رایگان شروع کنید
درخواست استخدام
درخواست مشاوره
Time management چیست و چگونه به برنامه ریزی بهتر کمک می‌کند؟
به نظرتان وجه اشتراک دکتر حسابی، بیل گیتس و استیو جابز چیست؟ هوش سرشار؟ استعداد و توانایی زیاد؟
واقعیت این است که در موفقیت انسان‌ها فاکتورهای زیادی جز هوش ذاتی و استعداد خدادادی موثر است. اگر نگاهی به یادگارهای باقی‌مانده از افراد موفق بیندازیم، قطعا آن وسط‌ها چشممان به یک دفتر برنامه‌ریزی یا دفتر ثبت فعالیت‌های روزانه می‌خورد.
با این اوصاف حتما شما هم موافق هستید که تکنیک های مدیریت زمان یا time management یکی از اصل‌های طلایی موفقیت است.
خب چه کسی از کمی موفقیت بیشتر بدش می‌آید؟
اگر دوست دارید زمان را مثل یک گوهر گران‌بها در مشتتان بگیرید و مانند مدیران حرفه‌ای برنامه‌ریزی کنید. با این مقاله تسکولو همراه باشید چون خیلی مفصل به بررسی مدیریت زمان و برنامه ریزی پرداختیم.
مدیریت زمان یا Time management چیست؟
اگر بخواهیم مدیریت زمان را خیلی ساده تعریف کنیم باید بگوییم: مدیریت زمان به معنای کنترل آگاهانه زمان و استفاده بهینه از آن است. به شکلی که بتوانیم موثر و کارآمد فعالیت‌هایمان را در طی یک چرخه‌ی منظم پیش ببریم.
با این تعریف مثل روز روشن است که باید خیلی زود به سمت مدیریت زمان و برنامه ریزی کوچ کنیم، اگر هنوز تردید دارید، این پایین بعضی از مزایا و فواید مدیریت زمان را نوشتیم.
فواید مدیریت زمان چیست؟
- کاهش اضطراب به خاطر به تعویق انداخت فعالیت‌ها
- افزایش فرصت‌ها و زنده کردن وقت‌های اصطلاحا مرده با کمک برنامه ریزی صحیح‌تر
- موفقیت بیشتر به دلیل افزایش کارایی
- داشتن چشم‌انداز روشن‌تر با نوشتن برنامه‌های روزانه و پیگیری اهداف
- کاهش هدر رفت انرژی و منابع
مراحل مدیریت زمان چیست؟
- اهدافتان را بشناسید: با یک چشم‌انداز درست بهتر می‌توانید زمانتان را مدیریت کنید. پس‌دست به کار شوید و اهدافتان را مشخص کنید. قبل از ثبت هر هدف این سوالات را از خودتان بپرسید:
- آیا این هدف با استراتژی شرکت و کسب‌وکار (زندگی) من متناسب است؟
- در حال حاضر بودجه‌ی کافی (زمان، انرژی، مالی) برای رسیدن به این هدف را دارم؟
در مرحله‌ی بعد با توجه به پاسخ سوالات بالا فهرستتان را کوتاه کنید تا وقتی‌که سه تا پنج هدف بلندمدت در لیست بماند.
- لقمه‌ها را کوچک کنید: تابه‌حال راجع به ماجرای اختراع اولین هواپیمای امروزی مطالعه کردید؟ واقعیت این است که ماجرای ساخت اولین هواپیما یک‌شبه به پایان نرسید. بلکه سال‌ها مطالعه و آزمون و شکست پشت این رویای بشر وجود دارد.
شما هم باید بتوانید رویاها و اهدافتان را تبدیل به قدم‌های کوچک کنید و بعد با توجه به بودجه و زمانتان فهرستی از اهداف کوتاه‌مدت را مشخص کنید.
نکته‌ی مهم در تعیین اهداف کوتاه‌مدت، تعیین جزییات(تا جایی که چندان دست و پاگیر نشوند) و چشم‌انداز نهایی است. شما باید بدانید چه زمانی سوت پایان یک پروژه‌ی کوتاه‌مدت را بزنید. این کار هم از اتلاف انرژی پیشگیری می‌کند وهم جلوی کمال‌طلبی‌های اضافه‌ی حین کار را می‌گیرد.
- اهداف و فعالیت‌هایتان را اولویت‌بندی کنید: خب حالا یک لیست دارید که در آن برای چند هدف کوچک و بزرگ دارید. اول باید کدام را انجام بدهید؟
اینجاست که باید به سراغ قانون مدیریت زمان یا ماتریس آیزنهاور بروید. توضیح ماتریس آیزنهاور بسیار مفصل است، اما همین‌قدر بدانید که باید اهدافتان را در چهار دسته‌ی
- کارهای فوری و مهم
- فعالیت‌های مهم و غیر فوری
- کارهای غیر مهم و فوری
- کارهای غیر مهم و غیر فوری
تقسیم کنید.
و بعد به ترتیبی که نوشتیم به سراغ انجام دادنشان بروید.
- زمان به مقصد رسیدن را مشخص کنید: اهداف کوتاه مدت شما پله‌هایی هستند که شمارا به مقصد می‌رسانند پس برای اینکه رسیدن به آن هدف بزرگ‌تر هرروز از شما دور نشود نیاز به یک برنامه‌ی منسجم دارید.
گاهی پروژه‌های مختلف را مجبور هستید که در زمان مشخصی تحویل بدهید. این‌طور وقت‌ها کافی است این زمان را جایی ثبت کنید و بر اساسش برنامه‌تان را پیش برید.
اما گاهی هم باید توان مدیریتی بیشتری به خرج بدهید و زمان به اتمام رساندن پروژه‌ها را با توجه به تجربه‌های قبلی، استعداد و توان نیرو‌ها مشخص کنید.
اصول مدیریت زمان را چطور به اجرا دربیاوریم؟
- از یک لیست انجام کار استفاده کنید: تمام اهداف و برنامه‌ها‌یتان را از کوچک‌ترین تا بزرگ‌ترینشان
در یک لیست بنویسید.
دقت کنید که فقط از یک لیست استفاده کنید. نوشتن تمام‌کارها و فعالیت‌ها در یک لیست به شما کمک می‌کند که فعالیت‌های مهم هرروز و هر هفته را به شکل یکجا ببینید و درنتیجه اولویت‌های کاریتان را به اولویت‌های خانوادگی یا فردی ترجیح ندهید، و در عوض بتوانید تمام اهداف را به شکل موازی پیش ببرید.
برای نوشتن این لیست هم می‌توانید از ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید، فقط دقت کنید که در یک از خانه‌های جدول مدیریت زمان برای هرروز بیشتر از سه کار مهم تعریف نکنید.
- وظایف را برون‌سپاری کنید: انجام بخشی از وظایف وقت‌گیر را که اولویت‌دارند، به سایر افراد گروه که از تخصص کافی برخوردار هستند، بسپارید.
اگر مدیر هستید خوب است که قبل از برون‌سپاری وظایف به فکر آموزش دائمی اعضای تیمتان باشید تا در مواقع لازم بتوانید با خیال راحت کارها را به عهده‌شان بگذارید.
- نه بگویید: به کارهای مختلف و اضافه‌ای که بهتان تحمیل می‌شود، نه بگویید. مهارت نه گفتن و شفاف کردن خطوط وظایف و فعالیت‌هایتان در هرکدام از بخش‌های زندگی شخصی و کاری می‌تواند به کاهش بار مسئولیت‌ها و آرامش فکری بیشتر کمک کند.
- ریشه‌ها را پیدا کنید: از اهداف شرکت یک چشم‌انداز درست ترسیم کردید، وظایف را بر اساس اولویت‌ها تقسیم‌بندی کردید و با توجه به توانای افراد تیمتان هر یک از وظایف را به یک تیم سپردید، اما بازهم موتورهای گروهتان با سرعتی که می‌خواهید نمی‌چرخد. دلیلش چیست؟
این‌طور وقت‌ها خوب است که یک‌بار دیگر فرآیند مدیریت زمان و انرژی را بررسی کنید. اگر از تکنیک های مدیریت زمان برای انجام فعالیت‌های روزمره استفاده می‌کنید بهتر است:
نگاهی دیگر به اولویت‌هایتان بیندازید. شاید بخشی از مسیر هدف‌گذاری را اشتباه طی کردید.
ممکن است دلیل برخی از اهداف روشن نیست و همین واضح نبودن دلایل باعث اهمال‌کاری افراد تیم یا شما شده است؟
شاید برآیند اولیه‌تان برای اختصاص بودجه اشتباه بوده است و لازم است در تخصیص بودجه مالی یا نیروی انسانی بازنگری کنید؟
بله! پیدا کردن ریشه و دلیل مسائل مختلف فعالیتی زمان‌‌بر است. اما با پیدا کردن دلیل مشکلات می‌توانید مدیریت زمان و برنامه ریزی بهتری داشته باشید و درنهایت به نتیجه‌ی مطلوب‌تری برسید.
- مدیریت انرژی را از یاد نبرید: خوابیدن، ورزش کردن، تفریح به‌موقع، تغذیه‌ی سالم و... شاید در ظاهر فعالیت‌های ساده‌ای باشند. اما گاهی انقدر درگیر مدیریت زمان می‌شویم که مدیریت انرژی را از یاد می‌بریم.
یادتان باشد که روح و باتری ذهن ما هرچند وقت یک‌بار نیاز به شارژ مجدد دارند، پس همان‌طور که برای رسیدن به اهدافتان برنامه‌ریزی می‌کنید، خوب است که در جدول مدیریت زمان جایی را برای موارد بالا بازکنید تا بتوانید پرانرژی‌تر به اهدافتان برسید.
افراد موفق برای مدیریت زمان بهتر چه‌کار می‌کنند؟
- کارهای مهم و سخت را اول‌ازهمه انجام می‌دهند تا در ادامه‌ی روز آرامش بیشتری داشته باشند.
- زمان‌هایشان را با کمک ابزارهای مختلف مثل تایم لاگ یا ردیاب زمان ثبت می‌کنند تا در آینده بهتر برنامه ریزی کنند.
- چند کار را هم‌زمان انجام نمی‌‌دهند، در عوض سعی می‌کنند با تمرکز روی یک وظیفه‌ی خاص آن را با صرف زمان و انرژی کمتری به سرانجام برسانند.
- برنامه‌ی روزانه و هفتگی دارند و سعی می‌کنند به آن پایبند باشند.
- از ابزارهای مدیریت زمان با آغوش باز استقبال می‌کنند.
بیشتر بخوانید: روش‌های ساده و کارآمد برای مدیریت زمان
برای مدیریت زمان و برنامه ریزی از چه ابزارهایی کمک بگیریم؟
تا همین چند سال پیش برای جلو بردن یک پروژه با چند تیم نیاز به چندتخته‌ی بزرگ داشتید تا بتوانید خلاصه‌ی وظایف و تایم‌لاین‌های مختلف را بر اساس اولویت روی آن‌ها بنویسید.
اما حالا به لطف ابزارهای مدیریت پروژه، مدیریت زمان و انرژی گروه را می‌توانید به‌آسانی انجام بدهید.
تسکولو یکی از ابزارهای مدیریت پروژه است که می‌توانید برای مدیریت زمان رویش حساب کنید.
برای مدیریت زمان با تسکولو کافی است که:
- وظایف و اهداف را در فهرست‌های مختلف بنویسید. (وظایفی که در حال انجام است در بخش doing، وظایفی که قرار است بعدا انجام بشوند در قسمت to do و فعالیت‌های انجام‌شده را هم در بخش done بنویسید)
- برای هر یک از وظایف تعیین‌شده با توجه به پتانسیل افراد، یک گروه و سرگروه مشخص کنید.
- اولویت‌های فعالیت‌ها را بر اساس چشم‌انداز و اهداف شرکت بارنگ‌های مختلف نشان بدهید.
- و درنهایت به‌منظور مدیریت زمان بهتر برای انجام هر یک از کارها یک بازه‌ی زمانی تعیین کنید. همچنین برای برنامه‌ریزی بهتر می‌توانید از اعضای تیم بخواهید که زمان انجام هر پروژه را ثبت کنند تا بتوانید در جدول مدیریت زمان بعدی از این زمان‌بندی‌ها برای بودجه‌بندی بهتر استفاده کنید.
- در بخش قبلی به برون‌سپاری وظایف به‌عنوان یکی از تکنیک های مدیریت زمان اشاره کردیم، شما هم می‌توانید با کلیک روی بخش زمان کاری تسکولو، بخشی از وظایف را با توضیحات و تعیین زمان دقیق سررسید به یکی از اعضای گروه بسپارید و بعد با کمک نوارابزار کنار صفحه و جست‌وجوی همان وظیفه‌ی خاص، به شکل مستقیم بر مراحل انجام پروژه نظارت داشته باشید.
- ارتباط موثر با اعضای گروه‌ها و تیم‌ها هم بخش مهمی از فرآیند حل مسئله است که در مدیریت زمان به آن پرداختیم. در تسکولو شما می‌توانید به شکل آنلاین با اعضای گروه صحبت کنید و یا اگر می‌خواهید تنها با تیم خاصی صحبت کنید، افراد مختلف را از لیست جدا کرده و با ساخت یک گروه گفتگو، مباحث را به شکل خصوصی‌تری مطرح کنید.
بیشتر بخوانید: فهرست فعالیت‌ها – زمان بیشتری برای کارهای روزانه پیدا کنید
حرف آخر
دنیای امروز دنیای سرعت است و برنده کسی است که بتواند با مدیریت زمان بهتر و مدیریت انرژی بهینه‌تر به‌موقع و سریع‌تر از سایرین به خط پایان برسد.
در این مقاله با معرفی تکنیک های مدیریت زمان مثل اولویت‌بندی اهداف، دوری از کمال‌گرایی، توانایی نه گفتن و... سعی کردیم به شما در ترسیم یک جدول مدیریت زمان کمک کنیم.
در بخش پایانی هم به سراغ معرفی یکی از ابزارهای کارآمد مدیریت زمان و پروژه رفتیم. تسکولو همان ابزاری است که می‌توانید با کمکش تیمتان را با یک time management موثر به موفقیت برسانید و بدون هدر رفت انرژی تیمی به اهداف تعریف‌شده برسید.
