اهمیت مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان

مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان | نیاز اساسی موفقیت کسب‌ و کار شما!

هر کسب و کاری برای موفقیت و هماهنگی نیاز به مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی دارد، اما دقیقا این موضوع چه کمکی به شما خواهد کرد؟ به ساده‌ترین بیان ممکن، استفاده از تکنینک‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی به پیشرفت شرکت، سازماندهی کارها، جلوگیری از هدر رفتن وقت و هزینه‌های جانبی کمک خواهد کرد.شاید برایتان برگزاری جلسات کاری و هماهنگی‌های لازم میان کارمندان تبدیل به یک کابوس شده باشد اما برای لحظه‌ای تصور کنید بدون هیچ دردسری بتوانید جلسه کاری خود را درست با زمانبندی مناسب و بدون نیاز به هدر رفتن وقت برگزاری کنید، این تنها یکی از موارد استفاده از مهارت‌های مدیریت زمان و وجود برنامه‌ریزی در کسب و کار است. تمرکز بر تقویت مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی کلید اولیه موفقیت کسب و کار شما است. 

مهارت برنامه ریزی چیست و چه مزایای دارد؟

« مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی » در واقع، فرآیند سازماندهی و برنامه‌ریزی مدت زمانی است که می‌خواهید برای انجام فعالیت‌های مشخص صرف می‌کنید. نمونه ساده مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، «لیست روزانه‌» است. شما در لیست روزانه معمولا سه کار اول و اصلی را که باید بنویسید وارد کرده و سپس کارهایی که اولویت کمتری دارند را یادداشت می‌کنید. این ساده‌ترین نمونه‌ای است که هرکدام از ما برای انجام کارها و حتی خریدهای روزانه خود انجام می‌دهیم. هرچند که مفهوم مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی برای شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار پیچیده‌تر از نوشتن یک لیست روزانه است، اما بازهم شباهت‌هایی دارند. تقویت مهارت‌های مدیریت زمان کمک می‌کند که شما در کسب‌ و کارتان عملکردی هوشمندتر و کارآمدتر (برخلاف ساعت‌های طولانی نارکارآمد) داشته باشید. تا جایی که به کمک برنامه‌ریزی در کوتاه‌ترین زمان ممکن بیشترین بازدهی را کسب کنید. با کمک مدیریت زمان شما به راحتی می‌توانید حتی بحران‌های اقتصادی پیشرو را نیز مدیریت کرده و از مشکلات آینده جلوگیری کنید. زیرا از قبل همواره نقشه‌ای اضافی برای کار تحت فشار و زمانبندی کوتاه‌مدت در نظر گرفته‌اید. همچنین مهارت‌های مدیریت زمان به شما کمک می‌کند که فشار کاری و استرس را کنترل کرده و در شرایط سخت دچار آشفتگی و سردرگمی نشوید.

از دیگر مزایای استفاده از مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی در زمینه شغلی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :

• بهروه‌وری و کارآیی بیشتر
• صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌های جانبی
• استرس کاری کمتر
• شهرت کاری مناسب
• افزایش فرصت‌های پیشرفت شغلی
• شناخته شدن در زمینه کسب و کار
• امکانات بیشتر برای دسترسی به اهداف بالاتر

اما عدم وجود مدیریت زمان نیز منجر به اتفاقات ناخوشایندی از جمله موارد زیر خواهد شد:

• از دست رفتن فرصت‌های پیشرفت تجاری و شغلی
• ناکارآمد بودن فعالیت‌ها
• کیفیت بسیار پایین خدمات و محصولات ارائه شده
• اعتبار حرفه‌ای پایین
• بهره وری و کارایی بیشتر
• استرس و عدم امنیت شغلی
• ناتوانی در انجام کارها تحت فشار و زمانبندی کوتاه
• ورشکستگی و از دست رفتن شغل و حرفه

به چه مهارت‌هایی، مهارت مدیریت زمان می‌گوییم؟

مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی بسیار گسترده هستند اما از جمله مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد: 

۱. سازماندهی و منظم بودن

منظم بودن و سازمان‌دهی کارهایتان، اولین اصل مدیریت زمان است. این منظم بودن باید در تمام موارد از زندگی شخصی تا حتی میز کار و انجام وظایف روزانه‌تان صورت بگیرد. کار را با مرتب کردن اتاق، کیف دستی، میز کار و نوشتن وظایف مشخصی که باید انجام دهید شروع کنید. می‌توانید یک دفترچه مخصوص خریده یا از اپلیکیشن‌های یادآوری کنید. پس به‌عنوان اولین نکته «منظم بودن» را یاد بگیرید.

۲. اولویت‌بندی کارها

یکی از مهارت‌هایی که برای مدیریت بهتر زمان انجام کارها لازم است یاد بگیرید، «ارزیابی» و «اولویت بندی» وظایف و کارها و حتی کارمندان است. به عنوان شروع سه کار اصلی و سختترین موارد یا اهدافی که در نظر دارید را مشخص کنید.

۳. هدف گذاری

اولین قدم برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق در زمینه مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، «تعیین هدف» است. این کار به شما اجازه می‌دهد تا بدانید دقیقا می‌خواهید به کجا برسید و برای رسیدن به آن نقطه چه چیزهایی نیاز دارید. مرحله بعدی در هدف گذاری، تعیین هدف‌های بلند مدت و کوتاه مدت است. پس از مشخص شدن اهداف نهایی، شما باید گام‌های لازم را تا رسیدن به نقطه موردنظر مشخص کرده و آن‌ها را تبدیل به اهداف کوتاه مدت کنید.

۳. مهارت برنامه ریزی

برای موفقیت کسب و کار خود در مدیریت زمان باید از ابزارهای برنامه‌ریزی استفاده کنید. وب‌سایت‌های مختلف، تقویم‌های دستی، جدول‌های کاری، اپلیکیشن‌ها، دستیارهای هوشمند و هزار و یک برنامه دیگر وجود دارد که شما پس از مشخص کردن اهداف، اولویت بندی و تعیین گام‌های لازم تا رسیدن به هدف نهایی خود می‌توانید از آن‌ها برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی استفاده کنید. وجود یک برنامه‌ریزی مناسب برای انجام کلیه کارها در مدیریت یک کسب‌ و کار کمک می‌کند که شما فرد متعهد و پایبند شناخته شده و البته در دنیای حرفه‌ای شهرت و خوشنامی کسب کنید.

۴. مدیریت استرس

مدیریت استرس نیز یکی دیگر از مهارت‌های مهمی است که برای مدیریت زمانبندی یاد بگیرید. خیلی واضح باید اشاره کنیم که :«اگر می‌خواهید شاهد موفقیت کسب‌ و کارتان باشید، به سلامت روحی و روانی خود نیز توجه کنید.» بله، هیچ کسب و کاری بدون استرس نیست و هر شغلی مشکلات خاص خودش را دارد، اما اگر شما بتوانید ۳ مهارت قبلی مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی را در خود تقویت کنید، می‌توانید استرس منفی و فشار شدید کاری را تبدیل به استرس مثبت کرده و از آن به عنوان اهرمی برای پیشرفت و ارتقای شغلی استفاده کنید.

به‌عنوان یک مدیر یا حتی کارمند در برنامه‌ریزی خود زمان‌هایی برای استراحت، فعالیت‌های بدنی، مطالعه شخصی یا حتی مرخصی در نظر بگیرید. توصیه می‌کنیم اگر صاحب کسب و کاری هستید، حتما به سلامت روانی کارمندان خود نیز دقت داشته باشید و علاوه‌بر تقویت مهارت برنامه ریزی فردی آن‌ها زمان‌هایی نیز برای استراحت و مرخصی در نظر بگیرید. به‌خصوص اگر کارمندان یا تیم شما مدت زمان زیادی است تحت فشار کاری با شما همکاری می‌کنند. در ادامه با ما همراه باشید تا با ترفندهایی برای شروع مدیریت زمانبندی و کنترل استرس روانی آشنا شوید.

پیشنهاد کتاب: در این لیست کتاب معرفی شده سه کتاب مرتبط با مدیریت زمان هم وجود دارد!

مهارت برنامه ریزی را از کجا شروع کنیم؟

پس از تقویت مهارت برنامه ریزی و دانستن اهمیت به این مورد در زندگی شخصی و شغلی، وقت آن رسیده که با چند ترفند و راهنمایی ساده بدانیم از کجا شروع کنیم:

۱. یک تقویم مدیریت زمان داشته باشید.

با استفاده از برنامه‌ها، اپلیکیشن‌ها و دستیارهای هوشمند تلفن همراه به‌راحتی می‌توانید یک تقویم مدیریت زمان داشته باشید. شما در این برنامه می‌توانید یادآوری‌های مهم را ثبت کرده یا روند انجام جلسه را دنبال کرده و هماهنگی‌های لازم را انجام دهید.

۲. قدرت نه گفتن داشته باشید!

لازم نیست به تمام پروژه‌ها، پیشنهادهای شغلی و فرصت‌های همکاری جواب مثبت دهید. این کار فقط باعث می‌شود سردرگم شده و در واقع به هیچ کدام از کارهایتان نرسید، علاوه‌بر این برای حرفه خود ارزش قائل باشید اگر سابقه حضور حرفه‌ای و رزومه‌ای قوی دارید لازم نیست با هر شرکت یا فردی همکاری کرد و پروژه قبول کنید. علاوه‌بر همه این‌ها، وقتی به اندازه کافی پروژه دارید، گرفتن پروژه‌های جدیدتر و نداشت قدرت نه گفتن به پیشنهادها باعث خواهد شد، شهرت کاری شما در خطر افتاده و تیمتان تحت فشار و استرس کاری قرار گیرد.

نگران نباشید با نه گفتن، فردی خودخواه به‌نظر نمی‌رسید. این نه گفتن احترام به وقت و ارزش‌های شخصی و شغلی شما است. گاهی «نه گفتن» مودبانه بسیار بهتر از بدقول شدن در انجام پروژه‌ها است زیرا نارضایتی کارمندان و مشتری‌های را به‌دنبال دارد.

۳. با لیست نوشتن شروع کنید.

بسیاری از افراد موفق دنیا هنوز هم برای انجام کارهایشان عادت به «نوشتن لیست» دارند. شما هم با نوشتن لیست شروع کنید. دفترچه‌ای داشته باشید و همه‌چیز از ساده‌ترین کارها را در آن یادداشت کرده و با علامت‌های مخصوص خود اولویت‌بندی کنید. لیست نوشتن را پس از منظم کردن محل کار و زندگی خود شروع کنید. لیستی از کارهای روزانه نوشته و سخت‌ترین کارهای آن روز را همان ابتدای روز انجام دهید. سپس به سراغ کارهای کمی سخت رفته و ساعت‌های آخر روز را برای کارهای ساده قرار دهید. البته در این میان ساعت‌های استراحت خود را نیز فراموش نکنید.

۴. برای خودتان موعد مقرر تعیین کنید!

دقیقا به همین سادگی برای انجام وظایفتان «موعد مقرر» یا «دد لاین» (DeadLine) تعیین کنید. اگر پروژه‌ای قبول کرده‌اید واقع‌بینانه و بدون این که بخواهید تحت فشار کار کنید، یک موعد مقرر برای تحویل آن تعیین کرده و یک «دد لاین» که قبل از موعد مقرر است در تقویم شخصی‌تان تنظیم کنید. با این کار قبل از موعد تحویل پروژه یا هر کار دیگری فرصت کافی برای ویرایش و اصلاح داده و همیشه یک قدم جلو هستید. در ضمن با چنین ترفندی دیگر خبری از کار تحت فشار و استرس نیست.

ترفند: «دد لاین» و کارهای بسیار مهم خود را با نشانه‌گر یا رنگ‌های چشمگیر، در جاهایی که بسیار در معرض دیدتان است، مثلا بالای میز کار یا در جدول زمانی یا روی مانیتور و تقویم بزرگ کاریتان مشخص کنید. این کار یکی از ترفندهای مدیریت زمانبندی در تحویل پروژه است که به‌خصوص برای فریلنسرها کاربرد دارد.

۵. کار امروز را همین امروز انجام دهید!

از به تعویق انداختن کارها و تنبلی کردن در انجام آن‌ها جدا خودداری کنید. اگر قصد خودکشی در دنیای کسب و کار و خداحافظی با حرفه و شغل خود را دارید، این کار را انجام دهید. به‌عنوان یک فرد حرفه‌ای در دنیای تجارت باید «حرفه‌ای» عمل کنید. کاری که در لیست روز خود نوشته‌اید حتما انجام دهید. انجام دادن تمام کارهایی که در لیست روزانه خود یادداشت کرده‌اید، یعنی «تعهد به خودتان»، به‌همین دلیل است که اشاره کردیم در نوشتن لیست، تعیین ددلاین و وهدف‌گذاری خود «واقع بین» باشید. زمانی که شما نسبت به برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه‌ ریزی خود متعهد باشد، در دنیای تجارت و کسب‌و‌کار نیز موفق عمل خواهید کرد.

برای انجام کارهاتون می‌تونید از تکنیک پومودورو استفاده کنید، من یکی خودم خیلی طرفدارشم.

۶. چند کار را باهم انجام ندهید!

گاهی در شرایطی برای تامین هزینه‌ها ممکن است نیاز به انجام همزمان چند کار داشته باشید، اما بیش از حد ظرفیت و توان خود پروژه یا کار قبول نکنید. بهتر است به جای فعالیت در چندین زمینه مختلف و قبول وظایف و مسئولیت‌های گوناگون، یک رشته یا شاخه را انتخاب کرده و بر همان تمرکز کنید. انجام دادن چندین وظیفه با هم علاوه‌بر سردرگمی و کاهش بازده، مانع بهره‌وری و استفاده مفید از زمان برای پیشرفت شغلی می‌شود.

بعضی وقتا هم می‌تونید با ماتریس آیزنهاور چک کنید که واقعا بهتره چه کاری رو اول انجام بدین، یا حتی خودتون انجام ندین!

۷. زودتر از همیشه شروع کنید.

چه ساعتی شروع به کار می‌کنید؟ پیشنهاد ما این است که از همین لحظه، برای شروع برنامه‌ریزی و مدیریت زمانبندی از امشب یک لیست از مهم‌ترین کارهای فردایتان تهیه کرده و سه مورد از مهم‌ترین آن‌ها را مشخص کنید، بقیه کارها را به‌ترتیب اولویت بندی کرده و فردا «نیم ساعت» قبل از ساعت همیشگی کار خود را شروع کنید. البته پیشنهاد تمام افراد موفق این است که از «صبح خیلی زود کارتان را شروع کنید» زیرا در این زمان بهترین فرصت برای فکر کردن و برنامه‌ریزی کارهای روزانه‌ را خواهید داشت.

در صورتی که شب قبل خواب کافی داشته باشید، با صبح زود بیدار شدن، فردی آرام‌تر، خلاق‌تر و سرحال‌تر هستید. از آنجایی که این روزها شکل جدیدی به مشاغل اضافه شده، بسیاری از افراد به‌خصوص دورکارها و فریلنسرها گاهی علاقه به شب‌کاری یا عصرکاری دارند، برای این دسته از افراد هم پیشنهاد می‌کنیم برای مدیریت برنامه‌ریزی «نیم ساعت» قبل از ساعت همیشگی برای شروع کار آماده باشند. بهتر است شما هم این کار انجام دهید تا تاثیرات شگفت‌انگیز آن در مدیریت زمان را ببینید.  

کلام آخر

هر فردی برای موفقیت در زندگی شغلی و شخصی خود نیاز به مدیریت زمان و مهارت برنامه ریزی دارد. همانطور که اشاره کردیم این مورد به‌خصوص در موفقیت کسب‌و‌کارها تاثیر دارد. از فریلنسرها تا تیم‌های گروهی و مدیریان برای موفقیت نیاز به تقویت مدیریت زمانبندی و مهارت برنامه ریزی دارند. در نهایت تقویت مهارت برنامه ریزی و استفاده درست از آن‌ به روشن شدن مسیر موفقیت شما کمک کرده و باعث می‌شود احساس کنید بازده روزانه شما در حال افزایش است. بنابراین توصیه می‌کنیم از همین امروز مهارت‌های مدیریت زمانبندی را با ساده‌ترین ترفندهایی که به شما یاد دادیم شروع کنید.