت کسب‌وکار، بهتر است به‌جای در نظر گرفتن تعداد شاخص‌های تعیین شده، میزان کارآمدی آن‌ها را مورد بررسی قرار دهید و بر این اساس، KPIهای خود را انتخاب کنید.

با تعیین KPI، مشکلات ناشناخته را حل کنید!

همان‌طور که در این مطلب صحبت کردیم، تعیین KPI درست، نه‌تنها سبب هدف‌گذاری صحیح و کار تیمی بهتر می‌شود؛ بلکه کمک می‌کند تا در صورت بروز مشکل، بتوانید آن‌ها را سریع‌تر تشخیص دهید و حتی قدرت پیش‌بینی برخی مشکلات را برای شما ایجاد می‌کند. تعیین KPI، تنها مسئله مهم نیست، بلکه بررسی و گزارش‌دهی مناسب آن‌ها اهمیت بیشتری دارد. با توجه به حجم بالای کاری بسیاری از کسب‌وکارها، بررسی گزارش‌کارها به‌صورت منظم دشوار است. به همین دلیل تسکولو این مشکل را برای شرکت‌ها و کسب‌وکارها رفع نموده است.

با انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکردی صحیح، می‌توانید از کارکنان خود بخواهید تا گزارش‌کار خود را به‌صورت منظم و با توجه به KPI تعیین شده برای آن‌ها، در تسکولو ثبت کنند. این فرآیند، نه‌تنها نظم فعالیت‌ها در کار تیمی را افزایش می‌دهد؛ بلکه به شما کمک می‌کند تا به‌صورت روزانه یا در فواصل زمانی منظم، در جریان فعالیت‌ها باشید. با تسکولو، می‌توانید به‌راحتی هدف‌گذاری کنید و به اهداف تعیین شده، برسید.