رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
مبارزه با غیبت و شایعه‌پراکنی، یکی از رموز موفقیت در مدیریت تیم
هلن کلر می‌گوید: «هیچ‌کدام از ما به‌تنهایی نمی‌تواند به‌اندازه‌ی همه‌ی ما قوی باشد.» حالا همه می‌دانند کارگروهی و تیمی، میان‌بر و نردبان و حتی آسانسور موفقیت است. البته این در صورتی است که مدیریت تیم حرفهای انجام شود و تیم از حاشیه‌ها مصون بماند. حواشی همیشه در کمین‌اند و اگر مراقب نباشید، مثل آفت به جان تلاش‌هایتان می‌افتند. یکی از این حاشیه‌های بسیار آسیب‌زننده، غیبت و شایعه ساختن در تیم و سازمان و اداره است.
اگرچه یکی از اصول مدیریت تیم و تیم سازی حرفهای، برقراری رابطه‌ای دوستانه بین اعضای تیم است؛ اما دوستی و صمیمیت، مرز باریکی با به حاشیه رفتن دارد؛ آن‌قدر باریک که اگر مدیر تیم به این مسئله دقت نکند، یک‌روز سر بلند می‌کند و می‌بیند تیم به جای تمرکز روی هدف، درگیر مسائل بی‌اهمیت است و حتی ممکن است کارش به فروپاشی و نارضایتی شغلی عمیق برسد.
همان‌طور که طبق پژوهش موسسه Gallup، تنها ۱۳ درصد کارمندهای دنیا رضایت و امنیت شغلی دارند. اما چطور می‌توانیم در مقابل حاشیه‌های تیم بایستیم؟ با این مقاله تسکولو همراه باشید.
غیبت و شایعه پراکنی چطور باعث فروپاشیدن تیم می‌شوند؟
دوستی یکی از مهم‌ترین مولفه‌های یک محیط کاری و یک تیم موفق است؛ اما این دوستی در مواقعی ممکن است به بیراهه برود و به غیبت و شایعه‌پراکنی بینجامد. تمام سازمان‌ها و تیم‌های دنیا در خطر گیر افتادن در حواشی هستند؛ هر لحظه ممکن است یکی از اعضای تیم بخواهد با دیگری به‌اصطلاح درددل کند و به‌جای بیان حرفهای نارضایتی‌هایش، به غیبت بپردازد؛ بعد حرف‌ها یک‌کلاغ‌چهل‌کلاغ بشوند و مثل ویروس، تیم را در بر بگیرند. این رفتار به‌سرعت پیشرفت می‌کند و می‌تواند تبدیل به عادت شود. اما غیبت و شایعه‌پراکنی چه عواقبی دارند؟
- تلف شدن زمان و هزینه
اولین ضربه‌ی وجود شایعه و غیبت، هدر دادن زمان است؛ یعنی زمان زیادی که می‌تواند صرف پیش بردن کار شود، تلف حرفهای بی‌اساس می‌شود. تصور کنید اگر یک تیم ۵ نفره هرروز تنها یک ساعت را به غیبت بپردازند، تیم هرروز ۵ ساعت زمان را از دست می‌دهد. پس یکی از اصلی‌ترین عوارض حاشیه، سرعت‌گیر بودن و هزینه‌بردار بودن آن است.
- کاهش بازدهی و کور شدن خلاقیت
اگرچه مهارت‌ها ملزومات کار و پیشرفت هستند، اما آدم‌ها با قلبشان کار می‌کنند. وجود شایعه‌های منفی و غیبت در مورد مدیریت تیم یا اعضا باعث می‌شود کارکنان کم‌کم دلسرد شوند و نتوانند تمام خلاقیتشان را به کار گیرند. در ضمن بخش زیادی از انرژی اعضای فعال صرف شنیدن یا فکر کردن به این مسائل می‌شود.
- کاهش اعتماد و تخریب دوستی
پژوهش‌ها می‌گویند محیط کاری خوب تا ۸ درصد بهره‌وری را افزایش می‌دهد و تا ۸۷ درصد احتمال استعفای اعضا را پایین می‌آورد. از اصول اصلی و گام‌های اول تیم سازی هم برقراری محیطی امن است. محیطی که اعضای تیم احساس کنند اعضای خانواده‌اند و موفقیت تیم موفقیت خودشان است. وقتی غیبت و شایعه پراکنی در تیم نفوذ کند، اعضا به هم بی‌اعتماد و بدبین می‌شوند، از هم فاصله می‌گیرند و دیگر نمی‌توانند صادقانه برای کارهای تیم تلاش کنند. چرا؟ چون می‌دانند هر لحظه ممکن است کسی بر علیه آنها هم شایعه‌پراکنی و غیبت کند. در ضمن ممکن بعضی از اعضای تیم بدون دلیل یا با شایعه‌ای بی‌اساس به عضوی دیگر بدبین شوند و سعی کنند او را از تیم دور کنند. مدیریت تیم بدون برقراری فضایی امن، مثل خانه ساختن روی آب است.
- جلوگیری از پیشرفت تیم و افراد
پیشرفت یک تیم و اعضای آن، بدون هماهنگی و همکاری همه صورت نمی‌گیرد. فرض کنید در فضایی هستید که همه پشت سر هم حرف می‌زنند، یک‌دفعه شایعه‌ای در مورد یکی از اعضا یا مدیریت تیم پخش می‌شود و حس می‌کنید ممکن است پشت سر شما هم حرف‌هایی در جریان باشد؛ در این وضعیت می‌توانید تمام مهارت‌هایتان را در اختیار تیم یا همکاران بگذارید و بخواهید یک گام جلوتر بروند؟ آيا احساس امنیت می‌کنید؟ از کجا معلوم که با پخش شدن شایعه‌ای بی‌اساس شغلتان را از دست ندهید؟
- ممانعت از گسترش تیم
تیم در مسیر پیشرفت می‌تواند گسترش پیدا کند و با جذب افراد تازه‌نفس و ماهر، خودش را تقویت کند. نیروهای تازه‌نفس هم در ابتدای مسیر توجه زیادی به محیط کاری دارند؛ پژوهش‌ها نشان می‌دهد از هر ۳ کارمند تازه استخدام شده، ۱ نفر از تیم خارج می‌شود و این هزینه‌های زیادی برای شرکت و تیم دارد.
چند راه ساده برای جلوگیری از غیبت و شایعه پراکنی
- یک فرهنگ سازمانی قوی بسازید
فرهنگ سازمانی باید و نبایدها و ارزش‌ها و اصول یک سازمان یا تیم است. در واقع فرهنگ سازمانی همان آداب و رسوم و چهارچوب‌هایی است که همه‌ی اعضا از آن باخبرند و می‌دانند خلاف آن عمل کردن برایشان مشکلاتی ایجاد می‌کند. مثلاً همه می‌دانند در بیمارستان نباید با صدای بلند حرف بزنند یا در کتاب‌خانه غذا بخورند. فرهنگ سازمانی دستپخت رفتار و عملکرد مدیریت تیم و سازمان است؛ شما به عنوان مدیر تیم از روز اول ورود هر کارمندی فرهنگ سازمانی را به او القا می‌کنید. اولین راه برای داشتن یک فرهنگ سازمانی قوی این است که خودتان به اصول و ارزش‌هایتان پایبند باشید؛ یعنی با رفتارتان اصول تیم را به بقیه آموزش دهید.
- در انتخاب اعضای تیم هوشمندانه عمل کنید
بهتر است از همان اول کار قدم‌هایتان را محکم بردارید و برای صاف گذاشتن خشت اول تلاش کنید تا بعدها انرژی کمتری صرف حل مسائل حاشیه‌ای کنید. گزینش اعضای تیم تنها سنجیدن مهارت‌هایشان نیست؛ هرپ کلر، یکی مدیرهای موفق حوزه‌ي هواپیمایی می‌گوید: «اگر نگرش مثبتی نداری استخدامت نمی‌کنیم، حتی اگر از مهارت‌های بالایی برخوردار باشی! چراکه ما می‌توانیم سطح مهارت‌ها را با آموزش ارتقا دهیم اما نمی‌توانیم نگرش تو را تغییر دهیم.» پس یادتان باشد که در انتخاب اعضای تیم تحت هیچ‌شرایطی اخلاق و روحیات شخصی را دست‌کم نگیرید. مصاحبه‌های حرفهای و کمک گرفتن از تست‌های شخصیتی می‌تواند راهکار خوبی باشد؛ تنها حدود ۱۸ درصد از شرکت‌ها تست‌های شخصیتی را در مراحل استخدام و گزینش در نظر می‌گیرند.
- فضای امنی برای انتقاد فراهم کنید
وقتی مدیریت تیم گوش شنوایی برای شنیدن حرفهای اعضایش نداشته باشند، آن حرف‌ها در دل اعضا می‌مانند و به‌مرور تبدیل به غیبت می‌شوند. حتی یک نارضایی یا سوءتفاهم ساده ممکن است باعث دلخوری کارمندی شود و در نهایت او را مجبور به غیبت کند. حتماً در برنامه‌ي کاری‌تان زمانی برای شنیدن انتقادها در نظر بگیرید، مدیر صمیمی و هم‌دلی باشید تا اعضا بتوانند با خیال راحت گله و شکایت‌هایشان را پیش شما مطرح کنند.
- شناسایی منبع شایعه و گفت‌وگو با آنها
وقتی یک شایعه‌ي نامناسب در تیم رواج می‌یابد، بدون این‌که عکس‌العملی نشان بدهید، سعی کنید منبع شایعه را پیدا کنید. او را به گفت‌وگو دعوت کنید و بسیار صمیمانه عواقب کارش را برایش توضیح دهید. بگویید در صورتی که نارضایتی یا مشکلی دارد، می‌تواند بدون نگرانی با شما درمیان بگذارد. این رفتار باعث می‌شود فرد شایعه‌ساز با دیدن برخورد خوب شما این رفتار را ترک کند. در واقع با این‌کار یک تیر و دو نشان زده‌اید، هم شایعه را از بین برده‌اید و هم نیرویی را که قطعاً برایش زمان و انرژی گذاشته‌اید از دست نمی‌دهید.
- برگزاری جلسه و اشاره‌ي غیر مستقیم
یکی از مهم‌ترین راهکارهای از بین بردن فضای مسموم ناشی از شایعه یا غیبت، برگزاری جلسه است. جلسه‌ای برگزار کنید و ضمن تقدیر از زحمات اعضای تیم، در مورد مشکلات ناشی از شایعه و غیبت بگویید.
یک مقاله مرتبط پیشنهاد مابه شما: 10 شرکت با جذاب‌ترین فرهنگ سازمانی
- شایعه‌های مثبت را بشناسید
پژوهش‌ها می‌گویند شایعه‌ها همیشه و در تمام مکان‌ها وجود دارند، اما می‌توانند مثبت و منفی باشند. جولابیانکا، یکی از اساتید دانشگاه کنتاکی می‌گوید: «تحقیقات نشان می‌دهد که همه افراد در همه نوع شایعه پراکنی شرکت می‌کنند: مثبت، خنثی و منفی.» وظیفه‌ی شما برای مدیریت تیم و تیم سازی ، تشویق شایعات مثبت و مبارزه با شایعه‌های منفی است. اما چطور شایعات مثبت را از منفی تشخیص دهیم؟ کاتلین ریردون استاد مدیریت دانشگاه کالیفرنیا می‌گوید: «زمانی که می‌بینید در حال گوش دادن به صحبت درباره خانواده یا زندگی شخصی کسی هستید، از خط قرمز عبور کرده‌اید.»
- برای دوستی حد و مرز تعیین کنید
دوستی اعضای تیم اصلاً مسئله‌ي بدی نیست و به شدت به پیشرفت شما کمک می‌کند؛ اما جای بیان مسائل شخصی در محیط کار نیستند. شما برای مدیریت تیم باید مرز باریک بین این دو را پیدا کنید و به کارمندها و اعضای تیم انتقال بدهید.
- شایعات را قطع کنید
در صورتی‌که شایعه‌ای در تیم به راه افتاد، نگذارید ادامه پیدا کنید و بهترین راه ممکن را برای در نطفه خفه کردنش پیدا کنید. شایعه مدام رشد کند و کار را به جاهای باریک برساند؛ بنابراین از هر راهی مثل گفت‌وگو با شایعه‌‌پراکن یا توبیخ او، جلسه در مورد شایعه، فشرده کردن برنامه‌ي کاری و... جلوی شایعه بایستید و جراحی‌اش کنید و دور بریزید.
- از معجزه‌ي تشویق و قدردانی کمک بگیرید
هیچ‌چیز مثل رضایت قلبی و آرامش کارکنان، سد راه شایعه و غیبت نیست. کارکنان در محیطی که آرامش دارند و به آن احساس تعلق می‌کنند، کمتر به شایعات منفی بها می‌دهند. برای جلب رضایت قلبی اعضای تیم، قدردانی می‌تواند معجزه کند. برای قدردانی هم نیاز نیست راه دوری بروید، تنها تلاش اعضای تیمتان را ببینید.
جان ماکسول، نویسنده‌ی کتاب دلی به دست آور، یک قانون ساده و بسیار موثر را برای قدردانی تعریف می‌کند؛ قانونی به نام «قانون سی ثانیه»! قانون سی ثانیه می‌گوید: «تنها کافی است در سی ثانیه‌ی اول صحبت با دیگران، یک نکته‌ي مثبت از آنها بگویید.» همین کار بسیار ساده باعث می‌شود اعضا حس کنند مدیریت تیم تلاش‌هایشان را می‌بیند و می‌داند موفقیتش حاصل تلاش‌های تک‌تک آن‌هاست.
آمار می‌گویند ۸۳ درصد از سازمان‌ها یا اداره‌‌ها، قدردانی نمی‌کنند و باعث می‌شود کارمندان حس کنند زحماتشان برای مدیریت تیم چندان اهمیتی ندارد. در ضمن می‌توانید از طریق دادن پاداش هم قدردانی کنید؛ پژوهش‌ها نشان می‌دهند اگر شرکت یا تیمی تنها ۱ درصد از درآمدش را صرف قدردانی کند، ۷۹ درصد بازدهی بیشتری خواهد داشت.
- عدالت را رعایت کنید
نارضایتی، جرقه‌ي اول سمی شدن فضای تیم است؛ بین اعضای تیم با عدالت رفتار کنید و تشویق‌ها و پاداش‌ها را تنها بر اساس شایستگی شغلی تعیین کنید. در ضمن با اعضای تیم طوری رفتار کنید تا بینشان رقابت منفی پیش نیاید و رودرروی هم قرار نگیرند. همچنین در تقسیم وظایف، پاداش‌ها و تشویق‌ها، تلاش افراد را به دقت زیر نظر بگیرید تا کسی حس نکند به حقش نرسیده است.
با تیم سازی هوشمندانه خشت اول را درست بگذارید
در کنار تمام این اقداماتی که نام بردیم، بهتر است از روز اول به این حاشیه‌ها و مشکلات فکر کنید و آنها را به دنیا نیامده از بین ببرید. مثلاً هوشمندانه تیم سازی کنید؛ یعنی وظایف، حقوق، مزایا و جایگاه اعضای تیم را کاملاً روشن برایشان توضیح دهید، شفاف و صادقانه به آنها بگویید ترجیح می‌دهید پای مسائل شخصی به دنیای کار باز نشود، قوانین را صمیمانه توضیح دهید و بگویید یکی از مهم‌ترین آنها این است که کسی پشت سر کسی حرف نزند و به جایش از انتقاد سازنده استفاده کند و در نهایت الگوی خوبی باشید؛ یعنی به‌عنوان مدیریت تیم هرگز پشت اعضای تیمتان صحبت نکنید، از آنها سوال‌های شخصی نپرسید، به شایعه‌ها دامن نزنید و انتقاد کنید و انتقاد بشنوید. فراهم کردن محیطی امن، گرم و صمیمی خودبه‌خود این مشکلات را از بین می‌برد و فضای امن‌تری برای افراد فراهم می‌سازد.
فنون مبارزه با آفت‌های شایعه‌پراکنی و غیبت در یک نگاه
مدیریت تیم تنها پیگیری خوب پیش رفتن کارها نیست؛ مدیریت مسائل حاشیه‌ای هم اهمیت زیادی دارد. اعضای تیم ربات نیستند که آنها را به حال خود رها کنید و همیشه همان بازدهی را داشته باشند؛ آفت‌ها در کمین‌اند و هر آن باید وضعیت تیمتان را ارزیابی کنید. شایعه‌پراکنی و غیبت در هر تیم و سازمان و اداره‌ای وجود دارند، این شما هستید که باید با تیم سازی هوشمندانه و توجه به فرهنگ سازمانی قوی این مسائل را از بین ببرید یا به نفع خودتان تغییر دهید؛ تنها کافی‌ست همیشه سراپا گوش و چشم باشید و وضعیت تیم و اعضا را ببینید.
