تعیین OKR چیست و چرا مهم است؟

یکی از مفاهیم مهم در دنیای کسب‌وکارها، OKR است که بسیاری از افراد ممکن است آن را با KPI اشتباه بگیرند؛ اما کاملا دو مفهوم جدا از یکدیگر هستند. با این‌حال، OKR نیز یکی از مقیاس‌های ارزیابی میزان دست‌یابی به اهداف تعیین شده است. OKR که مخفف Objective and Key Results است، به معنای اهداف و نتایج کلیدی بوده و در شرکت‌های معروفی همچون گوگل استفاده می‌شود. در حقیقت می‌توان OKRها را اهداف بلندپروازانه‌تری در نظر گرفت که به توسعه کسب‌وکار شما کمک می‌کنند و با تعیین آن‌ها به‌صورت فصلی یا در بازه‌های زمانی بلندمدت‌تر از KPI، می‌توانید به نتایج چشم‌گیری دست پیدا کنید. در ادامه به شما می‌گوییم مفهوم اهداف و نتایج کلیدی، برای هدف‌گذاری و کار تیمی چه کاربردی دارد و چرا استفاده از آن ضروری است.

مفهوم OKR چیست و چگونه می‌توان آن را تعیین کرد؟!

اهداف و نتایج کلیدی را زمانی می‌توان به درستی تعیین نمود که اهداف اصلی سازمان خود را به‌درستی درک کرده باشید و سپس با تعیین OKR صحیح، سازمان را به سمت دستیابی به این اهداف سوق دهید. همان‌طور که از نام آن مشخص است، این مفهوم از دو بخش اهداف و نتایج کلیدی تشکیل می‌شود که برای هدف‌گذاری صحیح باید هدف شما کوتاه و الهام‌بخش باشد و برای آن دو تا پنج نتیجه کلیدی مشخص کنید که کمی بوده و قابل اندازه‌گیری باشند.

صاحبان کسب‌وکارها از یک چارچوب مشخص برای تحریک رشد در سازمان، مشارکت و کار تیمی صحیح و همچنین بهبود کلی سازمان استفاده می‌کنند. با این‌حال تنها حدود ۱۶٪ از کارمندانی که به بررسی علمی وضعیت سازمان می‌پردازند، عقیده دارند که شرکت آن‌ها به‌خوبی توانسته است اهداف را تعیین کرده و آن‌ها را به یکدیگر مرتبط سازد. به همین دلیل نیاز است تا به‌طور دقیق اهداف تعیین شوند و انتظارات و نتایج کلیدی تعریف شوند تا دست‌یابی به آن‌ها صورت گیرد.

نتایج و اهداف کلیدی چگونه تعیین می‌شود؟!

با وجود آن‌که طبق تعریف، OKR باید برای رسیدن به اهداف بزرگ و اصلی سازمان باشد؛ اما در حقیقت باید در ارتباط با عملکرد روزانه افراد و سازمان تعیین شود و همچون یک برنامه مشخص، در طول زمان و به‌صورت روزانه، میزان نزدیک شدن به هدف اصلی را اندازه‌گیری کند.

برای تعیین OKR سازمان خود، باید ابتدا اهداف فصلی یا سالانه‌ای که برای خودتان و شرکت خود تعیین کرده‌اید را مرور کنید. سپس به کمک یک طوفان فکری که مرحله ابتکار نامیده می‌شود، فعالیت‌هایی که برای رسیدن به آن اهداف باید انجام شود را تعیین کنید. این مرحله، در حقیقت یک قدم عملی است که به شما کمک می‌کند تا نتایج مورد نظر خود را به‌دست آورید. در نهایت یک برنامه و چارچوب زمانی مشخص کنید که طی آن، هریک از افراد سازمان، در بازه زمانی مشخصی، فعالیت‌های انجام‌شده خود را مشخص کنند و در نتیجه بتوانید میزان دست‌یابی به اهداف تعیین شده را به‌صورت کمی، اندازه بگیرید.

برای آشنایی بیشتر با نحوه مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی این مطلب را بخوانید!

برای استفاده از تکنیک نتایج و اهداف، باید چند مولفه بسیار مهم و حیاتی را در نظر بگیرید که در ادامه آمده است:

اهداف شرکت

هدف‌های فراگیر و کلی شرکت را باید در نظر بگیرید و عین‌حال به هدف‌ها و اعمالی که برای بهبود موثر هستند نیز توجه کنید.

هدف‌های تیمی

خلاصه طرح‌ها و فعالیت‌هایی که هر تیم برای رسیدن به اهداف شرکت باید انجام دهد را مشخص کنید.

ابتکارها

همان‌طور که گفته شد، از طریق طوفان فکری، یک لیست از پروژه‌ها و راهکارهایی که شما را به هدف نزدیک‌تر می‌کند، تهیه کنید.

بررسی هفتگی

میزان دست‌یابی به هدف را به‌صورت منظم بررسی کنید و تحت نظر داشته باشید.

پیشرفت سه‌ماهه

در هر سه ماه، میزان دست‌یابی به سه هدف که مرتبط با نتایج OKR است را بررسی کنید.

برای آشنایی با بهترین نحوه گزارش‌دهی به مدیران بخوانید!

طی بررسی‌هایی که توسط یک شرکت نرم‌افزاری در ایالات متحده آمریکا بر روی افرادی که از روش هدف‌گذاری OKR استفاده می‌کردند، انجام شده است، حدود ۹۵% از افراد، به درک درستی از میزان ارتباط فعالیت‌های خود با اهداف سازمان رسیده‌اند. البته برای بررسی دقیق‌تر نیازمند بررسی‌های گسترده‌تری هستیم که زمان‌بر هستند.

مزایای پیاده‌سازی روش OKR در سازمان

یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از روش اهداف و نتایج کلیدی این است که سبب می‌شود کارمندان برای تعیین هدف، همکاری داشته باشند و از آن‌جایی‌که اطلاع دارند که هدف آن‌ها به هدف سازمان گره خورده است، مشارکت بیشتری از خود نشان می‌دهند. همچنین بررسی‌های منظم برای رسیدن به یک هدف مشترک، یک فرهنگ مشارکتی و حمایتی قوی ایجاد می‌کند.

البته این تنها مزایای این روش نیست؛ بلکه مزایای زیادی دارد که می‌توان آن‌ها را به‌صورت زیر خلاصه کرد:

• متمرکز بودن: روش OKR به این سوال پاسخ می‌دهد که «برای سه ماه پیش رو، چه چیزی از همه مهم‌تر است؟!» اهداف و نتایج کلیدی، اهدافی کوتاه و تک‌خطی هستند.
• همسو بودن: اهداف و نتایج کلیدی، دید کلی همسویی از هدف اصلی سازمان به همه افراد می‌دهد و کمک می‌کند تا برای رسیدن به این اهداف، با یکدیگر همکاری و مشارکت داشته باشند و در عین‌حال بر روی وظیفه و هدف اختصاصی خود نیز متمرکز باشند.
• متعهد بودن: استفاده از این روش، نیازمند تعهد کامل است تا تمام منابع برای حمایت از افراد و تیم‌ها، اختصاص پیدا کند.
• پیگیری کردن: با استفاده از تعیین معیار برای OKR، می‌توان میزان دست‌یابی به آن‌ها را بررسی کرد و گزارش‌‌های ماهیانه، هفتگی یا سه‌ ماهه برای بررسی بهتر، تنظیم کرد.
• طولانی شدن: در این روش می‌توانید حداقل یک هدف طولانی‌مدت را در نظر بگیرید که اعضای تیم را تشویق کند که نسبت به اهداف عادی، پا فراتر بگذارند و بیشتر تلاش کنند. البته چنانچه اهداف بیش‌از حد عادی باشد، رسیدن به ۷۰% از آن‌ها یک دستاورد محسوب می‌شود.

 به بهترین نحو OKR را به‌کار ببندید!

برای آن‌که از روش اهداف و نتایج کلیدی استفاده کنید، نه‌تنها باید راهکار آن را به‌طور کامل بدانید که در ابتدای همین مطلب توضیح داده شد؛ بلکه باید از یک بستر مناسب برای پیگیری‌های هفتگی، ماهانه و سه‌ ماهه خود استفاده کنید. برای پیگیری دقیق‌تر فعالیت‌های اعضای تیم، نیاز است تا یک ابزار مدیریتی مناسب، همچون تسکولو، شما و کارمندان و اعضای تیم را به یکدیگر مرتبط سازد تا بتوانید در آن بستر، بدون نیاز به اتلاف وقت و در هم‌ریختگی کارها، میزان پیشرفت کارها و فعالیت‌های اعضای تیم را بررسی کنید و به OKR‌های در نظر گرفته شده، برسید. با کمک تسکولو، به اهداف سازمانی خود راحت‌تر دست پیدا کنید.