تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست ؟

همه آنچه درباره مدیریت پروژه باید بدانید + تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست

تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست و هرکدام چه هدفی را دنبال می‌کنند؟ در این مقاله به این پرسش، پاسخ مفصلی می‌دهیم؛ مدیریت پروژه و سیستم کنترل پروژه را تعریف می‌کنیم؛ و انواع مدیریت پروژه و فازهای مختلف پروژه را بررسی می‌کنیم. اگر می‌خواهید بدانید تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست این مقاله را با دقت و تا انتها مطالعه کنید.

در این مقاله می‌خوانید:

• مدیریت پروژه چیست؟
• سیستم کنترل پروژه جیست؟
• تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست ؟
• انواع مدیریت پروژه
• فازهای پروژه
• جمع‌بندی

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه مجموعه قوانینی برای برنامه‌ریزی، هدایت و اجرای پروژه طی زمان معین و با هزینه مشخص است. هدف از مدیریت پروژه، رسیدن به هدف و معیارهایی است که در ابتدای پروژه تعریف شده‌اند. پروژه‌ها شکل‌های مختلفی دارند؛ بعضی موقتی هستند و آغاز و پایان مشخصی دارند. چنین پروژه‌هایی محدوده و منابع تعریف‌شده‌ای هم دارند. بعضی پروژه‌ها منحصربه‌فرد بوده و مجموعه عملیاتی برای رسیدن به هدف واحدی محسوب می‌شوند.

برای نمونه توسعه نرم‌افزاری برای کسب‌وکار، ساخت خیابان و جاده، فروش محصول جدید در بازار، حتی تلاش‌های امدادی، همه این‌ها پروژه هستند. این پروژه‌ها باید با مهارت انجام شوند تا به‌موقع و در محدوده بودجه به نتیجه برسند. از طرف دیگر گروهی که پروژه را اجرا می‌کنند، به‌طور معمول شامل افرادی است که کنار هم کار نمی‌کنند. آن‌ها از سازمان‌های مختلفی هستند و چه‌بسا فرسنگ‌ها با هم فاصله دارند. اجرای پروژه‌های مختلف، با ویژگی‌های متفاوت و گروه‌های جداگانه، تنها با مدیریت پروژه است که به سرانجام می‌رسد. در این فرایند، مدیر پروژه هدف را تعیین می‌کند. او باید با ذکر جزئیات توضیح بدهد که پروژه قرار است به چه هدفی دست پیدا کند و به کجا برسد. وظیفه دیگر مدیر پروژه، نظارت بر عملیات پروژه از شروع تا پایان است. به‌طور خلاصه مدیریت پروژه عبارت است از استفاده دانش، مهارت، ابزار و روش‌های مختلف تا پروژه به سرانجام برسد.

سیستم کنترل پروژه چیست؟

پس از آنکه به تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست بپردازیم، نگاهی به تعریف کنترل پروژه می‌اندازیم. کنترل پروژه جمع‌آوری و مدیریت داده‌ها و فرایندهای تحلیلی در جهت پیش‌بینی و تأثیر سازنده بر زمان اجرا و هزینه پروژه، از طریق ارسال اطلاعات در قالب‌هایی است که به مدیریت و تصمیم‌گیری مؤثر کمک کنند. عملکرد موفق پروژه به برنامه‌ریزی مناسب بستگی دارد. راهنمای معروف PMBOK از میان 49 فرایند مدیریت پروژه، 24 فرایند را مربوط به برنامه‌ریزی می‌داند. اجرای پروژه برمبنای برنامه قوی، فقط با روش کنترل زمان‌ پروژه و مدیریت مؤثر انجام می‌شود.

کنترل پروژه همه مراحل چرخه عمر پروژه را از آغاز تا پایان شامل می‌شود. در واقع ایجاد سیستم کنترل مناسب، بخش مهمی از مدیریت پروژه است. نداشتن برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل درست، نقش مهمی در شکست بیشتر پروژه‌ها دارند. پس کنترل پروژه به‌طور خلاصه عبارت است از مجموعه ابزارها، فرایندها، مهارت‌ها و تجربه‌های افراد که وقتی یک‌پارچه می‌شوند، در زمان مناسب، اطلاعات درستی را برای تصمیم‌گیری درست در اختیار مدیر پروژه و گروه مربوطه می‌گذارند. در بخش بعدی به پاسخ تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست می‌پردازیم.

تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست ؟

تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست و هرکدام چه هدفی را دنبال می‌کنند؟ در پاسخ به تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست باید به سه تفاوت اصلی بین آن‌ها اشاره کنیم که عبارت‌اند از:

• کنترل پروژه زیرمجموعه مدیریت پروژه است. تمرکز اصلی کنترل پروژه، بر مدیریت هزینه و برنامه‌هاست.
• مدیر پروژه، گروه را هدایت می‌کند، اما وظیفه اصلی کنترل‌کننده پروژه، یادآوری مسائل مربوط به هزینه‌ها و برنامه‌ریزی پروژه به مدیر است.
• کنترل‌کننده پروژه داده‌های مربوط به هزینه و برنامه پروژه را جمع‌آوری می‌کند، اما مدیر پروژه اطلاعات کلی پروژه را جمع‌آوری کرده و درباره آن‌ها تصمیم می‌گیرد.

در ادامه به انواع مدیریت پروژه و فازهای مختلف در اجرای پروژه می‌پردازیم.

انواع مدیریت پروژه

مدیریت پروژه انواع مختلفی دارد. مدیر پروژه می‌تواند با توجه به شرایط پروژه، از این روش‌های مختلف، مناسب‌ترین را انتخاب کرده و بر اساس آن برنامه‌ریزی کند. در این بخش به هفت نوع از رایج‌ترین انواع مدیریت پروژه می‌پردازیم که عبارت‌اند از:

• روش امانی
• روش سنتی
• روش پیمان
• روش طرح و ساخت
• روش کلید گردان
• روش طرح و ساخت هم‌زمان
• روش ساخت، بهره‌برداری و انتقال

روش امانی در مدیریت پروژه

در این روش مدیر پروژه باید خودش همه کارهای پروژه را در دست بگیرد. روش امانی برای پروژه‌های کوچک منطقی است، اما اگر پروژه بسیار بزرگ باشد، مدیر پروژه خسته شده و مجبور می‌شود مدیریت را به شخص دیگری واگذار کند.

روش سنتی در مدیریت پروژه

در این روش، پروژه را به چند قسمت تقسیم کرده و هر قسمت را با توجه به بودجه، زمان و کیفیت مدنظر، به متخصص آن واگذار می‌کنند. بودجه را هم در اختیار او قرار می‌دهند. در کشور ما روش سنتی مدیریت پروژه بسیار رایج است. در روش سنتی، هیچ‌کدام از طرفین خسته نمی‌شود و به‌طور کلی روش مشتری‌پسندی است.

روش پیمان در مدیریت پروژه

مدیریت پروژه به روش پیمان یا روش مدیریت اجرا، یکی از بهترین و رایج‌ترین روش‌های مدیریت پروژه است. روش پیمان، به‌روزشده و تکامل‌یافته روش سنتی است. در روش مدیریت پروژه پیمان، هماهنگی مشاور، پیمانکار و دیگر اعضای پروژه را به‌صورت پیشرفته‌تری انجام می‌دهند.

روش طرح و ساخت در مدیریت پروژه

در روش طرح و ساخت، نظارت و کنترل بر همه عوامل پروژه، توسط شرکت‌های پیمانکاری مدیریت پروژه انجام می‌شود. برای نظارت بر کیفیت تحویل پروژه، در سطح بالاتر هم شرکت‌های پیمانکاری را مسئول کنترل شرکت‌های پیمانکاری پایین‌دستی می‌کنند.

روش کلید گردان در مدیریت پروژه

مدیریت پروژه به‌روش کلید گردان زیرمجموعه مدیریت پروژه به روش طرح و ساخت است. در این روش، فقط کارهای مربوط به پیش‌بینی هزینه و اختصاص بودجه توسط مدیر انجام می‌شود و بقیه کارها به شرکت پیمانکاری سپرده می‌شود. 

روش طرح و ساخت هم‌زمان در مدیریت پروژه

در مدیریت پروژه به روش طرح و ساخت هم‌زمان، حدود یک‌سوم پروژه با دست کارفرما یا مدیر پروژه انجام شده و دوسوم دیگر به شرکت پیمانکاری واگذار می‌شود. در این روش، از آنجا که یک‌سوم کار را انجام داده‌اید، می‌توانید به کیفیت ساخت اطمینان بیشتری داشته باشید.

روش ساخت، بهره‌برداری و انتقال در مدیریت پروژه

قسمت زیادی از هزینه‌های پروژه در این روش را سرمایه‌گذار یا اسپانسر پروژه برعهده می‌گیرد. البته سرمایه‌گذار قبل از واگذاری سرمایه، از مدیر پروژه یا کارفرما تضمین بازگشت وجه می‌گیرد.

فازهای پروژه

مدیریت پروژه به‌کارگیری دانش، مهارت، ابزار و روش‌های مختلف برای دستیابی به اهداف پروژه است. به‌طور معمول پنج فاز در مدیریت پروژه وجود دارند که نقشه راهی برای رسیدن به هدف پروژه محسوب می‌شوند. این پنج فاز پروژه عبارت‌اند از:

فاز ۱: آغاز پروژه

هدف این فاز تعریف پروژه در سطح وسیع است. این فاز به‌طور معمول با موردکاوی کسب‌وکار، پس از امکان‌سنجی پروژه شروع می‌شود. اگر مطالعات امکان‌سنجی، انجام پروژه را توجیه کرد، این فاز اولین قدم در تکمیل پروژه خواهد بود. در این مرحله ذی‌نفعان پروژه تصمیم می‌گیرند که پروژه اجرا شود یا خیر. اگر آن‌ها موافق بودند، باید منشور پروژه و اسناد آغاز پروژه تهیه شوند که اهداف و الزامات پروژه را مشخص می‌کنند. این اسناد دربردارنده نیازهای کسب‌وکار، ذی‌نفعان و سایر موارد هستند.

فاز ۲: برنامه‌ریزی پروژه

این فاز کلید مدیریت موفق پروژه است. در واقع بر توسعه نقشه راهی متمرکز است که همه از آن تبعیت خواهند کرد. این فاز به‌طور معمول با تنظیم اهداف شروع می‌شود. دو روش رایج برای تنظیم اهداف وجود دارند که عبارت‌اند از:

• روش SMART
• و روش CLEAR

در طول این فاز، محدوده پروژه تعریف و برنامه مدیریت پروژه توسعه داده می‌شود. شناسایی هزینه‌ها، کیفیت، منابع موجود و زمان واقع‌بینانه برای به سرانجام‌رساندن پروژه، از مهم‌ترین جنبه‌های این برنامه هستند. این موارد بر اساس محدوده، زمان‌بندی و هزینه پروژه تعیین می‌شوند. خط مبنای محاسبه در مسیر درستی پروژه هم ضروری است.

بیشتر بخوانید: برنامه ریزی و کنترل پروژه، همه آنچه باید بدانید!

فاز ۳: اجرای پروژه

در این فاز تحویل‌دادنی‌ها تکمیل می‌شوند. فاز سوم اغلب به‌عنوان بدنه پروژه تلقی می‌شود، و طی آن کارهای زیادی انجام می‌شوند؛ کارهایی مانند گزارش وضعیت و جلسه‌ها، به‌روزرسانی‌های توسعه‌یافته و گزارش عملکرد. جلسه شروع به‌طور معمول فاز آغازی در اجرای پروژه را مشخص می‌کند. در این جلسه اعضای گروه مسئولیت‌های خود را در فرایند اجرا برعهده‌ می‌گیرند.

کارهایی که در طول فاز اجرا انجام می‌شوند، این‌ها هستند:

• توسعه تیم پروژه،
• تعیین منابع،
• اجرای برنامه مدیریت پروژه،
• مدیریت تدارکات،
• هدایت و اجرای پروژه توسط مدیر پروژه،
• نصب سیستم رهیابی و کنترل پروژه،
• اجرای کارهای مشخص‌شده،
• گزارش جلسه‌ها،
• به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی،
• و به‌روزرسانی برنامه‌های پروژه در صورت لزوم.

فاز ۴: کنترل و پایش پروژه

این فاز به‌طور کامل درباره اندازه‌گیری پیشرفت و عملکرد پروژه است. هدف اطمینان از هم‌راستایی همه اجزا با برنامه مدیریت پروژه است. مدیران پروژه از شاخص‌های کلیدی عملکرد برای محاسبه درمسیربودن پروژه استفاده می‌کنند. مدیر پروژه به‌طور معمول ۲ تا ۵ شاخص را برای اندازه‌گیری عملکرد استفاده می‌کند. این شاخص‌ها عبارت‌اند از:

• اهداف پروژه: این شاخص اندازه‌گیری می‌کند که آیا پروژه طبق زمان و بودجه مشخص پیش می‌رود یا نه.
• تحویل‌دادنی‌ها: این شاخص تعیین می‌کند که آیا تحویل‌دادنی‌های هر وظیفه برآورده شده‌اند یا نه.
• ردگیری تلاش و هزینه: این شاخص تحقق عملکرد گروه و هزینه‌کردها طی زمان معین را مشخص می‌کند.
• عملکرد پروژه: این شاخص پایش تغییرات در پروژه را برعهده دارد.

فاز ۵: بستن پروژه

در این مرحله پروژه تکمیل شده است. کار پیمانکاران پروژه در این فاز تمام می‌شود. اعضای ارزشمند گروه مشخص می‌شوند. وقتی پروژه به اتمام می‌رسد، مدیر پروژه جلسه‌ای برگزار می‌کند و طی آن موفقیت‌ها و شکست‌های پروژه را ارزیابی می‌کند. البته گروه مدیریت پروژه، پس از اتمام پروژه، هنوز کارهایی برای انجام دارند. آن‌ها باید فهرستی تهیه کنند از کارهایی که در طول پروژه انجام نشده است. انجام بودجه‌بندی نهایی و آماده‌سازی گزارش نهایی پروژه هم انجام می‌شود. درنهایت باید همه اسناد پروژه را جمع‌آوری کرده و آرشیو کنند.

جمع‌بندی

در این مقاله به پرسش تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست پاسخ دادیم. مدیریت پروژه و کنترل پروژه را جداگانه شرح دادیم. درباره انواع مدیریت پروژه هم توضیح دادیم. البته به‌طور کلی نمی‌توان گفت کدام روش برای مدیریت پروژه بهتر است. روش مدیریت پروژه با توجه به شرایط زمانی، مکانی و بودجه تعیین می‌شود. شما هم اگر پاسخی به پرسش تفاوت مدیریت و کنترل پروژه چیست دارید، با ما و سایر خوانندگان این مقاله در میان بگذارید.