یک شروع دوباره برای در دست گرفتن کنترل کارها!

برای اغلب ما در زندگی، حداقل یک‌بار شرایطی ایجاد شده است که همه‌چیز آن‌طور که تصور می‌کردیم، پیش نرفته‌ است و به اهدافی که در نظر داشته‌ایم، نرسیده‌ایم و همین موضوع سبب ایجاد احساس شکست و ناکامی در ما شده است. این اتفاق تنها در زندگی شخصی روی نمی‌دهد و ممکن است با پیشرفت و گسترش یک کسب‌وکار، مدیر آن کسب‌وکار نیز احساس کند که کنترل شرایط و کارها از دست او خارج شده‌است و نمی‌تواند همچون گذشته هدایت کار تیمی را به درستی انجام دهد و به همین دلیل نه‌تنها پروژه‌های متفاوت او با شکست مواجه می‌شود؛ بلکه روحیه تیمی اعضای شرکت نیز از بین می‌رود. به همین دلیل چند اشتباه رایج در کسب‌وکار را در ادامه این مطلب از تسکولو بررسی می‌کنیم که به شما کمک می‌کند یک شروع دوباره در کسب‌وکار خود داشته باشید و کنترل همه‌چیز را دوباره به‌دست بگیرید.

پیشگیری از اشتباهات رایج در مدیریت کار تیمی

هر روز شرکت‌ها با چالش‌هایی روبه‌رو هستند که باید آن‌ها را به بهترین نحو پشت سر بگذارند؛ برای مثال باید به دنبال راه‌های جدیدی برای جذب مشتری باشند، برنامه‌ریزی کنند تا از رقبای خود چند قدم جلوتر باشند و در عین حال در کارها و وظایف خود، عملکرد مناسبی داشته باشند.

گاهی اوقات مدیران از مدیریت موثر غفلت می‌کنند. ایجاد روابط خوب در یک تیم، مشارکت و ایجاد انگیزه، برعهده یک رهبر است که این موارد نیازمند ارتباطات مناسب است. چنانچه احساس می‌کنید با وجود رعایت این موارد، از پتانسیل تیم خود به‌طور کامل استفاده نمی‌کنید، ممکن است یکی از اشتباهاتی که در مدیریت اتفاق می‌افتد را مرتکب شده باشید.

در ادامه با این اشتباهات آشنا شوید و از آن‌ها برای شروع دوباره کار تیمی و افزایش روحیه تیمی در اعضای سازمان، استفاده کنید.

عدم وجود اعتماد

چنانچه کارمندان احساس کنند که مدیران به توانایی‌ها و شایستگی‌های آن‌ها توجهی ندارند و نسبت به آن‌ها بی‌اعتماد هستند، در روحیه تیمی خود دچار اختلال می‌شوند و این مسئله می‌تواند همچون یک گلوله برفی در حال رشد، بزرگ‌تر شده و مشکلات جدی ایجاد کند.

در چنین شرایطی، کارمندانی که مورد بی‌اعتمادی قرار گرفته‌اند، تمایل خود به درخواست کمک در شرایطی که به آن نیاز دارند را از دست می‌دهند و به افراد دیگر تیم که درخواست کمک می‌کنند نیز توجهی نشان نمی‌دهند. این افراد از گذراندن اوقات خود با سایر کارمندان اجتناب می‌کنند و به همین دلیل دچار مشکلات ارتباطی بزرگی در سازمان می‌شوند. به این پدیده اثر Hawthorne می‌گویند.

پدیده هاثورن، حدود یک قرن پیش مورد مطالعه قرار گرفت و در این مطالعه، به‌صورت علمی ثابت شد که تنها افزایش میزان اندکی توجه به اعضای تیم، سبب افزایش کارآیی و عملکرد آن‌ها شده است. به همین دلیل اهمیت دارد که به عنوان یک مدیر، به هریک از اعضای تیم به‌صورت جداگانه توجه کنید و نشان بدهید که توانایی‌ها و عملکرد آن‌ها از نظر شما دور نمانده است.

اختلال در ارتباط بین اعضای تیم

با وجود آن‌که همه افراد از تاثیر ارتباطات موثر بین اعضای تیم آگاهی دارند؛ اما بسیاری از مدیران، یا از روش اجرای آن اطلاع ندارند و یا آن را به‌درستی به‌کار نمی‌گیرند. طبق مطالعه‌ای که Salesforce انجام داد، با وجود آن‌که حدود ۸۵ درصد از شرکت‌کنندگان در مطالعه، ارتباط ضعیف و عدم کار گروهی را عامل شکست پروژه‌ها می‌دانستند؛ با این‌وجود کمتر از ۲۰ درصد آن‌ها توانستند به مشکلات و مسائل ارتباطی بین اعضای تیم اشاره کنند.

حال سوالی که برای شروع دوباره پیش می‌آید این است که چگونه یک رهبر یا مدیر می‌تواند مشکل فقدان ارتباط موثر را برطرف کند؟!

در وهله اول، ارتباط مدیران با اعضای تیم، نباید تنها به واگذاری وظایف ختم شود؛ بلکه باید زمانی را به هریک از کارمندان اختصاص دهند تا در ارتباط با مشکلات خود در محیط کار و یا مسائلی که سبب احساس ناامنی در آن‌ها می‌شود، صحبت کنند. در این موقعیت، یک مدیر هوشمند با پرسیدن سوالات درست، می‌تواند به پیدا کردن مشکل و همچنین راه‌حل توسط کارمند، کمک نماید.

در قدم بعدی، باید هنگام مسائل و تصمیم‌گیری‌های مهم، کارمندان و اعضای تیم را نیز در فرآیند آن شرکت دهید. این نکته بسیار اهمیت دارد که خود را فاقد خطا و اشتباه ندانید و تلاش نکنید دیدگاه و جهت‌گیری خود در فعالیت‌ها را به دیگران تحمیل کنید. با افزایش مشارکت بین کارمندان و اعضای تیم، به آن‌ها کمک می‌کنید تا در رفع مشکلات خود و سایر اعضای تیم مشارکت کنند و همین موضوع سبب افزایش روحیه تیمی آن‌ها می‌شود.

گام مهم دیگری که برای ارتباط موثر اهمیت دارد، این است که به پیام‌هایی که از طرف کارکنان به شما ارسال می‌شود، دقت کنید. برای مطالعه پیام‌ها یا گوش دادن به صحبت‌های آن‌ها وقت بگذارید و تلاش کنید تا مسائل را یادداشت کنید. به کمک ایجاد فضایی برای گفتگوی باز و همچنین یادداشت و تفکر درباره مشکلات اعضای تیم، می‌توانید نقص‌هایی که در عملکردهای شما وجود دارد را پیدا کرده و آن‌ها را رفع کنید.

برای آشنایی با فرهنگ بازخورد دادن (فیدبک) این مطلب را مطالعه کنید!

مشکل در ایجاد انگیزه و کاهش بهره‌وری

یکی از مشکلاتی که بسیاری از مدیران با آن روبه‌رو هستند، عدم توانایی در ایجاد انگیزه کافی در اعضای تیم است. برای اصلاح آن، بهتر است سه سطح انگیزه که L. M. Miller توصیف می‌کند را درک کنیم.

در سطح اول، باید برای اعضای تیم یک هدف تعریف کنید که سازمان‌ها به آن ماموریت می‌گویند. این هدف ممکن است ارتباط بیشتر با مشتری، استفاده مفید از زمان کاری، استفاده از پتانسیل‌های بالقوه در سازمان و... باشد. چنانچه کارمندان بخواهند عضوی از یک سازمان باشند، ابتدا هدف سازمان را شناسایی می‌کنند.

در سطح دوم، باید به ارتباط موثر بین اعضای تیم توجه کنید که در بخش‌های قبلی نیز به آن تاکید شده است. به این سطح، سطح اجتماعی نیز می‌گویند که سبب می‌شود کارمندان بخواهند شکست‌ها و موفقیت‌های خود را به اشتراک بذارند و این مسئله نیازمند ارتباط موثر بین اعضای تیم است.

در سطح سوم سلسله مراتب میلر، باید برای حفظ انگیزه به مدت طولانی، از سیستم پاداش و مجازات غافل نشوید. واکنش سریع به هریک از اعضای تیم، سبب می‌شود که در یک ساختار نظام‌یافته و واضح که برپایه پاداش و مجازات است، افراد انگیزه برای رشد بیشتر داشته باشند.

حجم کار نامتعادل و عدم سرمایه‌گذاری بر روی استعدادها

بسیاری از مدیران ممکن است تمایل داشته باشند تا حجم کار بیشتری را برعهده تیمی بگذارند که عملکرد بهتری دارند؛ با این‌حال، نتایج نشان داده است که عدم تناسب در حجم کاری بین کارمندان و تیم‌ها بر روی نتایج پروژه‌ها تاثیر مستقیم داشته است.

یکی از مهم‌ترین نکاتی که در کنار تعادل در حجم کاری اهمیت دارد، این است که بر روی استعدادهایی که در سازمان حضور دارند، سرمایه‌گذاری بیشتری کنید. برای شروع دوباره در مدیریت خود، بهتر است به‌جای استخدام کارکنان جدید برای فعالیت‌های متفاوت، از کارکنانی استفاده کنید که توانایی انجام آن‌ها را دارند. با ارتباط موثر و باز با اعضای تیم خود، می‌توانید فعالیت‌هایی که به آن علاقه دارند یا در آن دارای تخصص و استعداد هستند را پیدا کنید و در نتیجه به افزایش مشارکت و انگیزه آن‌ها کمک کنید.

همچنین باید این نکته را به‌خاطر داشته باشید که با کمک گرفتن و استفاده از استعدادهای اعضای تیم، می‌توانید روحیه کار تیمی و انگیزه افراد را بیشتر کنید؛ پس بهتر است به‌جای تصمیم‌گیری‌های منفعلانه در مورد مسائل مختلف، مسئولیت آن را به افرادی که توانایی این کار را دارند، بسپارید تا بهره‌وری سازمان از توانایی این افراد بیشتر شود.

برای آشنایی با کارآفرینی درون‌سازمانی و استفاده از توانایی‌های اعضای تیم این مطلب را بخوانید!

عدم حمایت سازمان

ممکن است در برخی مواقع، این نکته مهم که همه اعضای یک سازمان یا شرکت، به اصطلاح، در یک قایق هستند، فراموش شود. حمایت سازمان در این بخش، به ایجاد امنیت روانی برای اعضای تیم و کارکنان است. برای ایجاد این امنیت روانی، افراد باید اطمینان داشته باشند که می‌توانند مشکلات خود را بیان کنند تا راه‌حل‌های مناسب برای آن‌ها جستجو شود و با خطا کردن یا شکست در بخش از پروژه، مورد قضاوت قرار نگرفته و یا موقعیت آن‌ها در سازمان، تهدید نمی‌شود.

برای شروع دوباره در ایجاد احساس امنیت و پشتیبانی، می‌توان از راهکار گفتگوی گروهی استفاده کرد. در این راهکار، مدیر تیم باید اعضایی که در یک پروژه مشارکت دارند را دعوت کند تا در ارتباط با مراحل پیشرفت پروژه و همچنین مشکلات خود، صادقانه صحبت کنند. با این روش، نه‌تنها کارمندان تشویق می‌شوند تا ترس‌ها و شکست‌های خود را ابراز کنند، بلکه با این گفتگو، تجربه کسب می‌کنند و یاد می‌گیرند و در نتیجه از این تجربه‌ها در موقعیت‌های دیگر و سایر پروژه‌ها استفاده می‌کنند.

برای آن‌که اعضای تیم، راحت‌تر بتواننئ در جلسات و گفتگوهای خود، روند پیشرفت پروژه را بررسی کنند؛ می‌توان از ابزارهای مختلف استفاده کرد که یکی از بهترین آن‌ها، تسکولو است که به شما کمک می‌کند میزان پیشرفت و بهره‌وری پروژه‌ها را بررسی کنید، بتوانید آن‌ها را به‌سادگی تحلیل کرده و در صورت نیاز با اعضای تیم خود جلسه آنلاین داشته باشید.

با مزایا و نحوه گزارش‌دهی به تیم درباره پیشرفت پروژه‌ها در این مطلب آشنا شوید!

بهانه آوردن اعضای تیم

یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که سبب نابودی بهره‌وری و پیشرفت در یک سازمان می‌شود، بهانه آوردن است. هنگامی‌که کارکنان، دیگران را در شکست‌های خود مقصر می‌دانند و سعی می‌کنند برای پیامدها و مشکلات، سایر اعضای تیم، مشتریان و... را سرزنش کنند؛ اشتیاق و عزم اعضای تیم کاهش پیدا می‌کند.

برای شروع دوباره روند پیشرفت یک تیم، وظیفه مدیر است که بستری را فراهم کند تا اعضای تیم بدون نیاز به سرزنش دیگران و بهانه آوردن، مشکلات خود را بیان کرده و حتی آن را صادقانه، ناشی از تنبلی یا اهمال‌کاری خود بدانند و تلاش کنند تا برای آن یک راه‌حل مناسب پیدا کنند.

بین پیروزی و شکست یک تیم، خط باریکی وجود دارد که چنانچه اعضای تیم زیر آن خط قرار بگیرند و شروع به بهانه‌تراشی کنند؛ خود را در چرخه قربانی شدن گرفتار کرده‌اند و در نتیجه نه‌تنها یک‌دیگر را سرزنش می‌کنند؛ بلکه اشتیاق و روحیه کار تیمی خود را نیز از دست می‌دهند. این وظیفه برعهده مدیر و رهبر تیم است تا این چرخه را بشکند و مانع از بهانه‌تراشی افراد شود.

هیچ‌گاه برای شروع دوباره دیر نیست!

با وجود آن‌که ممکن است شرایطی ایجاد شود که کنترل کارها از دست ما خارج شود؛ ارتباط بین اعضای تیم کاهش پیدا کند، روحیه کار تیمی از بین برودف بهره‌وری تیم به حداقل خود برسد و اهداف تیم و سازمان محقق نشوند؛ اما این بدان معنا نیست که سازمان به انتهای خط رسیده است. هیچ زمانی برای شروع دوباره دیر نیست و می‌توان با تنها چند راهکار ساده که در ابتدای این مطلب گفته شد، سازمان را از رکود و بی‌نظمی نجات داد و کنترل و مدیریت کارها را به‌دست گرفت.

برای آن‌که اعضای تیم بتوانند به‌صورت موثر با یکدیگر در ارتباط باشند، در جریان روند پیشرفت یا مشکلات ایجاد شده در پروژه‌ها باشند و همچنین به‌صورت دائمی با مدیر خود ارتباط داشته باشند؛ می‌توانند پروژه‌های خود را در یک بستر شفاف و کاربردی، پیش ببرند. تسکولو، این بستر را فراهم کرده است تا اعضای تیم پیشرفت پروژه‌های خود را به نمایش بگذارند و به این طریق، در صورت بروز مشکل، به‌سرعت بتوانند با مدیر خود در ارتباط باشند و مشکلات را به وی ارجاع دهند. برای مدیریت بهتر تیم خود و شروع دوباره بهره‌وری و پیشرفت، از تسکولو غافل نشوید.