رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
ترفندهایی طلایی برای گزارش دهی به مدیران
سازمان‌ها یا شرکت‌ها در واقع اعضای یک پیکرند؛ همه‌ی اعضا باید دست به دست هم بدهند تا سازمان یا شرکت بتواند زنده بماند و به اهدافش برسد. در یک سازمان یا شرکت همه زنجیره‌وار به هم وصل‌اند و همدیگر را کامل می‌کنند.
هیچ مدیری ابرقهرمان یا زبل‌خان نیست، نمی‌تواند همزمان در تمام بخش‌ها حضور داشته باشد و به تمام کارها نظارت کند؛ یک سازمان یا شرکت تنها با همکاری تنگاتنگ و عملکرد درخشان اعضایش می‌تواند به موفقیت برسد. گزارش دهی به مدیران یکی از مسئله‌های بسیار مهم درون‌سازمانی است که نقش پررنگی در کیفیت عملکرد سازمان، هماهنگی کارها و رسیدن به اهداف دارد. گزارش دهی مثل رگ‌ها درون تن سازمان می‌تواند اطلاعات و داده‌ها را به تمام بخش‌ها برساند.
در واقع گزارش به مدیر یک مهارت است که می‌تواند جایگاه شغلی شما را تکان دهد؛ چرا که یک گزارش خوب و کامل باعث می‌شود هماهنگی اعضای سازمان بیشتر و بیشتر شود و پیشرفت سازمان، پیشرفت تک‌تک اعضای آن است. طبق تحقیقات ۷۰ درصد پروژه‌های تغییر و تحول سازمان‌ها به شکست می‌خورند، در صورتی که وجود هماهنگی می‌تواند سازمان را در هر زمینه‌ای شکست‌ناپذیر کند.
گزارش دهی به مدیران یک‌نوع مهارت است که هرروز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. تسکولو در این مطلب سراغ این مهارت مهم رفته و چگونگی گزارش‌نویسی، ساختار گزارش حرفه ای و مزایای این مهارت را زیر ذره‌بین برده است.
گزارش چیست؟
گزارش متنی خبری است که مجموعه‌ای از اطلاعات را در مورد یک بخش، یک پروژه و یا یک فرد به شخص دیگری منتقل می‌کند. گزارش انواع مختلفی دارد و می‌تواند حاوی اطلاعات مختلف و متنوعی باشد. در واقع گزارش نوشته‌ای است که شما به جای خودتان نزد مدیر می‌فرستید تا وضعیت لازم را شرح دهد و به او کمک کند با داشتن اطلاعات کامل از آن بخش یا فرایند تصمیم بگیرد؛ بنابراین گزارش باید بتواند بدون حضور شما اطلاعات را به‌صورت کامل، دسته‌بندی شده و در عین حال مختصر و در کمترین زمان ممکن انتقال دهد.
انواع گزارش‌ها را بشناسید
گزارش‌ها انواع مختلفی دارند و هر کدام در موقعیت خاصی به کارتان می‌آیند.
از لحاظ محتوا، گزارش‌ها می‌توانند توصیفی باشند و تنها نتیجه‌ی یک پروژه یا وضعیت یک بخش یا هر وضع موجود دیگری را تنها توصیف کنند؛ می‌توانند تحلیلی باشند و علاوه‌بر توصیف نظرات و راهکارهای شما را هم منتقل کنند؛ می‌توانند تجویزی باشند و پیشنهادهای شما را به مدیر برسانند و می‌تواند نقادانه باشند و انتقادات‌تان را همراه ببرند. شکل رایج و غالب گزارش دهی به مدیران شکل توصیفی است.
از نظر موضوعی نیز خانواده‌های گزارش‌ها شامل گزارش‌های مالی، گزارش‌های وضعیت سازمان، گزارش‌های پیشرفت کار، گزارش‌های اجرایی، گزارش‌های اداری و... می‌شوند.
از نظر زمانی گزارش‌ها شامل گزارش‌های روزانه، هفتگی، سالیانه و موردی هستند.
همچنین گزارش‌ها از نظر نوع می‌توانند کتبی، تصویری و شفاهی باشند.
گزارش دهی به مدیران چه مزایا و کمالاتی برای فرد و سازمان دارد؟
امروزه تمام سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ دنیا می‌دانند گزارش به مدیر یکی از مهم‌ترین کلیدهای موفقیت است. از مزایای گزارش‌نویسی می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- گزارش‌نویسی باعث یک‌پارچگی و یک‌دست شدن سازمان می‌شود.
- گزارش‌نویسی به شما کمک می‌کند از یک سوراخ دو بار گزیده نشوید و یک اشتباه را دوبار تکرار نکنید.
- یک گزارش خوب به عملکرد سازمان جهت می‌دهد؛ همچنین از هرج‌ومرج، دوباره‌کاری، اشتباه و سردرگمی بخش‌های مختلف جلوگیری می‌کند.
- با کمک مجموعه‌ای از گزارش‌های درست و کارآمد، مدیران می‌توانند بهتر تصمیم‌گیری کنند. هر چقدر گزارش‌ها دقیق‌تر نوشته شده باشند، باعث موفق‌تر شدن سازمان و در نتیجه پیشرفت کارکنان می‌شوند.
- گزارش نویسی باعث تشخیص به‌موقع مشکلات و حل منطقی آن‌ها می‌شود.
- گزارش نویسی ارتباط سازنده و درست را بین مدیر و کارمند حفظ می‌کند.
- گزارش‌نویسی کمک می‌کند سازمان بعد از انتقال مدیرها یا کارمندها دچار شکست نشود! طبق تحقیقات ۲۷ تا ۴۶ درصد انتقال مدیرها با شکست مواجه می‌شود! گزارش‌نویسی باعث می‌شود خروج یک فرد باعث اخلال در روند کل سازمان نشود.
- گزارش نویسی باعث تمرکززدایی در تصمیم‌گیری و تحلیل می‌شود؛ تحقیقات نشان داده‌اند سازمان‌هایی که تمرکززدایی داشته‌اند تا ۲۰ درصد افزایش بهره‌وری را تجربه کرده‌اند.
ساختار یک گزارش حرفه‌ای
گزارش با نامه، دل‌نوشته و چرک‌نویس فرق دارد. گزارش باید بدون گرفتن وقت زیادی حجم مفیدی از اطلاعات را از طرف شما برای مدیرتان ببرد. بنابراین مهارت گزارش دهی به مدیران نیاز به تمرین و حوصله و آشنایی با نحوه ساخت یک گزارش دارد. به‌طور کلی ساختمان و ساختار گزارش سازمانی شامل سلسله مراتب زیر است:
- عنوان
اگر می‌خواهید یک گزارش حرفه‌ای تمیز و مرتب بنویسید، اولین گام انتخاب یک عنوان مناسب است. عنوان باید شفاف، کوتاه و دقیق باشد. عنوان باید در کوتاه‌ترین تعداد کلمات ممکن به مدیرتان بگوید از چه حرف می‌زنید و از نوشتن این گزارش چه هدفی را دنبال می‌کنید.
- چکیده‌ی خلاصه
در گزارش‌های نیمه‌طولانی و طولانی باید بعد از نوشتن عنوان یک خلاصه از تمام آنچه می‌خواهید در گزارشتان بگویید، بنویسید. چکیده باید تمام مطالب و نکته‌های کلیدی و بخش‌های مرگ و زندگی گزارش را در دلش داشته باشد، در عین حال وقت خواننده را نگیرد. در نوشتن این بخش حواستان باشد که ممکن است مدیر تنها بخش چکیده را بخواند، پس مهم‌ترین نکته‌هایتان را ساده، کوتاه و شفاف بنویسید.
- مقدمه
مقدمه یکی از مهم‌ترین اعضای تن گزارش است. مقدمه باید خواننده را ترغیب به ادامه کند، به او بگوید در ادامه‌ي گزارش چه چیزی در انتظارش است، شروع خوب و منطقی‌ای برای مطرح کردن موضوع باشد. در واقع مقدمه نقش نمای ساختمان گزارش است که می‌توانند به خواننده القا کند قرار است وارد چه فضایی شود و همچنین او را مشتاق کند تا وارد ساختمان گزارش شود و تنه‌ی اصلی را بخواند.
- بدنه‌ی گزارش
و اما بدنه‌ي گزارش، در واقع اصل مطلب است. در این بخش شما باید گزارش بدهید. بخش بدنه‌ی گزارش شامل توضیحات، داده‌ها، نمودارها و پیشنهادها است. به‌عبارتی در این فصل باید به بیان هدف اصلی‌تان بپردازید. وقت نوشتن بدنه‌ی گزارش باید حسابی حواستان را جمع کنید تا به دام پرگویی، حاشیه رفتن و ابهام نیفتید. در واقع باید طوری گزارش بنویسید که انگار مدیرتان در بخش یا عملکرد مربوطه حضور داشته و باید به او کمک کنید بهترین تصمیم را بگیرد.
- نتیجه‌گیری گزارش
قسمت نتیجه‌گیری قسمت تحلیل است؛ در این بخش می‌توانید دوربین را روی خودتان بگردانید و نظرات، پیشنهادات و تحلیل‌هایتان را به گوش مدیر برسانید. می‌توانید از این بخش برای تاکید دوباره روی مهم‌ترین بخش‌های گزارش هم استفاده کنید. در واقع در این بخش می‌توانید به مدیر در تصمیم‌گیری کمک کنید.
برای نوشتن گزارش به مدیر نکات زیر را آویزه‌ی گوشتان کنید:
- شفاف بنویسید
گزارش انتقال اخباری کاری است و در تصمیم‌گیری مدیر نقش دارند؛ بنابراین تا جایی که می‌توانید شفاف، کوتاه و صریح بنویسید. گزارش دهی به مدیران در واقع مثل این است که شما چشم مدیر هستید؛ باید وقایع و حوادث را به‌طور عینی و ساده به دست او برسانید تا بتواند بهترین تصمیم را بگیرد. هر کارمند در واقع یکی از چشم‌های مدیر در بخشی از کار شرکت یا سازمان است؛ پیچیده‌نویسی در گزارش مثل این است که روی این چشم عینک دودی تیره بزنید و نگذارید مدیر آنچه را واقعاً هست ببیند.
- خلاصه بنویسید
مدیرها هم مثل تمام انسان‌های روی کره‌ی زمین تنها روزشان ۲۴ ساعته است و این حقیقت بعد از مدیر شدن هم هیچ تغییری نمی‌کند. پس وقت گزارش به مدیر حواستان باشد که او باید گزارش‌های زیادی بخواند. تا حد ممکن از حاشیه رفتن دوری کنید؛ کوتاه و ساده بنویسید و از دست مطالب حاشیه‌ای فرار کنید.
- نکات مهم را جدا کنید
هرچقدر هم از دست حاشیه‌ها فرار کنید، باز هم بخش‌هایی از گزارش مهم‌تر از بخش‌های دیگرش هستند. بنابراین سعی کنید با جدا کردن یا تاکید چندباره روی این بخش کاری کنید که بین حواشی گم نشوند.
- از فونت‌های ساده استفاده کنید
اگرچه زیبایی بصری بدون شک در توجه به گزارش اهمیت دارد، با این‌حال توصیه می‌کنیم از آن طرف بام نیفتید. در گزارش دهی به مدیران سعی کنید تا حد ممکن گزارشتان تمیز و مرتب باشد، حتی می‌توانید از شکل‌ها و نمودارهای رنگی کمک بگیرید، اما تا حد ممکن از فونت‌های ساده استفاده کنید. به‌هرحال ماهیت گزارش خبررسانی است و نباید با انتخاب فونت‌های عجیب مدیر را درگیر چیزی غیر از محتوای گزارش کنید.
- ساختار را رعایت کنید
مهم‌ترین اصلی که باید وقت گزارش دهی به مدیران به آن توجه کنید، ساختار است. یک گزارش مبهم می‌تواند مدیر را دچار اشتباه کند و باعث گرفتن تصمیم‌های نادرست شود. پس تا حد ممکن به ساختار گزارش پایبند باشید. یک گزارش حرفه ای مرحله‌به‌مرحله پیش می‌رود، خواننده را گیج نمی‌کند و در عین سادگی، ساختار منسجمی دارد. باید برای خواننده براساس موضوع و نکته‌های اساسی شروع، مسیر و پایان مناسبی ترسیم کنیم.
- محتوای گزارش باید کمک‌کننده باشد
در کل گزارش شما باید گامی در راستای بهبود بردارد؛ مدیر سازمان باید بعد از مطالعه‌ی گزارش شما بتواند بدون تردید و ابهام در مورد موضوع صحبت کند و تصمیم بگیرد. یک اشتباه در محتوا می‌تواند منجر به تصمیم‌های نادرست و متضرر شدن کل سازمان شود، چون ما نمی‌توانیم یکی از اعضای بدن را دربیاوریم و از بقیه بخواهیم مثل ساعت به کارشان ادامه دهند.
- برای خودتان گزارش ننویسید!
وقت گزارش دهی به مدیران حواستان باشد برای خودتان گزارش نمی‌نویسید! یعنی به هر حال مدیر در جریان تمام جزئیات موضوع مدنظر شما نیست، بنابراین نباید از توضیح بخش‌هایی که برای خودتان روشن است خودداری کنید. گزارش شما باید به‌طور مستقل بتواند اطلاعات کاملی از یک موضوع به مدیر منتقل کند.
مشکلات گزارش‌ها
طبق تحقیقات یکی از سایت‌های معتبر، از نظر مدیران مهم‌ترین مشکلات گزارش‌هایی که به دستشان می‌رسند، به صورت زیر هستند:
- ساختار استانداردی ندارند.
- خلاصه نیستند و زمان زیادی می‌گیرند.
- مشکلات نگارشی و ویرایشی دارند.
- محتوای گزارش واضح نیست و روی یک هدف یک‌دست نوشته نشده است.
- ارجاعات گزارش صحیح نیستند.
بیشتر بخوانید: اصول نگارش گزارش کار حرفه ای
برای ساخت گزارش به چه اطلاعاتی نیاز دارید؟
برای آشنایی با نحوه‌ی ساخت یک گزارش ، در گام اول باید بررسی کنید چه اطلاعاتی نیاز دارید. اگر اطلاعات و داده‌ها را در ذهن‌تان دسته‌بندی کنید، می‌توانید گزارش حرفه‌ای و بهتری برای مدیرتان ارسال کنید. به‌طور کلی گام‌های ساخت یک گزارش حرفه‌ای به صورت زیر هستند:
- اول موضوع گزارش را بررسی کنید؛ هدف شما از نوشتن این گزارش چیست؟ تعیین هدف باعث می‌شود کمتر به بیراهه بروید و روی هدف اصلی متمرکز باشید. همچنین با دانستن هدف دیگر خودتان هم دچار سردرگمی نمی‌شوید.
- اطلاعات را جمع‌آوری کنید؛ از تمام داده‌ها یادداشت بردارید، بهترین شکل ارائه‌ي اطلاعات را پیدا کنید؛ آیا در موضوع مدنظر با یادداشت می‌توانید بهتر نظرتان را منتقل کنید یا نمودار و شکل؟
- نقاط قوت و نقاط ضعف موضوع را پیدا کنید؛ مشکلات موجود و مشکلات احتمالی را بررسی کنید. این مرحله باعث می‌شود عملکرد سازمان در موضوع گزارش تقویت شود.
- پیش‌بینی‌هایتان از آینده‌ی موضوع را بنویسید؛ تحلیل‌ها و پیش‌بینی‌های شما از موضوع می‌تواند به مدیر در تصمیم‌گیری کمک کند.
- در نهایت از روی یک سری اطلاعات گروه‌بندی شده، شروع به نوشتن گزارش کنید. توجه کنید گزارش در صورتی می‌تواند یک گزارش حرفه ای باشد که شما تسلط لازم را بر موضوع داشته باشید و زیروبم اطلاعات و وضعیت را بدانید؛ با این‌کار می‌توانید بهترین نقطه‌ی شروع، بهترین بدنه و بهترین نقطه‌ی پایان را برای گزارشتان انتخاب کنید و به ذهن خواننده هم نظم ببخشید تا بهتر بتواند گزارشتان را تحلیلی کند.
گزارش دهی به مدیران در یک نگاه
گزارش دهی به مدیران بخشی از کار شماست؛ بخشی که اگرچه مورد بی‌مهری و بی‌توجهی قرار گرفته اما می‌تواند منافع فردی و جمعی زیادی برای‌تان به ارمغان بیاورد. یک گزارش حرفه ای می‌تواند به مدیر شما امکان بدهد همزمان در تمام بخش‌ها حضور داشته باشد و بهترین تصمیم‌ها را بگیرد.
تحقیقات نشان می‌دهند سازمان‌هایی که همبستگی و همکاری بیشتر و بهتری دارند، ۲۱ درصد سود بیشتر، ۱۷ درصد بهره‌وری بالاتر و ۱۰ درصد رضایت مشتری بیشتری دارند. گزارش دهی به مدیر یکی از ملزومات همدلی است، شما با نوشتن یک گزارش سازمانی حرفه‌ای باعث افزایش همدلی و همکاری و در نهایت کسب موفقیت سازمان می‌شوید. مهارت گزارش دهی به مدیران یک مهارت ساده ولی مهم است که می‌تواند با تمرین به دست بیاید. بنابراین توجه به راهکارهای نوشتن یک گزارش خوب یک تیر و چند نشان است و با کمک به بهبود وضعیت سازمان به بهبود جایگاه شغلی شما هم کمک شایانی می‌کند و آن را ارتقا می‌دهد.
