فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک) در مدیریت چیست؟!

همه ما همواره به کسانی نیاز داریم که به ما بازخورد بدهند؛ چرا که از همین طریق، ما راه پیشرفت و اصلاح را پیدا می‌کنیم.

بیل گیتس

همین جمله که بیل گیتس در یکی از سخنرانی‌هایش گفته است، نشان می‌دهد که هر فردی نیاز به مربی یا مدیر دارد و فرقی نمی‌کند که در چه رشته‌ای تحصیل می‌کند و یا در چه سازمانی کار می‌کند. متاسفانه گروهی از افراد هستند که تقریبا هیچ‌گاه، به‌طور منظم بازخوردی از کارهای خود نمی‌گیرند. در حالی‌که همین بازخورد، سبب پیشرفت و بهبود آن‌ها می‌گردد. فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک)، به منظور بهبود کار افراد و جلوگیری از شکست‌های احتمالی، در اکثر سازمان‌های موفق رعایت می‌شود. 

شاید برای شما این سوال پیش بیاید که فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک) چگونه باعث بهبود سازمان می‌شود؟ اگر به دنبال پاسخ این سوال هستید، پیشنهاد می‌کنیم که این مقاله از تسکولو را تا انتها مطالعه کنید.

فیدبک یا فرهنگ بازخورد دادن چیست؟

بازخورد دادن یا همان فیدبک مانند آینه‌ای است که رفتار فرد را به خودش نشان می‌دهد. این برگشت رفتار به‌صورت عامدانه و به منظور بهبود عملکرد آن فرد صورت می‌گیرد. همه انسان‌ها در تمامی ابعاد زندگی، نیاز دارند تا بازخورد رفتار خود را در محیطی که زندگی یا فعالیت می‌کنند، بدانند.

در محیط کار هم کارکنان بدون دریافت بازخورد مناسب، پس از مدتی به‌تدریج دچار دلشوره و اضطراب می‌شوند. در اکثر مواقع مدیران، وظیفه بازخورد دادن به کارمندان خود را به عهده دارند. اما فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک) وقتی نتیجه می‌دهد که مدیران و همکاران، به‌طور فعال نسبت به یکدیگر بازخورد داشته باشند. 

از طرفی زمانی که مدیر بازخورد مناسبی نسبت به کار و عملکرد کارمندان نداشته باشد، آن‌ها متوجه کیفیت کار خود نمی‌شوند. طبق نظرسنجی اخیر Harvard Business Review، ۷۲ درصد از کارمندان بخش‌های مختلف گفته‌اند که بازخورد مدیران، سبب افزایش عملکرد آن‌ها می‌گردد.

فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک)، به کارمندان کمک می‌کند تا بفهمند که چه کاری را درست و چه کاری را غلط انجام می‌دهند. امروزه بازخورد به عنوان فرهنگ سازمانی شناخته می‌شود و در اکثر شرکت‌ها و کسب‌وکارها کاربرد دارد.  

به‌طور کلی انواع بازخورد به بازخورد جاری و بازخورد رسمی طبقه‌بندی می‌شوند. بازخورد جاری به‌طور منظم یا در مواقع ضروری انجام می‌شود. این نوع بازخورد به شکل‌های مختلفی از جمله گفتگوی فوری، جلسات بررسی هفتگی یا جلسات حرفه‌ای انجام می‌گیرد. در مقابل، بازخورد رسمی به‌طور معمول در جلسات سالانه یا شش ماه یک‌بار انجام می‌گیرد. در این جلسات به‌طور معمول، به عملکرد مدیران و کارکنان بازخورد داده می‌شود. برای آن‌که در جلسات مختلف بتوانید عملکرد تیم را بهتر بررسی کنید و بازخورد مناسبی ارائه دهید؛ لازم است اعضای تیم با روش صحیح گزارش‌دهی در جلسات آشنا باشند و انواع گزارش‌دهی را بدانند؛ این موارد را در مطلب ترفندهایی طلایی برای گزارش دهی به مدیران به‌طور کامل توضیح داده‌ایم تا اعضای تیم شما نیز به آسانی از آن استفاده کنند.

فیدبک دهی به کارمندان چه کمکی به رشد و موفقیت تیم می‌کند؟

بازخورد یا فیدبک دارای اطلاعات ارزشمندی از نحوه عملکرد کارکنان است که در تصمیم‌گیری‌های مهم، نقش موثری را ایفا می‌کند، اما مهم‌ترین مزایای فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک) در مدیریت تیم به شرح زیر است:

1. بازخورد دادن، سبب بهبود عملکرد تیم می‌شود!

زمانی که شما به‌طور دوره‌ای عملکرد کارکنان خود را مورد بررسی قرار دهید و نقاط ضعف و قوت‌ هرشخص را به او بگویید، قطعا عملکرد تیم‌ شما بهتر از قبل می‌شود؛ چرا که کارمندان و اعضای تیم متوجه پیشرفت‌ها و نقایص خود می‌شوند و برای بهتر شدن روند کار خود تلاش بیش‌تری می‌کنند. از طرفی مدیران با استفاده از فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک) می‌توانند عملکرد تمامی کارمندان را در راستای اهداف سازمان تنظیم کنند. 

2. فیدبک سبب بالارفتن انگیزه افراد برای کارکردن می‌شود!

همه افراد برای انجام کار، به تشویق و بازخورد مثبت نیاز دارند. به گفته تام رات: «کارکنانی که به تازگی تشویق شده‌اند، بهره‌وری بیش‌تری از خود نشان می‌دهند.» تشویق نوعی بازخورد مثبت به فعالیت افراد است که منجر به بالارفتن انگیزه آن‌ها برای کار کردن می‌شود. 

3. سرعت کسب‌وکار با فرهنگ بازخورد دادن، افزایش پیدا می‌کند!

زمانی که بازخورد از طرف مدیر به کارکنان داده می‌شود، افراد خود را بیش‌تر درگیر کار می‌کنند؛ در نتیجه سرعت پیشرفت کسب‌وکار بالاتر می‌رود. 

4. فیدبک، ابزار رشد و یادگیری سازمانی است!

وقتی کارمندان متوجه مشکلات و نقایص خود در کار شوند، برای رفع این مشکل به سراغ آموزش‌های بیش‌تر می‌روند؛ از همین رو سازمان رشد بهتری نسبت به قبل می‌کند.

 نمونه‌های موفق از فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک)

بازخورد دو جنبه مثبت و منفی دارد. بازخورد مثبت برای تشویق و قدردانی مدیر از عملکرد کارکنان انجام می‌گیرد. در این نوع بازخورد، کارکنان را به تکرار این فعالیت‌ها تشویق می‌کنیم. در مقابل، بازخوردهای منفی برای اصلاح و تغییر عملکرد کارکنان انجام می‌شود. اگر بازخورد منفی را به خوبی انجام ندهید، باعث ناراحتی کارمندان می‌شود؛ از همین رو ارائه بازخورد منفی، کار سخت‌تری به شمار می‌رود. 

برخی از افراد برای ارائه بازخورد، از تکنیک ساندویچی استفاده می‌کنند؛ به این صورت که در ابتدا چند نمونه از نقاط مثبت فرد را نام برده و سپس ویژگی‌های منفی او را می‌گویند. برای نمونه یک بازخورد منفی با این تکنیک، این‌گونه بیان می‌شود: «خانم مهندس، شما فرد با ارزشی در شرکت ما هستید. شما دانش و مهارت زیادی در کارتان دارید، اما نمی‌توانید ارتباط درستی با مشتریان برقرار کنید. ما واقعا قدردان زحمات شما هستیم.»

در این نمونه، فرد بیش‌تر به بازخوردهای منفی توجه کرده و بازخوردهای مثبت را فراموش می‌کند. از همین‌رو بهتر است که از تکنیک ساندویچی برای بازخوردهای‌ خود استفاده نکنید. در ادامه برخی از بازخوردهای مثبت و منفی سازنده را برای شما بازگو می‌کنیم.

نمونه‌هایی از بازخوردهای مثبت برای کارمندان

• قطعا رسیدن به هدف، پستی و بلندی‌های زیادی دارد که شما خوشبختانه تمامی آن‌ها را با قدرت پشت سر می‌گذارید. به شما برای همت و تلاشی که دارید، تبریک می‌گویم. این تلاش شما قطعا روحیه تیم را افزایش می‌دهد. به نظر شما راهی وجود دارد که این روحیه را به کارمندان دیگر هم انتقال دهیم؟

به طور مثال می‌توانیم بگوییم: «آقای حسینی، تنظیم گزارش پروژه بسیار دقیق و کامل انجام شده است. من از منظم بودن و دقیق بودن شما تشکر می‌کنم.»

نمونه‌هایی از بازخوردهای منفی برای کارمندان

• طبق زمان‌بندی ارائه شده، چهار روز از مهلت آخر برای انجام پروژه گذشته است؛ اما به دلیل تاخیر شما، کار تیم عقب افتاده است. من از سخت کوشی و منظم بودن شما اطلاع دارم؛ اما دوست دارم تا فردا پروژه را تمام کرده باشید. با این‌حال چگونه می‌توانم به شما کمک کنم تا از این به بعد کار خود را به موقع تحویل دهید؟

مثال دیگری که می‌توان به آن استناد کرد:«من به تازگی متوجه شدم که کمتر از قبل در کارتان دقت دارید و خیلی انگیزه و روحیه کار کردن ندارید. خودتان می‌دانید که این موضوع بر روحیه و عملکرد کل گروه تاثیر منفی می‌گذارد؛ بنابراین اگر رخدادی برایتان پیش آمده است، با من در میان بگذارید تا مشکل را حل کنیم.»

چگونه می‌توانیم بازخورد حرفه‌ای و موثر بدهیم؟

با توجه به پژوهش‌های مختلف، فقط حدود ۳۰ درصد از افرادی که بازخورد می‌گیرند، آن را اجرا می‌کنند. در صورتی که امروزه اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها، فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک) را در مدیریت تیم انجام می‌دهند.

پس مشکل ۷۰ درصد دیگر کارمندان چیست؟ در پاسخ باید بگوییم که هر نوع بازخوردی، باعث بهبود عملکرد تیم نمی‌شود. فرهنگ فیدبک دهی موثر به کارمندان مهارت بسیار دقیقی است که نیاز به یادگیری دارد. بنابراین اگر می‌خواهید بازخورد مناسب و حرفه‌ای به کارمندان‌ خود بدهید، بهتر است نکات زیر را مطالعه کنید:

1.فقط به عملکرد کارمند بازخورد دهید؛ نه خود فرد!

علاوه‌بر آن‌که یک بازخورد باید سازنده و تاثیرگذار باشد؛ باید فقط در خصوص وظیفه در حال انجام کارمند باشد و نه خود فرد. بهتر است که در بازخورد، فقط بر آنچه که شخص انجام داده است، تمرکز کنید و شخصیت کلی فرد را در نظر نگیرید. 

محور صحبت خود را براساس رفتار آن فرد قرار دهید؛ اما حتما به لحن و بلندی صدا و هم‌چنین طرز ایستادن و نشستن‌ خود نیز توجه کنید. 

2. احساس راحتی و امنیت را برای کارمندان فراهم کنید!

شما اگر از دوست‌ خود انتقادی بشنوید، کمتر احساس ناراحتی می‌کنید تا زمانی که از رئیس جدی و عبوس شرکت بازخوردی بگیرید. بنابراین برای آن‌که بازخورد سازنده‌ای داشته باشید، حتما رابطه‌ای دوستانه با کارمندان برقرار کنید.

زمانی که کارکنان با شما احساس راحتی کنند، بازخوردهای‌ شما را به شکل دوستانه برداشت می‌کنند؛ در نتیجه تاثیر بازخورد شما بیش‌تر از قبل می‌شود. 

3. یک طرفه صحبت نکنید و به سخنان کارمندان هم گوش دهید!

بهترین راه برای ارائه بازخورد موثر، برقراری تعامل بیش‌تر بین مدیر و کارمندان است. به این صورت که خود را به‌جای کارمندان بگذارید و با طرح سوالات مهم و کاربردی، برای‌ آن‌ها چالشی ایجاد کنید. با این کار، خود به خود برای آن‌ها زمینه‌ای برای فکر کردن در مورد اشتباه‌شان ایجاد می‌کند. 

هم‌چنین خودتان می‌توانید به آن‌ها پیشنهاد بازخورد بدهید؛ مثلا از کارمندان بازخوردی برای کارهای‌ خود بخواهید. با این کار نه‌تنها کارمندان به اشتباه خود پی می‌برند، بلکه بیش‌تر از قبل به بازخوردهای‌ شما اهمیت می‌دهند.

4. به طور مداوم بازخورد دهید!

آمارهای نظرسنجی در آمریکا نشان می‌دهد، ۲۸ درصد از کارکنان معتقدند که تعداد دفعات بازخوردها برای بهبود آن‌ها کافی نیست. بنابراین توصیه می‌کنیم که برای بهبود بازخورد در کارکنان، برنامه‌ریزی منظم و دقیقی داشته باشید؛ مثلا به جای آن که پس از یک سال بر عملکرد تیم فیدبک داشته باشید، این زمان را کوتاه‌تر کنید.

5. بازخورد مثبت را در جمع و بازخورد منفی را خصوصی بگویید!

همه افراد دوست دارند که در بین افراد تحسین و تشویق شوند؛ اما هیچ کس علاقه‌ای به تحقیر شدن و شنیدن نقطه ضعف‌هایش، مخصوصا در جمع ندارد. از همین رو پیشنهاد می‌کنیم که برای بهبود روحیه و عملکرد کارمندان، آن‌ها را در جمع تشویق کنید؛ سپس بازخوردهای منفی را در جلسات خصوصی به آن‌ها بگویید. 

نتیجه‌گیری

چنانچه فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک) به‌طور اصولی و با مهارت‌های کافی اجرا شود، می‌تواند باعث بهبود مدیریت تیم و پیشرفت هر سازمان و کسب‌وکاری شود. در این مقاله انواع بازخورد و نحوه بازخورد موثر به شما معرفی شده است؛ اما علاوه‌بر مسائل گفته شده، برای بهبود فرهنگ سازمانی و افزایش سرعت ارائه بازخورد به افراد تیم، می‌توانید از نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت پروژه نیز استفاده کنید. ابزارهای مدیریت پروژه این امکان را فراهم می‌کنند که شما به‌عنوان مدیر، در جریان روند کار باشید. همچنین می‌توانید عملکرد کارکنان را کنترل کنید و بازخورد مناسبی به آن‌ها بدهید. تسکولو، یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه است که همچون یک اتاق فرمان، به شما این امکان را می‌دهد تا از تمام پروژه‌های خود گزارش‌گیری کنید و نیازی به ابزارهای متفرقه برای کنترل کسب‌وکار خود نداشته باشید. همچنین در تسکولو می‌توانید با تنظیم بازه زمانی و تعیین تاریخ تحویل برای کارها، بازخورد دقیقی را به کارمندان ارائه بدهید. برای اجرای انواع روش‌های کنترل پروژه می‌توانید از تسکولو به‌عنوان بهترین نرم ‌افزار مدیریت کار رایگان ، استفاده کنید.