اشتباهات رایج در مدیریت پروژه و راه‌ اجتناب از آن‌ها!

معیارهای داشتن یک پروژه موفق چیست؟ چه اشتباه‌ها و خطاهایی در تعریف مدیریت و کنترل پروژه می‌تواند شما را از رسیدن به هدف نهایی بازدارد؟ اشتباهات رایج در مدیریت پروژه باعث می‌شود به‌خوبی نتوانید از پس کارها و پروژه‌هایی که در دست دارید، بربیایید. همین ماجرا بیشتر از هر زمان دیگری شما را درگیر اضطراب و نگرانی خواهد کرد. وقتی از رایج بودن اشتباهات صحبت می‌کنیم، این نشان از آن دارد که با کمی دقت و جزئی‌نگری می‌توانید از بروز این مشکلات جلوگیری کنید و در مدیریت پروژه های کوچک و بزرگ موفق باشید. یادگیری مدیریت پروژه دراصل توجه به همین نکاتی است که شما را از خطا و اشتباه چندین‌باره حفظ می‌کند. اگر می‌خواهید نگاهی به کلیات پروژه و اشتباهات رایجی که نادیده گرفتن آنها تمام زحمت شما را به‌هدر می‌دهد، داشته باشید؛ تا پایان همراه تسکولو بمانید.

پروژه موفق چیست؟

همیشه تشخیص موفق بودن یا نبودن یک پروژه به‌سادگی و تنها با مرور کردن چند معیار خاص نیست. گاهی معیارهای مختلف و متعدد زیادی روی موفقیت پروژه نقش دارند. برنامه‌ریزی، مدیریت درست، بودجه‎ی کافی، استفاده از تمام ظرفیت‌های تیم، منابع خوب و... باعث می‌شود یک پروژه،‌ به موفقیت برسد.
یکی دیگر از مواردی که باعث می‌شود تلاش‌های شما به‌نتیجه برسد و پروژه‌‌تان با موفقیت پایان یابد، جلوگیری از اشتباهات رایج در مدیریت پروژه ها است. در بخش‌ بعدی ده مورد از رایج‌ترین اشتباهاتی که باعث سردرگمی شما خواهد شد را آورده‌ایم.

اشتباهات رایج در مدیریت پروژه

ده اشتباه رایجی که در انجام پروژه‌ها باعث گمراهی و مدیران و اعضای تیم می‌شود:

۱. انتخاب فرد اشتباه برای مدیریت پروژه

تجربه، یک بخش مهم در صلاحیت فردی مدیر پروژه است. شرکتی که از یک مدیر پروژه بدون تجربه استفاده می‌‌کند، احتمال شکست و خطا در پروژه‌های آن بالاتر می‌رود. اگر چه یادگیری مدیریت پروژه در طول زمان انجام کار هم غیرممکن نیست؛ اما فرآیند یادگیری و آزمون‌وخطا کردن می‌تواند تلاش‌ها و فعالیت‌های تیم را به‌خطر ‌اندازد. همیشه بهترین کار استخدام افراد باتجربه و واجد شرایط برای مدیریت پروژه است.

۲. کمبود منابع و مهارت‌ها

نداشتن منابع کافی مورد نیاز در پروژه‌ها، آن‌ها را منجر به شکست خواهد کرد. به‌همین ترتیب، اگر تعداد افرادی که در تیم شما حضور دارند کافی باشد، اما مهارت لازم برای انجام یک کار خاص را نداشته باشند، دسترسی به موفقیت پروژه سخت خواهد شد. کمبود منابع مناسب هم عامل دیگری است که تاثیری نامطلوب بر نتیجه کار خواهد داشت. قبل از شروع هر پروژه اطمینان حاصل کنید که تمام نیازهای پروژه خود را دارید و با رفتن به سراغ دیگر مراحل انجام پروژه، بی‌گدار به‌ آب نخواهید زد!

۳. به‌عهده گرفتن همه‌ی کارها توسط مدیر پروژه

این یکی از اشتباهات رایج در مدیریت پروژه است که اغلب مدیران به آن  توجهی ندارند. هیچ‌گاه نباید در یک تیم تمام مسئولیت‌ها و کارها را به‌تنهایی به‌عهده بگیرید. بلکه بهتر است به پیشنهادات اعضای خود گوش دهید. وقتی یک مدیر پروژه، تیم خود را نادیده می‌گیرد و آنها را از اشتراک گذاشتن ایده‌ها و پیشنهاد‌های خود منصرف می‌کند، اعضا مجبور به سکوت می‌شوند. مدیران پروژه باید به پیشنهادها و نظرات دیگر افراد توجه کنند و یاد بگیرند که چگونه وظایف را بین اعضا تقسیم کنند. با این کار به ‌آنها نشان خواهید داد که چقدر به توانایی و مهارت اعضای تیم خود اعتماد دارید.

۴. عدم برقراری ارتباط صحیح

ارتباط یک بخش مهم و اساسی است. از جمله اشتباهات رایج در مدیریت پروژه نداشتن ارتباط درست با اعضای تیم است. وقتی ارتباط درستی وجود نداشته باشد اگر سوءتفاهم اتفاق بیفتد، همه یک‌دیگر را متهم می‌کنند و دیگری را برای مشکلی که پیش آمده سرزنش می‌کنند. اما ارتباط کارآمد و حفظ شکل درست این ارتباط با اعضا، باعث می‌شود کسی نتواند به‌راحتی از مسئولیت‌ها شانه خالی کند.

۵. شروع ضعیف پروژه

برای شروع هر پروژه یک جلسه اولیه ضروری است تا همه اعضای تیم ایده‌ی روشنی از اهداف پروژه، نقش‌ها و مسئولیت‌های خود داشته باشند. در جلسه اولیه اطمینان حاصل کنید که اعضا آنچه را که از آ‌ن‌ها انتظار دارید درک کرده‌اند و می‌دانند. نقاط عطف و فوریت‌های زمانی و پروژه‌ها را در دستور کار مدیریت پروژه های کوچک و بزرگ خود قرار دهید.

۶. نداشتن هدف مشخص

برنامه‌ریزی ضعیف که منجر به نداشتن یک هدف مشخص می‌شود، می‌تواند بر موفقیت هر پروژه‌ای تاثیر بگذارد. یکی از مباحث مدیریت پروژه، عدم توانایی در مشخص کردن هدفی است که به‌راحتی قابل درک باشد. همچنین، نیاز به درک اقداماتی که برای رسیدن به این هدف ضروری است؛ دارد. اطمینان حاصل پیدا کنید که همه اعضا درک روشنی از هدف و اقدامات لازم برای رسیدن به آن هدف دارند.

۷. برآورد اشتباه زمان و بودجه

گاهی اوقات تخمین بودجه و زمان یک پروژه را بیش از حد مجاز انجام می‌دهیم. اگر در گذشته تجربه‌ی انجام پروژه‌ای مشابه را نداشته‌اید، برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد مواردی مثل زمان و بودجه، از یک مشاور تخصصی استفاده کنید. برای دست‌یابی به برآوردهای منطقی، یک روش بودجه‌بندی از پایین به بالا توصیه می‌شود.

۸. عدم مدیریت دامنه پروژه

تغییرات زیاد و نداشتن کنترل روی دامنه پروژه و فعالیت‌های مرتبط با آن از اشتباهات رایج در مدیریت پروژه است. در هر مرحله برنامه‌ریزی و انجام پروژه، نیاز به توافق درباره محدوده‌های مشخص‌شده‌ی پروژه وجود دارد. علاوه‌ بر این، باید روشی مشخص به‌منظور رسیدگی به درخواست‌ها برای تغییر در دامنه هم در نظر گرفته شود. البته لازم است این پیشنهاد‌ها مطابق با معیارهایی باشند که تاثیر آن بر برنامه و بودجه ارزیابی شده است و هم‌سو و همراه با یکدیگر حرکت می‌کنند.  

۹. پروژه‌های کوچک مدیریتی

در مدیریت پروژه‌های جدید، معمولا برای کنترل، اجرای پروژه‌ها و به‌روزرسانی‌ها، وقت و انرژی زیادی صرف می‌‌شود. به‌جای مراقبت و کنترل دائمی از کار تک‌تک اعضای تیم خود، در جلسات منظم و برنامه‌ریزی شده همه‎ی اهداف و شرایط را بگویید تا آنها بتوانند با توجه به برنامه‎ی نهایی تیم و هدف مورد نظر، کارهای خود را به‌روز کنند و جلو ببرند.

۱۰. دنبال‌روی نکردن از یک روند همیشگی

بیشتر پروژه‌ها با خوش‌بینی کاذب شروع می‌شوند و درنهایت افراد، به‌خصوص مدیر پروژه، نمی‌دانند که هدف اصلی چیست و تصور روشنی از اینکه کجا می‌روند یا چه‌کاری انجام می‌دهند، ندارند. یک برنامه کاری ایجاد کنید که نشان دهد چه کسی مسئول چه چیزی است و چه زمانی این وظایف مورد نیاز باید به پایان برسند. نقاط عطف را فراموش نکنید، تا بدانید که تا خط پایان چقدر فاصله دارید.

جمع‌‎بندی

توجه به اشتباهات رایج در مدیریت پروژه‌ ها باعث می‌شود شما در دام این اشتباهات نیفتید. بتوانید طبق برنامه و آن اهدافی که برای پروژه‌ها و تیم خود در نظر گرفته‌اید، جلو بروید. تسکولو می‌تواند یکی از ابزارهای اثرگذاری باشد که شما را از دام این اشتباه‌های رایج حفظ می‌کند! می‌توانید با ترسیم دورنمای کلی پروژه در تسکولو، اهداف کوچک و بزرگ، مسئولیت‌های اعضا، اولویت‌بندی‌ها و ارتباط درست تیم و پروژه را مدیریت کنید و از پس کارها بربیایید. ابزار چیزی است که به کمک شما و تیم‌تان می‌آید تا قدم‌های روبه‌جلو را یکی‌یکی و با انگیزه و انرژی مناسب بردارید و به هدف برسید.

شاید این مطلب را هم دوست داشته باشید: یک مدیر پروژه موفق این 5 ویژگی را دارد!